Utilisez ce guide pour configurer et gérer les autorisations d'accès au calendrier de vos assistants sur l'application mobile Smoobu. En configurant ces paramètres, vous pouvez contrôler les propriétés que vos assistants peuvent consulter et déterminer s'ils peuvent effectuer des réservations depuis leurs appareils iOS ou Android.
Avant de commencer
- Assurez-vous que votre assistant a bien téléchargé la dernière version de l'application mobile Smoobu sur son appareil iOS ou Android.
- Vérifiez que vous avez déjà créé un compte d'assistant dans les paramètres de votre équipe. Si vous avez besoin d’aide à ce sujet, consultez notre guide intitulé « Comment configurer et gérer les comptes des assistants ? ».
- Veuillez noter que cette fonctionnalité s’applique exclusivement aux applications mobiles natives iOS et Android. Elle ne modifie ni les autorisations ni les mises en page de la version Smoobu accessible via un navigateur Web.
Comment configurer les autorisations des assistants
- Effectuez la connexion à Smoobu depuis votre ordinateur de bureau ou votre navigateur Web.
- Accédez à Autorisations (ou Paramètres d’autorisation).
- Recherchez le compte d’assistant spécifique que vous souhaitez configurer.
- Définissez les niveaux d’accès pour vos propriétés en fonction de vos besoins :
- Pour permettre à un assistant de consulter votre grille de calendrier : Assurez-vous qu’il dispose au minimum d’une autorisation de Lecture ou de Aucun accès pour cette propriété. Les propriétés définies sur Aucun accès restent visibles dans la grille, mais sont verrouillées ; il est donc impossible de les modifier ou d’interagir avec elles.
- Pour permettre à votre assistant de créer des réservations à partir du calendrier mobile : Vous devez explicitement définir l’autorisation Réservation sur Écriture.
- Cliquez sur Enregistrer en bas de la page pour appliquer les modifications à l’ensemble du système.
Comment vérifier si cela a fonctionné
Une fois vos paramètres enregistrés, votre assistant peut ouvrir son application mobile Smoobu pour accéder instantanément au Calendrier de l’application. Il pourra utiliser le bouton « Multi/Single », le sélecteur de mois et les filtres de propriétés, tout comme un compte hôte. Les propriétés actives apparaîtront déverrouillées, tandis que les propriétés soumises à des restrictions s’afficheront comme verrouillées.
Règles importantes concernant l’actualisation sur mobile :
- B Sur Android :B Les autorisations mises à jour ne prennent effet que si l’assistant ferme complètement l’application (en forçant la fermeture des tâches en arrière-plan) puis la rouvre. Il ne suffit pas de réduire l’application au minimum. Il n’est pas nécessaire de se déconnecter.
- B Sur iOS :B Les autorisations mises à jour deviendront visibles dès que l’assistant actualisera manuellement la page du Calendrier dans l’application.
Foire aux questions
Mon assistant ne parvient pas à créer une réservation sur le Calendrier. D’où vient le problème ?
Un assistant ne peut créer des réservations directement depuis le calendrier mobile que si l’option Réservation est définie sur Écriture dans vos paramètres Autorisations. Le fait d’accorder l’accès en Écriture à d’autres sections telles que les Messages ou les Prix ne suffit pas à lui-même à débloquer les fonctionnalités de création de réservations. Vérifiez bien vos paramètres pour vous assurer que l’option Réservation est bien définie sur Écriture.
Mon assistant peut-il modifier ou annuler des réservations existantes depuis l’application mobile ?
Non. Dans cette version de l’application mobile, les assistants ne peuvent créer que de nouvelles réservations. La modification ou l’annulation de réservations existantes n’est pour l’instant pas prise en charge pour les assistants via l’interface du calendrier mobile.
Pourquoi mon assistant peut-il toujours créer des factures s’il ne dispose que d’un accès « Lecture » ?
Même si vous accordez à votre assistant un accès « Lecture » aux réservations, il peut actuellement toujours générer des factures à partir de la page des détails de la réservation. Il s’agit d’une limitation connue à l’heure actuelle, car le système ne propose pas encore de boutons d’autorisations distincts pour la facturation.
Comment les propriétés « parent » et « enfant » sont-elles gérées dans les calendriers des assistants ?
Dans le cadre actuel des autorisations, il n’existe aucune distinction structurelle entre les propriétés « parent » et « enfant ». Les deux sont traitées comme une seule et même disposition de propriété dans la vue du calendrier mobile de l’assistant.
Conseils et astuces
- Maintenez l’application à jour : Rappelez toujours à votre équipe de maintenir son application mobile Smoobu à jour, avec la dernière version, afin de garantir le bon fonctionnement des nouvelles fonctionnalités d’autorisation.
- Utilisez les propriétés verrouillées à des fins de coordination : définir une propriété sur « Aucun accès » est un excellent moyen de permettre aux assistants de consulter la disponibilité globale du calendrier à des fins de coordination sans leur permettre d’y apporter la moindre modification.
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