Smoobu-Daten für Jahresabschluss und Steuer vorbereiten

Für den Jahresabschluss brauchen die meisten Steuerberater drei Dinge aus Smoobu, die jeweils auf einer anderen Seite liegen: deinen Umsatz, deine Buchungen samt Stornierungen und die Rechnungen an deine Gäste. Was Smoobu nicht kennt, ist die Provision, die jedes Portal einbehalten hat. Die holst du dir direkt beim Portal.

Bevor du loslegst

Leg zuerst deinen Berichtszeitraum fest: ein Kalenderjahr, ein Geschäftsjahr oder ein Quartal. Die meisten Gastgeber nehmen das Kalenderjahr, vom 1. Januar bis 31. Dezember. Smoobu filtert Umsatz und Buchungen nach dem Zeitraum, den du einstellst. Nutze deshalb auf jeder Seite dieselben Daten.

Schritte

Hol deinen Umsatz aus den Statistiken. Geh zu Statistiken, stell den Date range (Zeitraum) auf deinen Berichtszeitraum und Unterkünfte auf Alle (oder auf eine einzelne Unterkunft, wenn dein Steuerberater eine Aufteilung pro Unterkunft möchte). Die Ansicht Tables zeigt die Zahlen tabellarisch auf dem Bildschirm. Die Tabellen der Statistiken lassen sich nicht exportieren oder kopieren. Notier dir die Zahlen, die du brauchst, deshalb von Hand, zum Beispiel in deiner eigenen Tabelle.
Exportiere deine Buchungen. Geh zu Buchungen, stell denselben Zeitraum ein, öffne Filter und schalte alle Statusarten ein (Gebucht, Cancelled, Angebot, Überbuchung, Blocked). Standardmäßig ist nur Gebucht sichtbar, sodass Stornierungen fehlen, bis du die anderen aktivierst. Exportiere dann. Alle Exportoptionen zeigt Wie exportiere ich meine Buchungsliste (CSV, Excel oder PDF)?.
Lad die Rechnungen herunter, die du an Gäste ausgestellt hast. Geh zu Statistiken > Ausgestellte Rechnungen. Dort steht jede Rechnung, die du in Smoobu für den Zeitraum abgeschlossen hast. Lad die Rechnungen herunter, die du für deine Unterlagen brauchst. Wie du Gastrechnungen erstellst oder findest, zeigt Wie erstelle ich eine Rechnung für meinen Gast und sende sie?.
Exportiere deine Kontakte, nur wenn dein Steuerberater sie braucht. Manche Betriebe (zum Beispiel Pensionen mit Firmengästen) brauchen Gästedaten. Geh zu Gästeerlebnis > Kontakte und exportiere.

Woher du die Zahlen bekommst, die Smoobu nicht hat

Smoobu erfasst den Bruttowert jeder Buchung, nicht den Betrag, den ein Portal an dich ausgezahlt hat, und auch nicht die Provisionen oder Gebühren, die ein Portal einbehält. Die findest du im eigenen Reporting des Portals:

Booking.com: Öffne das Extranet, dann Finance > Invoices für die monatlichen Provisionsrechnungen und Finance > Reservation statements für eine Aufschlüsselung je Reservierung, die du herunterladen kannst.
Airbnb: Öffne Menu > Earnings, filtere nach Inserat und Zeitraum und dann Get report, um eine CSV zu exportieren, die deine Host-Servicegebühren und Bruttoeinnahmen enthält.

Der Rest kommt ebenfalls von außerhalb Smoobus: Kontoauszüge, Auszahlungsberichte von Stripe oder PayPal und deine Ausgaben für die Unterkunft (Reinigung, Wartung, Verbrauchsmaterial). Smoobu erfasst weder den Bank-Cashflow noch Ausgaben.

Prüfen, ob es geklappt hat

Für deinen Berichtszeitraum hast du jetzt die Umsatzzahlen, die du aus den Statistiken notiert hast, einen Buchungsexport mit Stornierungen und die heruntergeladenen Gastrechnungen. Zusammen mit den Provisionsberichten deiner Portale und deinen Kontoauszügen ist das der Satz, den die meisten Steuerberater verlangen. Smoobu bereitet die Daten auf. Wie du sie einreichst und was absetzbar ist, ist eine Frage für deinen Steuerberater.

Häufige Probleme

In meinem Buchungsexport fehlen Stornierungen und Blockierungen

Der Export zeigt standardmäßig nur Gebucht. Öffne in den Buchungen die Filter und schalte die anderen Status ein (Cancelled, Angebot, Überbuchung, Blocked), bevor du exportierst.

Die Umsatzzahl kommt mir zu hoch vor

Der Umsatz in den Statistiken ist der Bruttobuchungswert, nicht deine Nettoauszahlung. Was genau in der Zahl steckt (die Provision des Portals und bei importierten Buchungen die Reinigungsgebühr und die Kurtaxe) und warum, erklärt Umsatz und Zahlungen in den Statistiken verstehen.

Smoobu erstellt keinen fertigen Steuerbericht für mein Land

Smoobu exportiert deinen Umsatz, deine Buchungen und deine Rechnungen als Daten, nicht als vorausgefüllte Steuererklärung für ein bestimmtes Land. Dein Steuerberater arbeitet mit den Exporten.

Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.

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