Saisir une réservation directe ou bloquer des dates vous-même

Certaines réservations ne passent par aucun portail. Quand un invité réserve par téléphone, par e-mail ou en personne, vous saisissez vous-même la réservation dans Smoobu et elle compte comme réservation directe. Quand le logement doit être retiré du marché pour un ménage, un séjour du propriétaire ou un entretien, vous bloquez plutôt les dates. Dans les deux cas, les dates deviennent indisponibles sur tous vos portails connectés, ce qui vous évite toute surréservation.

Avant de commencer

Voici ce qu'il vous faut avant de saisir quoi que ce soit :

• La propriété existe dans Smoobu. Si ce n'est pas encore le cas, créez-la d'abord ; voir Comment créer une propriété dans Smoobu ?.
• Les coordonnées de l'invité pour une réservation : au minimum le nom et les dates de séjour. Une adresse e-mail est facultative, mais vivement recommandée, car sans elle vous ne pouvez pas écrire à l'invité depuis Smoobu.

Saisir une réservation directe

1. Cliquez sur Entrer une réservation en haut de la page. Ce bouton est disponible sur toutes les pages de Smoobu.
2. Dans la section Général, renseignez le nom de l'invité, la propriété, les dates d'arrivée et de départ, l'e-mail et la langue de l'invité, ainsi que le nombre d'adultes et d'enfants. Laissez le portail sur Direct booking.
3. Dans la section Prix, vous pouvez indiquer le prix de base, les frais de ménage, un éventuel rabais, l'acompte et le montant. Cochez la case « reçu » à côté d'un montant que l'invité a déjà payé.
4. Dans la section Détails supplémentaires, vous pouvez ajouter un numéro de téléphone, les heures d'arrivée et de départ, ainsi que des notes. Si vous laissez les heures vides, Smoobu applique les heures d'arrivée et de départ par défaut de la propriété.
5. Cliquez sur Sauvegarder.

Vous pouvez aussi partir du Calendrier : sur la ligne de la propriété, cliquez sur la date d'arrivée, maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites glisser jusqu'à la date de départ. Le même formulaire s'ouvre, avec la propriété et les dates déjà renseignées.

Si l'invité n'a pas encore confirmé et que vous voulez seulement envoyer une proposition de prix, créez une offre plutôt qu'une réservation ; voir Comment envoyer une offre à un invité ?.

Bloquer des dates

1. Ouvrez le Calendrier.
2. Sur la ligne de la propriété, cliquez sur la première date à bloquer, maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites glisser jusqu'à la dernière. Le formulaire de saisie s'ouvre avec les dates déjà renseignées.
3. Choisissez l'option de blocage plutôt qu'une réservation.
4. Donnez un nom à la période bloquée, par exemple Ménage ou Séjour du propriétaire. Le nom s'affiche directement sur la barre bloquée dans le Calendrier, ce qui vous permet de voir d'un coup d'œil pourquoi le logement n'est pas réservable.
5. Enregistrez.

La période bloquée est transmise à tous les portails connectés, si bien que les dates apparaissent partout comme indisponibles. Pour modifier ou retirer une période bloquée plus tard, voir Modifier, déplacer, prolonger ou raccourcir une réservation.

Pourquoi un blocage doit exister dans Smoobu

Smoobu est le calendrier de référence pour tous les portails que vous connectez. Tout ce qui bloque vos dates doit donc s'y trouver : les réservations que vous prenez en direct, par téléphone ou par e-mail, et toutes les dates que vous bloquez à la main.

Si vous bloquez une date uniquement dans l'extranet d'un portail, ce blocage ne vaut que pour ce portail et Smoobu ne le voit pas. À la prochaine synchronisation de vos disponibilités, Smoobu envoie sa propre version du calendrier : la date est rouverte et un invité peut la réserver. Saisissez ici vos réservations directes et vos périodes bloquées dès que vous les prenez. Elles bloquent alors tous les portails à la fois.

La règle vaut aussi dans l'autre sens : vous ne pouvez pas bloquer des dates sur un seul portail. Une période bloquée dans Smoobu s'applique à tous les portails connectés. Si vous rouvrez ces dates dans l'extranet d'un portail, Smoobu les referme à la mise à jour suivante, et c'est ce qui vous protège d'une surréservation. Les règles d'un portail ne peuvent pas non plus fermer complètement une plage de dates, car un invité peut toujours réserver un séjour plus long qui la couvre. Si vous voulez décourager les réservations sur certaines dates d'un portail en particulier, définissez une règle autour de ces dates précises, ou augmentez votre prix ou votre durée minimale de séjour sur ce portail pour la période. Les deux rendent une réservation peu probable ; aucun des deux ne l'exclut.

Vérifier que cela a fonctionné

• La nouvelle réservation apparaît dans votre liste Réservations avec le statut Booked et le portail Direct booking.
• Dans le Calendrier, la réservation s'affiche sous forme de barre pleine sur la ligne de la propriété. Si des jours tampons sont configurés pour la propriété (bloquer N jours avant ou après une réservation), les cellules tampons hachurées apparaissent aussitôt de chaque côté. Les jours tampons peuvent manquer après une réservation par carte de crédit ou PayPal effectuée sur votre propre site web ; voir Des jours tampons manquent après une réservation par carte ou PayPal.
• Une période bloquée apparaît dans le Calendrier avec le nom que vous lui avez donné, et les dates deviennent indisponibles sur vos portails peu après.

Problèmes fréquents

Smoobu indique que la réservation n'a pas pu être créée

Le plus souvent, les dates choisies chevauchent quelque chose : une réservation existante sur la propriété, un jour tampon d'une réservation voisine ou un blocage automatique dû à une propriété principale ou une sous-propriété liée. Le message d'erreur ne précise pas laquelle. Ouvrez donc le Calendrier et parcourez la ligne de la propriété sur votre plage de dates : toute barre pleine ou cellule hachurée pointe vers le conflit. Pour savoir comment des propriétés liées se bloquent mutuellement, voir Regrouper une propriété et ses sous-propriétés pour éviter les doubles réservations.

« Direct booking » est absent du menu déroulant des portails

Une extension de traduction dans le navigateur (par exemple la traduction automatique de Chrome) peut fausser les libellés du menu déroulant. Désactivez les extensions de traduction et réessayez dans une fenêtre privée ou de navigation privée : l'option réapparaît. Si elle manque encore là, contactez l'équipe Smoobu.

Un invité veut réserver plusieurs chambres

Smoobu n'a pas de saisie pour les réservations de groupe : saisissez donc chaque chambre comme une réservation distincte. Pour ne pas retaper les coordonnées de l'invité, commencez à saisir son nom dans le champ Nom de l'invité : Smoobu propose les invités existants et remplit pour vous leur e-mail, leur téléphone et leur adresse.

Articles associés

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• Comment annuler une réservation ?
• Comment envoyer une offre à un invité ?
• Comment créer une propriété dans Smoobu ?

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

• Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
• Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
• Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
• Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
• Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
• Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.