Préparer vos données Smoobu pour la clôture annuelle et les impôts

En fin d'année, la plupart des comptables réclament trois choses issues de Smoobu : votre chiffre d'affaires, vos réservations (annulations comprises) et les factures émises à vos invités. Chacune se trouve sur une page différente. Une donnée manque toutefois dans Smoobu : la commission retenue par chaque portail. Celle-là, vous la récupérez directement auprès du portail.

Avant de commencer

Fixez d'abord votre période de déclaration : une année civile, un exercice comptable ou un trimestre. La plupart des hôtes prennent l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Smoobu filtre le chiffre d'affaires et les réservations selon la période que vous choisissez : utilisez donc les mêmes dates sur chaque page.

Étapes

Récupérez votre chiffre d'affaires dans Statistiques. Allez dans Statistiques, réglez Date range (période) sur votre période de déclaration et Propriétés sur All (toutes vos propriétés, ou une seule propriété si votre comptable veut une répartition par propriété). La vue Tables présente les chiffres sous forme de tableaux à l'écran. Les tableaux des Statistiques ne peuvent être ni exportés ni copiés : notez donc à la main les chiffres qu'il vous faut, par exemple dans votre propre tableur.
Exportez vos réservations. Allez dans Réservations, réglez la même période, ouvrez Filtres et activez tous les types de statut (Booked, Cancelled, Offer, Overbooking, Blocked). Par défaut, seul Booked est affiché, donc les annulations manquent tant que vous n'activez pas les autres. Exportez ensuite. Voir Comment exporter ma liste de réservations (CSV, Excel ou PDF) ? pour toutes les options d'export.
Téléchargez les factures que vous avez émises à vos invités. Allez dans Statistiques > Issued Invoices. Vous y trouverez chaque facture que vous avez finalisée dans Smoobu pour la période. Téléchargez celles dont vous avez besoin pour vos archives. Voir Comment créer une facture pour mon invité et l'envoyer ? pour créer ou retrouver des factures d'invité.
Exportez vos contacts, uniquement si votre comptable en a besoin. Certains établissements (par exemple des chambres d'hôtes avec une clientèle d'entreprise) ont besoin des données des invités. Allez dans Expérience > Contacts et exportez.

Où trouver les chiffres que Smoobu ne détient pas

Smoobu enregistre la valeur brute de chaque réservation, pas le montant qu'un portail vous a versé, et il n'enregistre pas les commissions ou frais qu'un portail retient. Ces chiffres, vous les trouvez dans le reporting propre au portail :

Booking.com : ouvrez l'Extranet, puis Finance > Invoices pour les factures de commission mensuelles, et Finance > Reservation statements pour un détail par réservation que vous pouvez télécharger.
Airbnb : ouvrez Menu > Earnings, filtrez par annonce et par période, puis Get report pour exporter un CSV qui inclut vos frais de service hôte et vos revenus bruts.

Le reste vient aussi de l'extérieur de Smoobu : relevés bancaires, rapports de versement de Stripe ou PayPal, et vos dépenses liées à la propriété (ménage, entretien, fournitures). Smoobu ne suit ni les flux de trésorerie bancaires ni les dépenses.

Vérifier que tout a fonctionné

Pour votre période de déclaration, vous avez désormais les chiffres de revenus notés depuis les Statistiques, un export de réservations incluant les annulations et les factures d'invité téléchargées. Avec les rapports de commission de vos portails et vos relevés bancaires, c'est l'ensemble que réclament la plupart des comptables. Smoobu prépare les données. La façon de les déclarer et ce qui est déductible sont des questions pour votre comptable.

Problèmes fréquents

Mon export de réservations n'a pas les annulations ni les blocages

L'export n'affiche que Booked par défaut. Ouvrez Filtres dans les Réservations et activez les autres statuts (Cancelled, Offer, Overbooking, Blocked) avant d'exporter.

Le chiffre de revenus me semble trop élevé

Le chiffre de revenus des Statistiques est la valeur brute des réservations, pas votre versement net. Pour savoir exactement ce que contient ce chiffre (la commission du portail et, pour les réservations importées, les frais de ménage et la taxe de séjour) et pourquoi, voir Comprendre votre chiffre d'affaires et vos paiements dans Statistiques.

Smoobu ne produit pas de rapport fiscal prêt à l'emploi pour mon pays

Smoobu exporte votre chiffre d'affaires, vos réservations et vos factures sous forme de données, pas de déclaration fiscale préremplie pour un pays donné. Votre comptable travaille à partir des exports.

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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