Como configurar o Check-In Online?

Para facilitar a vida aos proprietários de casas de férias, o Smoobu desenvolveu uma nova funcionalidade: o check-in online. Muitas vezes, para agências governamentais ou eventos oficiais, os dados dos hóspedes que devem ser coletados vão além do processo normal de reserva. Por exemplo, a data de nascimento ou nacionalidade. Agora é fácil solicitar automaticamente esses dados aos seus hóspedes, mesmo antes de eles chegarem. Sem o incómodo de preencher a papelada no local.

Graças à nova função "Check-In Online" no Smoobu, a recolha de dados de registo ou check-in online pode ser feita rapidamente. Naturalmente, tudo isto é encriptado e seguro contra acesso por terceiros. Aqui você aprenderá como proceder.

Como funciona a função "Check-In Online"?

 Passo 1: Que dados são coletados?

O primeiro passo é definir quais dados dos seus convidados você deseja solicitar. Vá para a seção Check-In Online. Isso pode ser encontrado no Smoobu no item de menu Configurações -> Check-in online.

Você pode diferenciar aqui entre o convidado principal e os convidados adicionais.

Na parte inferior, abaixo, especifique o texto que deve aparecer na página do formulário. Um exemplo:

Prezado hóspede,

Aguardamos a sua visita connosco. Para preparar a sua estadia, pedimos-lhe que preencha o formulário de check-in online e o envie para nós.

Obrigado pelo seu esforço.

A sua família XY

Passo 2: Preparar a correspondência

Agora você pode fornecer ao hóspede o link para o check-in online. Para isso, você deve criar um modelo de mensagem. Você pode escrever um texto individual para o seu convidado e, em seguida, salvar o modelo.

Você provavelmente já conhece a nova função do Smoobu. Vá para Configurações -> Mensagens e clique em Criar mensagem. Personalize a sua mensagem e - IMPORTANTE - cole o espaço reservado [OnlineCheckInLink] no seu modelo de e-mail.

Especifique se você deseja enviá-lo manualmente ou selecione "Enviar este e-mail automaticamente" e defina o período de tempo. Por exemplo, 4 dias antes da chegada.

Passo 3: Enviar o e-maill

Ao lado de cada reserva, você encontrará a opção "enviar correio". Clique nesta opção e selecione o modelo de e-mail apropriado. Mediante solicitação, você pode adaptar este e-mail aqui novamente. Se escolher o envio automático no passo 3, pode sentar-se e esperar pela resposta do seu convidado.

Passo 4: Aguardar pelo convidado e notificação

Seu convidado agora só tem que preencher o formulário e enviá-lo para você pressionando um botão. Assim que o fizer, você receberá uma notificação por e-mail da nossa parte.

Passo 5: Download dos dados de check-in

A partir de agora, você pode acessar os dados através do menu ao lado da reserva, editar ou baixar como um arquivo TXT.

Agora você tem o seu arquivo TXT na pasta de download escolhida.

Dicas adicionais

• Se precisar de uma cópia do documento dos seus hóspedes, lembre-se de marcar a opção "Anexos" no Passo 2
• Se precisar da assinatura dos seus hóspedes, tem a possibilidade de marcar o campo "Assinatura".
• Se desejar solicitar a aceitação dos seus Termos e Condições através do seu formulário de Check-in Online, pode utilizar a secção 'Descrição' para colar o link para o Dropbox/Google Drive. Os seus convidados podem fazer o download e, após lê-lo, assinar o seu Check-in Online como concordância. Basta colar o link na descrição para que os seus convidados tenham acesso.

Sugestão de artigo:

Formulário de Check-in Online a ser preenchido pelo hóspede.