No encuentras los datos de check-in de tu huésped

Tu huésped ha completado el check-in online, pero no ves sus datos en Smoobu. Lo más probable es que estés mirando en el sitio equivocado: los datos enviados están en la reserva de ese huésped, no en una lista central, y el registro completo se esconde tras el botón Editar y las exportaciones TXT y PDF, no en la propia página. Si tu huésped no consigue ni siquiera enviar el formulario, mira El formulario de check-in no se abre o no se envía.

Comprueba primero

¿De verdad lo envió el huésped? Al enviar, ve una confirmación de que sus datos han llegado al anfitrión. Si cerró el formulario sin enviar, no llegó nada; vuelve a mandarle el enlace. Si te dice que rellenó y envió el formulario pero nunca vio una confirmación, y en ninguna de tus reservas aparecen datos ni siquiera después de intentarlo otra vez, no sigas reenviando el enlace: entonces el fallo está en el propio envío del formulario; mira El formulario de check-in no se abre o no se envía y ponte en contacto con nuestro equipo.

Los datos no están donde los esperas

Abre la reserva desde tu lista de Reservas con Ver más. Un check-in enviado aparece en la página de detalles de la reserva de dos maneras:

Los campos de la tarjeta del huésped se rellenan con el nombre, el correo, el idioma y la dirección enviados. Aquí el nombre del huésped puede aparecer en minúsculas; el propio registro de check-in conserva la escritura original.
En la tarjeta del huésped aparece una entrada Online check-in details. Haz clic en ella y se despliega para mostrar el nombre del huésped y tres acciones: Editar, Save Changes TXT y Save Changes PDF.

El registro completo, campo por campo (documentos, huéspedes adicionales, campos personalizados), está dentro de la vista Editar y en las exportaciones TXT y PDF; no se muestra entero en la página. Así que «solo veo el nombre» casi siempre significa que está todo ahí, a un clic de profundidad.

Hay dos sitios donde los datos nunca aparecen, así que no los busques ahí: en el contacto, dentro de Contactos (los datos de check-in se quedan en la reserva y no se añaden al contacto del huésped), y en la exportación de tu lista de reservas (el registro de check-in se exporta por reserva como TXT o PDF, no como columnas extra).

Llegó el correo de finalización, pero solo están los datos del huésped principal

El aviso de finalización del check-in se dispara en cuanto el huésped principal envía el formulario; no espera a los demás viajeros. Además, el formulario es de un solo uso: una vez que el huésped principal lo ha enviado, no se puede volver a abrir para añadir o editar huéspedes adicionales.

Por eso no le pidas a un huésped que ya ha enviado que rellene el formulario otra vez para añadir personas: un segundo envío no guarda a los huéspedes añadidos y puede borrar los datos del primer envío. Recoge por mensaje los datos de los viajeros que faltan e introdúcelos tú mismo (en la sección siguiente). Para asegurarte de que la próxima vez queden recogidos todos los viajeros desde el principio, activa la opción Require all travellers en la sección de huéspedes adicionales del formulario; mira ¿Cómo configuro el check-in online para mis huéspedes?.

El registro está incompleto o necesitas corregirlo

Puedes completar o corregir los datos tú mismo en la reserva; no hay forma de que el huésped edite un formulario ya enviado.

Abre la página de detalles de la reserva.
Para corregir el registro de check-in enviado, haz clic en Online check-in details en la tarjeta del huésped, luego en Editar, haz los cambios y guarda.
Para añadir datos a nivel de reserva, como el correo, el teléfono o el idioma del huésped, haz clic en Editar en la tarjeta de la reserva y rellena ahí los campos (nombre del huésped, correo, teléfono, idioma, adultos y niños, horas de llegada y salida, notas).

Este es también el recurso cuando un huésped no puede o no quiere usar el formulario: recoge sus datos por mensaje e introdúcelos aquí.

El huésped envió, pero en la reserva no aparece nada

A veces, un formulario enviado acaba asociado a una reserva distinta de aquella para la que el huésped hizo el check-in. Para detectarlo, revisa las demás reservas de ese huésped, y cualquier reserva con fechas que se solapen, en busca de una entrada Online check-in details con el nombre de este huésped. Si encuentras los datos en la reserva equivocada, o no los encuentras en ninguna parte aunque el huésped vio la confirmación, esto solo lo puede solucionar nuestro equipo de atención al cliente; escríbeles con el ID de reserva (mira «¿Sigues bloqueado?» más abajo). Mientras tanto, no le pidas al huésped que vuelva a enviar, por el mismo motivo de antes.

Necesitas los datos como archivo o para las autoridades

Usa Save Changes TXT o Save Changes PDF en la sección Online check-in details para descargar el registro, por ejemplo para archivarlo según las normas locales de registro. Si usas una integración de registro como AVS o Feratel, la reserva muestra además un control Registration form update que rellena el formulario de registro con los datos de check-in enviados.

Una advertencia sobre los informes: los datos recogidos por el check-in (como la nacionalidad) se exportan por reserva como TXT o PDF, no como columna en tu lista de reservas. Si necesitas un dato como la nacionalidad en una hoja de cálculo, escríbelo tú mismo en el campo Dirección de la reserva, que sí se exporta como columna; ahí no se copia solo. Mira ¿Cómo exporto mi lista de reservas (CSV, Excel o PDF)?.

Comprueba que está resuelto

Al abrir la reserva, la tarjeta del huésped muestra la entrada Online check-in details, Editar abre el registro completo con todos los huéspedes y campos que esperas, y la exportación TXT o PDF se descarga con los mismos datos.

¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.

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