Du findest die Check-in-Daten deines Gastes nicht

Dein Gast hat den Online-Check-in ausgefüllt, aber du findest seine Daten nicht in Smoobu. Meist suchst du einfach an der falschen Stelle: Die Daten liegen bei der Buchung dieses Gastes, nicht in einer zentralen Liste. Der vollständige Datensatz steckt hinter dem Button Bearbeiten und in den TXT- und PDF-Exporten, nicht direkt auf der Seite. Kann dein Gast das Formular gar nicht erst absenden, lies Das Check-in-Formular öffnet sich nicht oder lässt sich nicht absenden.

Prüfe das zuerst

• Hat dein Gast wirklich abgesendet? Nach dem Absenden sieht er eine Bestätigung, dass seine Daten an den Gastgeber gegangen sind. Hat er das Formular geschlossen, ohne abzusenden, ist nichts angekommen. Schicke ihm den Link einfach noch einmal. Sagt dein Gast, er habe das Formular ausgefüllt und abgesendet, aber nie eine Bestätigung gesehen, und bei keiner deiner Buchungen tauchen Daten auf, auch nach einem zweiten Versuch nicht, dann schicke den Link nicht immer wieder: Dann hakt es beim Absenden selbst. Lies Das Check-in-Formular öffnet sich nicht oder lässt sich nicht absenden und wende dich an unser Team.

Die Daten sind nicht dort, wo du sie erwartest

Öffne die Buchung in deiner Liste Buchungen über Mehr anzeigen. Ein ausgefüllter Check-in erscheint auf der Detailseite der Buchung auf zwei Arten:

• Die Felder der Gästekarte füllen sich mit dem übermittelten Namen, der E-Mail, der Sprache und der Adresse. Der Name kann hier in Kleinbuchstaben stehen; im Check-in-Datensatz selbst bleibt die ursprüngliche Schreibweise erhalten.
• In der Gästekarte erscheint ein Eintrag Online check-in details. Klicke ihn an, dann klappt er auf und zeigt den Namen des Gastes und drei Aktionen: Bearbeiten, Save Changes TXT und Save Changes PDF.

Der vollständige Datensatz mit allen Feldern (Dokumente, weitere Gäste, eigene Felder) steckt in der Ansicht Bearbeiten sowie in den TXT- und PDF-Exporten. Auf der Seite selbst wird nicht alles angezeigt. „Ich sehe nur den Namen" heißt deshalb fast immer: Alles ist da, nur einen Klick tiefer.

An zwei Stellen tauchen die Daten nie auf, dort brauchst du also nicht zu suchen: im Kontakt unter Kontakte (die Check-in-Daten bleiben bei der Buchung und landen nicht im Kontakt des Gastes) und im Export deiner Buchungsliste (der Check-in-Datensatz wird pro Buchung als TXT oder PDF exportiert, nicht als zusätzliche Spalten).

Die Bestätigungs-E-Mail kam, aber nur die Daten des Hauptgastes sind dabei

Die Bestätigung für den Check-in wird ausgelöst, sobald der Hauptgast das Formular absendet. Sie wartet nicht auf die übrigen Reisenden. Das Formular lässt sich außerdem nur einmal nutzen: Hat der Hauptgast es abgesendet, kannst du es nicht erneut öffnen, um weitere Gäste zu ergänzen oder zu ändern.

Bitte einen Gast, der schon abgesendet hat, deshalb nicht, das Formular noch einmal auszufüllen, um Personen zu ergänzen: Ein zweites Absenden speichert die ergänzten Gäste nicht und kann sogar die Daten aus dem ersten Absenden löschen. Frage die fehlenden Reisenden per Nachricht ab und trage sie selbst ein (siehe nächster Abschnitt). Damit beim nächsten Mal von Anfang an jeder Reisende erfasst wird, aktiviere im Formular im Abschnitt Weitere Gäste den Schalter Require all travellers. Siehe Wie richte ich den Online-Check-in für meine Gäste ein?.

Der Datensatz ist unvollständig, oder du willst ihn korrigieren

Du kannst die Daten selbst bei der Buchung vervollständigen oder korrigieren. Für den Gast gibt es keine Möglichkeit, ein abgesendetes Formular zu bearbeiten.

1. Öffne die Detailseite der Buchung.
2. Um den übermittelten Check-in-Datensatz zu korrigieren, klicke in der Gästekarte auf Online check-in details, dann auf Bearbeiten, ändere die Angaben und speichere.
3. Um Angaben auf Buchungsebene wie E-Mail, Telefon oder Sprache des Gastes zu ergänzen, klicke in der Buchungskarte auf Bearbeiten und füll die Felder dort aus (Name des Gastes, E-Mail, Telefon, Sprache, Erwachsene und Kinder, Ankunfts- und Abreisezeit, Notizen).

Das ist auch dein Weg, wenn ein Gast das Formular nicht nutzen kann oder will: Frage seine Daten per Nachricht ab und trage sie hier ein.

Der Gast hat abgesendet, aber bei der Buchung erscheint nichts

Ein abgesendetes Formular hängt gelegentlich an einer anderen Buchung als der, für die der Gast eingecheckt hat. Um das zu finden, sieh dir die anderen Buchungen des Gastes und jede Buchung mit überschneidenden Terminen an: Suche nach einem Eintrag Online check-in details mit dem Namen dieses Gastes. Findest du die Daten bei der falschen Buchung, oder findest du sie gar nicht, obwohl der Gast die Bestätigung gesehen hat, kann das nur unser Kundenserviceteam beheben. Wende dich mit der Buchungs-ID an das Team (siehe „Kommst du nicht weiter?" unten). Bitte den Gast in der Zwischenzeit nicht, noch einmal abzusenden, aus demselben Grund wie oben.

Du brauchst die Daten als Datei oder für die Behörden

Nutze Save Changes TXT oder Save Changes PDF im Abschnitt Online check-in details, um den Datensatz herunterzuladen, etwa um ihn für lokale Meldevorschriften zu archivieren. Nutzt du eine Melde-Integration wie AVS oder Feratel, zeigt die Buchung zusätzlich die Schaltfläche Registration form update, die den Meldeschein aus den übermittelten Check-in-Daten vorausfüllt.

Eine Einschränkung beim Reporting: Daten, die du über den Check-in erhebst (etwa die Nationalität), werden pro Buchung als TXT oder PDF exportiert, nicht als Spalte in deiner Buchungsliste. Brauchst du einen Wert wie die Nationalität in einer Tabelle, trage ihn selbst im Feld Adresse der Buchung ein, das als Spalte exportiert wird. Automatisch dorthin kopiert wird er nicht. Siehe Wie exportiere ich meine Buchungsliste (CSV, Excel oder PDF)?.

So prüfst du, ob es behoben ist

Wenn du die Buchung öffnest, zeigt die Gästekarte den Eintrag Online check-in details. Bearbeiten öffnet den vollständigen Datensatz mit allen Gästen und Feldern, die du erwartest, und der TXT- oder PDF-Export liefert dieselben Daten.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.