Nutze diese Anleitung, um die Freigaben für den Kalender für deine Assistenten in der Smoobu-App einzurichten und zu verwalten. Durch diese Einstellungen kannst du festlegen, welche Unterkünfte deine Assistenten sehen und ob sie Buchungen über ihre iOS- oder Android-Geräte vornehmen können.
Bevor du loslegst
- Stell sicher, dass dein Assistent die neueste Version der Smoobu-App auf sein iOS- oder Android-Gerät heruntergeladen hat.
- Stell sicher, dass du bereits ein Assistentenkonto in deinen Teameinstellungen angelegt hast. Wenn du dabei Hilfe benötigst, lies unsere Anleitung zum Thema „Wie richte ich Assistenten-Teamkonten ein und verwalte sie?“.
- Beachte, dass diese Funktion ausschließlich für die nativen iOS- und Android-Apps gilt. Sie hat keinen Einfluss auf die Freigaben oder das Layout der Smoobu-Webversion.
So konfigurierst du die Freigaben für Assistenten
- Einlogge auf deinem Desktop oder in deinem Webbrowser bei Smoobu.
- Navigiere zu Freigaben (oder Freigabeinstellungen).
- Suche das jeweilige Assistentenkonto, das du konfigurieren möchtest.
- Lege die Zugriffsebenen für deine Unterkünfte entsprechend deinen Anforderungen fest:
- Damit ein Assistent deinen Kalender-Raster einsehen kann: Stelle sicher, dass er für diese Unterkunft mindestens die Freigabe Lesen oder Kein Zugriff hat. Unterkünfte, die auf Kein Zugriff gesetzt sind, bleiben im Rasterlayout sichtbar, sind jedoch gesperrt, sodass sie nicht bearbeitet oder verändert werden können.
- Damit dein Assistent Buchungen über den mobilen Kalender vornehmen kann: Du musst Buchung ausdrücklich auf Schreiben setzen.
- Klicke unten auf der Seite auf Speichern, um die Änderungen systemweit zu übernehmen.
So überprüfst du, ob es funktioniert hat
Sobald du deine Einstellungen gespeichert hast, kann dein Assistent die Smoobu-App auf dem Handy öffnen und sofort auf den App-Kalender zugreifen. Er kann den Umschalter „Mehrfach/Einzeln“, die Monatsauswahl und die Objektfilter genauso nutzen wie ein Gastgeber-Konto. Aktive Unterkünfte erscheinen entsperrt, während eingeschränkte Unterkünfte als gesperrt angezeigt werden.
Wichtige Regeln für die Aktualisierung auf dem Handy:
- B Auf Android:B Die aktualisierten Freigaben werden erst wirksam, wenn der Assistent die App vollständig schließt (zwangsweise aus den Hintergrundaufgaben beendet) und erneut öffnet. Das bloße Minimieren der App reicht nicht aus. Ein Abmelden ist nicht erforderlich.
- B Auf iOS:B Die aktualisierten Freigaben werden sichtbar, sobald der Assistent die Kalenderseite innerhalb der App manuell aktualisiert.
Häufig gestellte Fragen
Mein Assistent kann keine Buchung im Kalender erstellen. Was ist los?
Ein Assistent kann Buchungen nur dann direkt über den mobilen Kalender erstellen, wenn in deinen FreigabenB „B BuchungB “ auf „B SchreibenB “ gesetzt ist. Die Gewährung von B SchreibzugriffB auf andere Bereiche wie Nachrichten oder Preisgestaltung allein schaltet die Funktionen zum Erstellen von Buchungen nicht frei. Überprüfe deine Einstellungen noch einmal, um sicherzustellen, dass „B BuchungB “ auf „B SchreibenB “ gesetzt ist.
Kann mein Assistent bestehende Buchungen über die mobile App bearbeiten oder stornieren?
Nein. In dieser Version der mobilen App können Assistenten ausschließlich neue Buchungen erstellen. Das Bearbeiten oder Stornieren bestehender Buchungen wird für Assistenten über die mobile Kalenderoberfläche derzeit nicht unterstützt.
Warum kann mein Assistent immer noch Rechnungen erstellen, obwohl er nur Lesezugriff hat?
Selbst wenn du deinem Assistenten Lesezugriff auf Buchungen gewährst, kann er derzeit weiterhin Rechnungen über die Buchungsdetails-Seite erstellen. Dies ist eine bekannte aktuelle Einschränkung, da das System noch keine separaten Freigaben für die Rechnungsstellung bietet.
Wie werden über- und untergeordnete Unterkünfte in den Assistenten-Kalendern behandelt?
Im aktuellen Berechtigungssystem gibt es keine strukturelle Unterscheidung zwischen über- und untergeordneten Unterkünften. Beide werden in der mobilen Kalenderansicht des Assistenten als ein einziges Objektlayout behandelt.
Tipps & Tricks
- Halte die App auf dem neuesten Stand: Erinnere dein Team immer daran, die Smoobu-App auf die neueste Version zu aktualisieren, damit neue Freigaben reibungslos funktionieren.
- Nutze gesperrte Objekte zur Koordination: Wenn du eine Unterkunft auf „Kein Zugriff“ setzt, kannst du Assistenten die allgemeine Verfügbarkeit des Kalenders zur Koordination anzeigen lassen, ohne dass sie Änderungen vornehmen können.
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