Comment gérer les contacts de vos invités ?

Contacts est votre carnet d'adresses. Chaque invité qui réserve l'une de vos propriétés y est enregistré automatiquement. Vous retrouvez ainsi un invité de retour, gardez ses coordonnées à jour ou le recontactez avant qu'il réserve à nouveau.

Avant de commencer

Il n'y a rien à configurer. Dès qu'une réservation est enregistrée, Smoobu crée le contact et le rattache à un invité existant lorsque c'est possible. Ouvrez Contacts dans le menu latéral pour voir la liste. Chaque contact affiche un nom, un e-mail, une entreprise et un téléphone.

Retrouver un invité

Utilisez le champ de recherche en haut à droite et tapez un nom pour filtrer la liste. Cliquez sur l'en-tête de colonne Nom complet pour trier la liste dans un sens ou dans l'autre. Il n'y a pas de page dédiée à un contact : chaque ligne possède un menu (l'icône à droite de la ligne) qui regroupe tout ce que vous pouvez faire avec cet invité.

Ajouter un invité qui n'a pas encore réservé

Cliquez sur Add new guest en haut à gauche. Un formulaire d'invité vierge s'ouvre : vous y saisissez le prénom et le nom, l'entreprise, une ou plusieurs adresses e-mail, un ou plusieurs numéros de téléphone, une adresse et des notes en texte libre. Pratique pour un invité de retour à qui vous voulez écrire au sujet des disponibilités avant qu'il réserve.

Fusionner deux fiches du même invité

Lorsqu'un même invité réserve via plusieurs portails, Smoobu peut se retrouver avec deux lignes pour lui : par exemple une créée automatiquement sous « John S » et une que vous avez ajoutée sous « John Smith ». Ouvrez le menu de la ligne et choisissez Merge guest data pour réunir le doublon en un seul contact.

Exporter vos contacts

Cliquez sur Exporter en haut à droite et choisissez CSV, Excel ou PDF. L'export tient compte de la recherche active : filtrez donc d'abord si vous ne voulez qu'une partie de la liste. C'est aussi par l'export que vous consultez les adresses de nombreux invités d'un coup (voir Problèmes fréquents).

Modifier ou supprimer un contact

Ouvrez le menu d'une ligne et choisissez Modifier pour changer une information, ou Supprimer pour retirer le contact. Supprimer un contact le détache de ses réservations, mais les réservations elles-mêmes restent. Le même menu vous permet aussi de démarrer une réservation déjà préremplie avec les données de cet invité (Entrer une réservation) ou de lui envoyer un message (Send Message), même s'il n'a pas de séjour en cours.

Problèmes fréquents

Vous ne voyez pas les adresses dans la liste

La liste des contacts n'affiche que le nom, l'e-mail, l'entreprise et le téléphone. L'adresse d'un invité se trouve dans son formulaire Modifier, pas dans la liste. Pour consulter les adresses de nombreux invités, utilisez Exporter et ouvrez le fichier. Il n'existe pas de colonne d'adresse en vue liste.

Vous ne pouvez pas importer une liste de contacts

Les contacts s'exportent uniquement. Il n'est pas possible de charger un carnet d'adresses en bloc depuis un fichier. Les invités s'ajoutent automatiquement au fil de leurs réservations, ou un par un via Add new guest. Vous pouvez exporter en CSV, Excel ou PDF, mais pas importer.

Vous ne pouvez pas passer d'un contact à ses réservations

Aucun lien ne mène d'un contact aux séjours de cet invité. Pour voir l'historique de réservation d'un invité, ouvrez Réservations et recherchez son nom.

Les données de check-in ne figurent pas sur le contact

Les données qu'un invité transmet via les formulaires de check-in restent sur la réservation, pas sur le contact. Le formulaire de contact ne contient que le nom, l'entreprise, l'e-mail, le téléphone, l'adresse et les notes ; les champs de check-in les plus sensibles, comme un numéro de pièce d'identité ou une date de naissance, ne sont donc jamais copiés dans votre liste de contacts. Vos contacts contiennent des données personnelles : ne les exportez que lorsque c'est nécessaire, et traitez le fichier avec soin.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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