¿Cómo configuro el check-in online para mis huéspedes?

Con el check-in online, tus huéspedes introducen sus datos por internet antes de llegar, en vez de rellenar papeles en la puerta. Qué datos, lo decides tú: el formulario es personalizable y suele cubrir datos personales, dirección y datos del documento, más todo lo demás que necesites de tus huéspedes. Lo diseñas una vez, Smoobu crea un enlace de check-in único para cada reserva, y los datos enviados aterrizan en la reserva en Smoobu.

Antes de empezar

Necesitas esto para que el enlace de check-in pueda llegar a tus huéspedes:

Al menos una plantilla de mensaje automático, porque el enlace de check-in se envía a través de tus plantillas de mensaje; mira ¿Cómo configuro mensajes automáticos para mis huéspedes?.

Un solo formulario para toda tu cuenta

El formulario de check-in online es de toda la cuenta, no por propiedad. Los campos que activas se aplican al formulario de check-in de todas las propiedades. Si tienes propiedades en países distintos, diseña el formulario para las reglas más estrictas de tu cartera; los huéspedes de las demás propiedades solo rellenan uno o dos campos de más. No hay conjuntos de campos ya hechos por país: eliges tú cada campo.

Pasos

Ve a Experiencia > Check-in online.
Pon la opción de arriba en Habilitado.
En la sección Huésped principal, marca la casilla junto a cada campo que deba rellenar el huésped principal. Los campos van agrupados en datos personales (nombre, género, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, ocupación), dirección, datos del documento (tipo de documento, número, fechas) y otros (motivo de la visita, número de huéspedes adicionales, código fiscal, número de identificación de la empresa, adjunto para una copia del documento y firma).
Para cada campo marcado, pon la opción de al lado en Required u Optional. Cada campo tiene estos dos controles separados: la casilla decide si el campo aparece siquiera, la opción decide si el huésped puede saltárselo. Por defecto, Nombre y Apellidos están activados y son obligatorios.
Repite los dos pasos en la sección Huéspedes adicionales para todos los que van más allá del huésped principal. El conjunto de campos es algo menor (sin firma ni motivo de la visita). Esta sección tiene además una opción Require all travellers: actívala y el huésped principal no podrá enviar el formulario sin introducir a cada viajero.
Para pedir algo que Smoobu no ofrece como campo estándar, haz clic en Añadir campo editable y dale un Label (lo que ve el huésped), un Placeholder (texto de ejemplo en la casilla) y un ajuste Required u Optional. Campos personalizados típicos: matrícula del coche, hora estimada de llegada, alergias.
Escribe abajo una Description breve. Aparece en la parte de arriba de la página de check-in del huésped; en dos o tres frases, di para qué necesitas los datos, por ejemplo una obligación legal de registro.
Guarda.

Envía el enlace de check-in a tus huéspedes

El enlace sale a través de tus plantillas de mensaje. En Experiencia > Comunicaciones, abre la plantilla que deba llevarlo (la mayoría de anfitriones usa la confirmación de reserva o un mensaje de llegada) e inserta el marcador [onlineCheckInLink] en el texto. Smoobu lo sustituye por el enlace único de cada reserva cuando el mensaje sale. El marcador genérico [onlineCheckInLink] abre el formulario en el idioma del navegador del huésped, donde sea posible. Los marcadores por idioma [onlineCheckInLinkEN], [onlineCheckInLinkDE], [onlineCheckInLinkIT], [onlineCheckInLinkNL], [onlineCheckInLinkES], [onlineCheckInLinkFR] y [onlineCheckInLinkPT] abren el formulario fijo en ese idioma, sea cual sea el idioma del navegador del huésped. Usa el marcador genérico casi siempre, y uno por idioma solo cuando quieras fijar a propósito el idioma del formulario. La configuración de plantillas se explica en ¿Cómo configuro mensajes automáticos para mis huéspedes?.

Dos cosas sobre el enlace: caduca 30 días después de crearse, y deja de funcionar en cuanto el huésped envía el formulario. Para reservas hechas con mucha antelación, envía el enlace más cerca de la llegada, o vuelve a enviar uno nuevo desde la reserva.

Lo que ve tu huésped

El huésped abre su enlace único y ve arriba tu Description, seguida de los campos que activaste. La Description se muestra tal cual la escribiste y no se traduce: cada huésped ve el mismo texto, sea cual sea el idioma en que se abra el formulario, así que escríbela en el idioma o los idiomas que entiende la mayoría de tus huéspedes. El huésped rellena sus datos, añade a los demás viajeros si activaste la sección de huéspedes adicionales, y envía. Tras enviar, ve una confirmación de que sus datos te llegaron. El formulario se puede enviar una sola vez: el huésped no puede volver a abrirlo después para ver o corregir lo que puso. Si hay que corregir algo más tarde, lo corriges tú en la reserva; mira No encuentras los datos de check-in de tu huésped.

Lo que recibes de vuelta

Los datos enviados aterrizan en la página de detalle de la reserva. El nombre, el correo, el idioma y la dirección del huésped se actualizan en la reserva, y en la Guest card aparece una sección Online check-in details con el nombre del huésped, un botón Editar y exportaciones en TXT y PDF para tu archivo; el registro completo se abre detrás de Editar. Dónde aparece cada dato, y qué hacer cuando no lo encuentras, se explica en No encuentras los datos de check-in de tu huésped.

También puedes hacer que se te envíe un mensaje a ti o al huésped cuando llega un formulario: el evento Online check-in completion en Comunicaciones se dispara cuando el huésped principal envía el formulario.

Comprueba que funcionó

Introduce una reserva de prueba contigo mismo como huésped y deja que tu plantilla envíe el enlace de check-in (o cópialo desde la reserva). Abre el enlace, envía el formulario y luego abre la reserva en Smoobu: en la Guest card aparece la sección Online check-in details con los datos que introdujiste.

Problemas frecuentes

El enlace de check-in no funciona para el huésped

El enlace es de un solo uso y caduca a los 30 días, así que un enlace viejo o ya enviado deja de funcionar. Todas las causas y soluciones: El formulario de check-in no se abre o no se envía.

Llegó el correo de finalización, pero no todos han hecho el check-in

El evento de finalización se dispara en cuanto el huésped principal envía; no espera a los huéspedes adicionales. Si necesitas que quede registrado cada viajero, activa la opción Require all travellers en la sección de huéspedes adicionales del formulario (paso 5): el formulario solo pasa entonces cuando cada viajero está introducido. Aun así, conviene revisar el registro en la reserva antes de la llegada.

Necesitas la nacionalidad de los huéspedes en tus exportaciones de reservas

El formulario de check-in puede recoger la nacionalidad (actívala en los datos personales), pero el registro enviado vive en cada reserva y se exporta como archivo TXT o PDF, no como columna en la exportación de tu lista de reservas. Si necesitas la nacionalidad en una hoja de cálculo, introdúcela además tú mismo en el campo de dirección de la reserva, que sí se exporta como columna; ahí no se copia sola.

Tu jurisdicción exige presentar los datos a las autoridades de forma automática

El check-in online de Smoobu recoge los datos, pero no los envía por ti a las plataformas de la administración o la policía; ese paso de presentación es cosa tuya. Si tu mercado exige una presentación electrónica automática (por ejemplo, el registro de huéspedes en España o Italia), una herramienta de socio aparte, como Chekin o Check-in Scan, puede encargarse de la presentación. Son productos de pago de socios, con su propia configuración, conectados a través del Marketplace de Smoobu, y no son lo mismo que el check-in online de Smoobu; mira la guía de configuración en el propio centro de ayuda del socio.

¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.

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