Comment configurer mon formulaire d'enregistrement en ligne ?

La fonctionnalité d'enregistrement en ligne de Smoobu simplifie le processus d'enregistrement pour les propriétaires de locations de vacances. Cet outil vous permet de collecter les informations supplémentaires requises par les agences gouvernementales ou à d'autres fins, telles que la date de naissance ou la nationalité, avant l'arrivée. Dans ce guide, nous vous expliquons comment configurer votre formulaire, l'envoyer à vos invités et télécharger le formulaire rempli.

Étape par étape

1) Veuillez cliquer sur Expérience > Check-in en ligne

2)  Définis les données de tes clients que tu souhaites demander en cochant les cases et indique si chaque champ est obligatoire ou facultatif. Tu peux également faire ici la distinction entre le client principal et les clients supplémentaires.

3) Facultatif : si vous avez besoin de demander d'autres informations, telles que le moyen de transport utilisé par les invités pour se rendre sur place, vous pouvez ajouter un champ personnalisé. Veuillez cliquer sur « Ajouter un champ personnalisé » pour ajouter le titre du champ.

4) En bas, dans la section Description, veuillez préciser le texte ou les instructions qui doivent apparaître sur la page du formulaire. Par exemple :

5) Pour activer votre formulaire d'enregistrement en ligne, veuillez simplement cocher la case en haut à droite.

6) Enregistrez.

7) Pour envoyer votre formulaire à votre invité, nous vous recommandons de créer un modèle de message automatisé sous Expérience > Communication

💡 Conseil : veuillez inclure la balise [OnlineCheckInLink] dans votre message, qui remplira automatiquement le formulaire pour l'invité concerné. Consultez les instructions détaillées ici

8) Une fois que votre invité aura rempli son formulaire, vous recevrez une notification 

9) Pour consulter ces informations, rendez-vous dans les détails de la réservation et cliquez sur « Informations sur le check-in en ligne ».

10) Pour télécharger le formulaire d'enregistrement, veuillez cliquer sur Enregistrer les modifications PDF ou Enregistrer les modifications TXT

💡Conseils et astuces :

• Pour prévisualiser la vue de votre client, veuillez ouvrir les détails de la réservation. Faites défiler jusqu'à Enregistrement en ligne, copiez le lien et collez-le dans un nouvel onglet. Chaque réservation dispose d'une URL unique.

• Tous les champs du formulaire d'enregistrement en ligne sont obligatoires. Il n'est pas possible de configurer des champs comme facultatifs ou obligatoires. Si vous avez besoin d'une copie des pièces d'identité de vos invités, n'oubliez pas de cocher l'option « Pièces jointes » à l'étape 2.

• Si vous avez besoin de la signature de vos invités, cochez la case « Signature ».

• Si vous souhaitez demander l'acceptation de vos conditions générales via votre formulaire d'enregistrement en ligne, vous pouvez utiliser la section « Description » pour coller le lien vers un fichier Dropbox/Google Drive. Vos invités peuvent le télécharger et, après l'avoir lu, signer votre enregistrement en ligne pour l'accepter. Il vous suffit de coller le lien dans la description pour que vos invités puissent y accéder.

• Le lien expire une fois les informations ajoutées, mais un nouveau lien est créé au cas où vous auriez besoin d'une mise à jour.

• Si vous avez besoin d'informations supplémentaires, vous devez envoyer le nouveau lien. Veuillez ouvrir les détails de la réservation, trouver le nouveau lien URL sous Check-in en ligne et envoyer ce nouveau lien à l'invité pour demander des informations supplémentaires