Master Guide für Freigaben - Mitarbeiteraccounts

 

Einrichten deines Assistenten-/ Mitarbeiteraccounts

1) Nachdem dein Administrator dir ein Assistenten-, Mitarbeiter- oder Eigentümerkonto erstellt hat, erhältst du eine E-Mail. Diese sieht folgendermaßen aus:

 

2) Klicke auf den Link, um die Berechtigungen von einem PC aus zu akzeptieren, NICHT von der mobilen App oder der Web-App. Nachdem du auf den Link geklickt hast, wirst du zu einer Seite weitergeleitet, auf der du die Berechtigungen akzeptieren kannst.

 

3) Klicke anschließend auf Senden

Du erhältst dann eine zweite Nachricht mit einem weiteren Link, um dein neues Passwort festzulegen:

4) Klicke auf den Link und lege das Passwort auf der Seite fest:

Nachdem du dein Passwort eingegeben und bestätigt hast, drücke auf Speichern.

5) Du wirst zu einer Seite weitergeleitet, auf der du dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem neu erstellten Passwort anmelden kannst:

 

Account- und Benachrichtigungs-Einstellungen

Nachdem du dich eingeloggt hast, kannst du die Einstellungen und Benachrichtigung-Einstellungen konfigurieren und das Passwort deines Kontos ändern. Dazu klickst du oben rechts auf deinen Namen und dann auf "Account verwalten":

 

 

Was du in deinem Account siehst

Standardmäßig enthalten alle Mitarbeiter-, Eigentümer- und Assistenten-Konten zwei Registerkarten: Kalender und Buchungen

 

 

Je nachdem, welche Parameter dein Kontoverwalter eingestellt hat, siehst du auf der linken Seite weitere Registerkarten. In diesem Beispiel werden wir über alle Möglichkeiten sprechen, die dir zur Verfügung stehen können oder auch nicht. 

 

Kalender 

Diese Seite ist deine Startseite in Smoobu. Hier siehst du einen Kalender mit Reservierungen, bevorstehenden Ankünften/Abfahrten und einen Aktivitätsbericht. 

 

Eingabe einer Direktbuchung

Klicke oben auf die grüne Schaltfläche "Buchung eingeben". Das sieht dann so aus:

 

 

Klicke auf Portal, um Direktbuchung auszuwählen. Wähle die Unterkunft, Ankunfts-, Abreise- und Gästeinformationen (falls zutreffend), den Preis (falls zutreffend) und die Details (falls zutreffend). Wenn du fertig bist, drücke auf Speichern.

 

Eingabe eines blockierten Zeitraums

 

Klicke auf Kalender links in der Navigationsleiste und klicke auf das gewünschte Datum. Im automatisch geöffneten Fenster wählst du "Daten blockieren" aus.

 

 

Trage nun den gewünschten Zeitraum sowie die gewünschte/n Unterkünfte ein und klicke auf "Speichern".

 

Buchungsdetails anzeigen/bearbeiten

Um die Buchungsdetails anzuzeigen, klicke auf die aktuelle Buchung und dann auf Mehr anzeigen oder Buchung bearbeiten.

 

 

Hinweise / Assistentenanweisungen

In den Buchungsdetails siehst du alle Notizen oder Assistenzanweisungen, die der Kontoverwalter dir hinterlassen hat. Wie das aussieht, siehst du im Screenshot oben. 

 

Preise ansehen/bearbeiten

Gehe auf die Preisgestaltung.

Wenn für dein Konto Schreibrechte aktiviert wurden, kannst du Preise festlegen.

 

 

Um Änderungen für längere Zeiträume vorzunehmen, klicke auf Zeitraum bearbeiten ändern oberhalb des Kalenders. 

 

Auf der rechten Seite wird dann ein Pop-up-Fenster angezeigt. 

1. Definiere den ersten und letzten Tag für diesen neuen Preiseintrag
2. Wähle die Unterkunft(en)
3. Gib einen Preis und die Mindestaufenthaltsdauer ein. Wenn du eines der Felder frei lässt, werden die Daten so beibehalten, wie sie waren.
4. Lege die Wochentage fest, für die diese Änderung gelten soll. Wenn du einen Wochenendpreis festlegen möchtest, löschst du einfach die Wochentage (Montag, Dienstag, Mittwoch, etc.). Wenn du Preise für Wochentage festlegen willst, wiederholst du den Vorgang und löschst z. B. Freitag und Samstag.
5. Klicke jetzt auf Synchronisieren und Smoobu überträgt die Preise und Mindestaufenthalte auf alle deine verbundenen Portale.

Um einzelne Tage zu ändern

1. Klicke auf das weiße Feld der gewählten Tage und passe den Preis und/oder die Mindestanzahl der Nächte an. Wenn du an anderer Stelle klickst, werden die Felder, in denen du Änderungen vorgenommen hast, blau. 

2. Es wird ein Bestätigungsfenster eingeblendet. Um deine Eingaben zu bestätigen, klicke auf Jetzt synchronisieren. 

3. Willst du überprüfen, ob deine Änderungen übernommen wurden? Warte ein wenig (in der Regel maximal eine Minute), aktualisiere die Seite und du siehst die Aktualisierungen in den weißen Kästchen und, wenn du Portale verbunden hast, in den Zeilen darunter.

 

Anzeigen und Senden von Nachrichten 

Klicke auf die Registerkarte Nachrichten auf der rechten Seite. 

Du hast einen Posteingang für alle empfangenen Nachrichten und einen Postausgang für gesendete Nachrichten. 

 

 

Um eine Nachricht an einen Gast zu senden, klicke auf Postausgang, dann auf den blauen Hyperlink in der Zeile Buchungsübersicht und anschließend auf Details im Pop-up Fenster:

 

 

Das System leitet dich dann zu den Buchungsdetails weiter. Rechts neben den Buchungsdetails findest du den Nachrichtenverlauf. Du kannst eine Vorlage auswählen oder eine manuelle Nachricht an den Gast senden:

 

 

Statistik

Um Statistiken anzusehen, klicke auf die Registerkarte Statistiken auf der rechten Seite. Hier findest du einen Leitfaden für Statistiken: Statistik: So erhältst du eine Aufschlüsselung der Einnahmen oder Reservierungen

 

Kontakt

Um Kontakte anzuzeigen, klicke auf die Registerkarte Kontakte auf der rechten Seite. Hier findest du einen Leitfaden zu Kontakten: Kontakte / CRM-Liste