Erste Schritte mit Smoobu: dein erster Tag

Neu bei Smoobu und unsicher, womit du anfangen sollst? Dieser Leitfaden ist für Gastgeber am ersten Tag. Er führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Einrichtung: von deinen Unterkünften über deine Portale und Preise bis zu deinen Gästenachrichten. Am Ende zeigen alle deine Kalender dieselbe Verfügbarkeit, und neue Buchungen landen von selbst in Smoobu.

Bevor du loslegst

Das brauchst du griffbereit, bevor es losgeht:

• Die wichtigsten Angaben zu jeder Unterkunft, die du vermietest: ihre Zeitzone, deine üblichen Anreise- und Abreisezeiten und wie viel Zeit du zwischen zwei Aufenthalten zum Reinigen brauchst.
• Deine Zugangsdaten für die Portale, über die du verkaufst (Booking.com, Airbnb und so weiter), falls du sie verbinden möchtest.

Deine Einrichtung, Schritt für Schritt

1. Lege deine Unterkünfte an und stelle die Basisdaten ein. Alles in Smoobu (Buchungen, Kalender, Preise, Portalverbindungen) hängt an einer Unterkunft, deshalb kommt das zuerst. Lege jede Unterkunft an und stelle dann ihre Zeitzone, die üblichen Anreise- und Abreisezeiten und die Puffertage zum Reinigen ein: Wie lege ich eine Unterkunft in Smoobu an?.

2. Sperre die Termine, die schon belegt sind. Trage Direktbuchungen und Sperren von Hand in den Kalender ein, bevor du ein Portal verbindest. So vermeidest du Überbuchungen, sobald ein Portal verbunden ist. Smoobu importiert deine bestehenden Direktbuchungen und manuellen Sperren beim Verbinden eines Portals nicht automatisch.

3. Verbinde deine Portale. Eine Portalverbindung hält Verfügbarkeit, Preise und Buchungen synchron. Die großen Portale verbindest du direkt (Wie verbinde ich Booking.com mit Smoobu?, Wie verbinde ich Airbnb mit Smoobu?), manche anderen über einen Kalenderlink (Wie synchronisiere ich meine Verfügbarkeit per iCal mit einem Portal ohne direkte Smoobu-Verbindung?). Was dabei synchronisiert wird und was nicht, erklärt dir Wie synchronisiert Smoobu meine Kalender?. Weil du deine bestehenden Buchungen und Sperren in Schritt 2 eingetragen hast, kann ein frisch verbundenes Portal keine Termine verkaufen, die schon belegt sind.

4. Trage deine Preise ein. Öffne Preisgestaltung: Jede Unterkunft hat eine Zeile mit einer Zelle pro Nacht. Tippe einen Preis in die Zellen oder klicke auf Zeitraum bearbeiten, um einen Preis für einen ganzen Zeitraum festzulegen. Wenn du deine Preise schon auf einem Portal wie Booking.com pflegst, kannst du sie nach Smoobu importieren, statt sie noch einmal einzutippen: siehe Preise kopieren oder importieren, statt sie einzutippen. Zum Schluss klickst du auf Synchronisieren, damit die Preise an deine Portale gehen. Preisänderungen erreichen deine verbundenen Portale erst nach diesem Klick. Die vollständige Anleitung findest du unter Preise und Mindestaufenthalt festlegen.

5. Richte das Buchungssystem für Direktbuchungen ein. Über das Buchungssystem buchen Gäste auf deiner eigenen Webseite, ohne Portalprovision. Pro Unterkunft legst du dort den Werbetitel, das Foto, die Reinigungsgebühr und die Vorauszahlung fest: Wie richte ich mein Buchungssystem ein?. Um Online-Zahlungen anzunehmen, verbinde einen Zahlungsanbieter (Wie richte ich Stripe-Zahlungen ein?) und wähle aus, welche Methoden Gäste nutzen können (Welche Zahlungsmethoden kann ich anbieten?).

6. Erstelle eine Webseite, falls du noch keine hast. Der Webseiten-Baukasten erzeugt eine komplette Seite, in der das Buchungssystem schon eingebaut ist: Wie erstelle ich eine Webseite mit Smoobu?. Hast du bereits eine Webseite, kannst du das Buchungssystem stattdessen dort einbetten.

7. Richte deine Gästenachrichten ein. Öffne Gästeerlebnis > Kommunikation und richte zuerst deine Absenderadresse @host.smoobu.com ein: Ohne sie landen Antworten deiner Gäste nicht in deinem Smoobu-Postfach Nachrichten. Erstelle dann deine ersten Vorlagen, zum Beispiel eine Buchungsbestätigung, eine Anreisenachricht mit Wegbeschreibung und Zugangsdaten und eine Abreisenachricht.

8. Mach eine Testbuchung. Buche deine eigene Unterkunft einmal, um den ganzen Ablauf von Anfang bis Ende zu sehen, ohne dir selbst Geld zu berechnen: Wie mache ich eine Testbuchung?.

9. Ergänze die Extras, wenn du sie brauchst. Smoobu bietet außerdem den Online-Check-in, um die Meldedaten deiner Gäste zu erfassen (Gästeerlebnis > Online-Check-in), eine digitale Gästemappe für deine Anreiseinfos (Gästeerlebnis > Gästemappe) und Rechnungen für deine Gäste (Kernfunktionen > Rechnungen). Nichts davon hält dich beim Start auf; richte es ein, sobald die Grundlagen laufen.

So erkennst du, dass alles eingerichtet ist

• Jede Unterkunft erscheint als eigene Zeile in deinem Kalender, und neue Buchungen übernehmen die Anreise- und Abreisezeit, die du festgelegt hast.
• Buchungen von deinen verbundenen Portalen erscheinen innerhalb weniger Minuten nach der Bestätigung in Buchungen.
• Deine Testbuchung kommt mit Website als Portal an.
• Nachdem du in der Preisgestaltung auf Synchronisieren geklickt hast, zeigen deine Portale die Preise, die du in Smoobu festgelegt hast.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn das deine Frage nicht beantwortet hat, hilft dir das Smoobu-Team gern. Öffne in Smoobu das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts für eine schnelle Frage während der Geschäftszeiten.