Vous ne trouvez pas les données d'enregistrement de votre invité

Votre invité a rempli l'enregistrement en ligne, mais vous ne voyez pas ses informations dans Smoobu. Le plus souvent, vous cherchez au mauvais endroit : les données envoyées se trouvent sur la réservation de cet invité, pas dans une liste centrale. Le dossier complet se cache derrière le bouton Modifier et dans les exports TXT et PDF, et non sur la page elle-même. Si votre invité ne parvient pas du tout à envoyer le formulaire, voir Le formulaire d'enregistrement ne s'ouvre pas ou ne s'envoie pas.

Vérifiez d'abord

Votre invité a-t-il vraiment envoyé le formulaire ? Après l'envoi, l'invité voit une confirmation indiquant que ses données ont été transmises à l'hôte. S'il a fermé le formulaire sans l'envoyer, rien n'est arrivé : renvoyez-lui simplement le lien. Si votre invité dit avoir rempli et envoyé le formulaire sans jamais voir de confirmation, et qu'aucune donnée n'apparaît sur aucune de vos réservations même après une nouvelle tentative, n'envoyez pas le lien encore et encore : le problème vient de l'envoi lui-même. Lisez Le formulaire d'enregistrement ne s'ouvre pas ou ne s'envoie pas et contactez notre équipe.

Les données ne sont pas là où vous les attendez

Ouvrez la réservation depuis votre liste Réservations avec Afficher plus. Un enregistrement envoyé apparaît de deux façons sur la page de détail de la réservation :

Les champs de la carte de l'invité se remplissent avec le nom, l'e-mail, la langue et l'adresse transmis. Le nom peut s'afficher ici en minuscules ; le dossier d'enregistrement lui-même conserve l'orthographe d'origine.
Une entrée Online check-in details apparaît dans la carte de l'invité. Cliquez dessus : elle se déplie et montre le nom de l'invité ainsi que trois actions, Modifier, Save Changes TXT et Save Changes PDF.

Le dossier complet, champ par champ (documents, invités supplémentaires, champs personnalisés), se trouve dans la vue Modifier et dans les exports TXT et PDF ; il ne s'affiche pas entièrement en ligne sur la page. « Je ne vois que le nom » signifie donc presque toujours que tout est là, à un clic de profondeur.

Deux endroits où les données n'apparaissent jamais, inutile de les y chercher : le contact dans Contacts (les données d'enregistrement restent sur la réservation et ne sont pas ajoutées au contact de l'invité) et l'export de votre liste de réservations (le dossier d'enregistrement s'exporte par réservation en TXT ou PDF, pas sous forme de colonnes supplémentaires).

L'e-mail de confirmation est arrivé, mais seules les données de l'invité principal y figurent

La confirmation d'enregistrement se déclenche dès que l'invité principal envoie le formulaire ; elle n'attend pas les autres voyageurs. Le formulaire est aussi à usage unique : une fois envoyé par l'invité principal, il ne peut plus être rouvert pour ajouter ou modifier des invités supplémentaires.

Ne demandez donc pas à un invité qui a déjà envoyé le formulaire de le remplir à nouveau pour ajouter des personnes : un second envoi n'enregistre pas les invités ajoutés et peut même effacer les données du premier envoi. Recueillez les informations des voyageurs manquants par message et saisissez-les vous-même (section suivante). Pour que chaque voyageur soit bien saisi dès le départ la prochaine fois, activez l'option Require all travellers dans la section Invités supplémentaires du formulaire ; voir Comment configurer l'enregistrement en ligne pour vos invités ?.

Le dossier est incomplet, ou vous devez le corriger

Vous pouvez compléter ou corriger les données vous-même sur la réservation ; l'invité n'a aucun moyen de modifier un formulaire déjà envoyé.

Ouvrez la page de détail de la réservation.
Pour corriger le dossier d'enregistrement transmis, cliquez sur Online check-in details dans la carte de l'invité, puis sur Modifier, faites vos changements et enregistrez.
Pour ajouter des informations au niveau de la réservation comme l'e-mail, le téléphone ou la langue de l'invité, cliquez sur Modifier dans la carte de la réservation et renseignez les champs qui s'y trouvent (nom de l'invité, e-mail, téléphone, langue, adultes et enfants, heures d'arrivée et de départ, notes).

C'est aussi votre solution de repli chaque fois qu'un invité ne peut pas ou ne veut pas utiliser le formulaire : recueillez ses informations par message et saisissez-les ici.

L'invité a envoyé le formulaire, mais rien n'apparaît sur la réservation

Un formulaire envoyé se retrouve parfois rattaché à une autre réservation que celle pour laquelle l'invité s'est enregistré. Pour le repérer, examinez les autres réservations de l'invité, ainsi que toute réservation aux dates qui se chevauchent, à la recherche d'une entrée Online check-in details portant le nom de cet invité. Si vous trouvez les données sur la mauvaise réservation, ou si vous ne les trouvez nulle part alors que l'invité a vu la confirmation, cela ne peut être corrigé que par notre équipe du service client : contactez-la avec le Booking ID (voir « Toujours bloqué ? » plus bas). Ne demandez pas à l'invité de renvoyer le formulaire entre-temps, pour la même raison que ci-dessus.

Vous avez besoin des données sous forme de fichier ou pour les autorités

Utilisez Save Changes TXT ou Save Changes PDF dans la section Online check-in details pour télécharger le dossier, par exemple pour l'archiver au titre des règles locales de déclaration. Si vous utilisez une intégration de déclaration comme AVS ou Feratel, la réservation affiche en plus une commande Registration form update qui pré-remplit le formulaire de déclaration à partir des données d'enregistrement transmises.

Une réserve concernant les rapports : les données recueillies par l'enregistrement (comme la nationalité) s'exportent par réservation en TXT ou PDF, pas sous forme de colonne dans votre liste de réservations. Si vous avez besoin d'une valeur telle que la nationalité dans un tableau, saisissez-la vous-même dans le champ Adresse de la réservation, qui s'exporte bien comme colonne ; elle n'y est pas copiée automatiquement. Voir Comment exporter ma liste de réservations (CSV, Excel ou PDF) ?.

Vérifier que c'est réglé

Quand vous ouvrez la réservation, la carte de l'invité affiche l'entrée Online check-in details, Modifier ouvre le dossier complet avec chaque invité et chaque champ attendus, et l'export TXT ou PDF se télécharge avec les mêmes données.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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