Comment configurer l'enregistrement en ligne pour vos invités ?

Avec l'enregistrement en ligne, vos invités saisissent leurs informations en ligne avant d'arriver, au lieu de remplir des papiers à la porte. À vous de décider lesquelles : le formulaire est entièrement personnalisable et couvre en général les données personnelles, l'adresse et les informations de la pièce d'identité, plus tout ce que vous demandez à vos invités. Vous concevez le formulaire une fois, Smoobu crée un lien de check-in unique pour chaque réservation, et les données transmises arrivent sur la réservation dans Smoobu.

Avant de commencer

Ce qu'il vous faut avant que le lien de check-in puisse atteindre vos invités :

Au moins un modèle de message automatique, car le lien de check-in est envoyé via vos modèles de message ; voir Comment configurer des messages automatiques pour vos invités ?.

Un seul formulaire pour tout votre compte

Le formulaire d'enregistrement en ligne vaut pour tout le compte, pas par propriété. Les champs que vous activez s'appliquent au formulaire de check-in de chaque propriété. Si vos propriétés se trouvent dans des pays différents, concevez le formulaire selon les règles les plus strictes de votre portefeuille ; les invités des autres propriétés rempliront simplement un ou deux champs de plus. Il n'existe pas de jeux de champs prêts à l'emploi par pays : vous choisissez chaque champ vous-même.

Étapes

Allez dans Expérience > Check-in en ligne.
Basculez l'option en haut sur Activé.
Dans la section Client principal, cochez la case à côté de chaque champ que le premier invité doit remplir. Les champs sont regroupés en informations personnelles (nom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, profession), adresse, données de la pièce d'identité (type de pièce, numéro, dates) et autres (raison de la visite, nombre de voyageurs supplémentaires, numéro fiscal, numéro d'identification de l'entreprise, pièce jointe pour une copie de la pièce d'identité, et signature).
Pour chaque champ coché, réglez l'option à côté sur Required ou Optional. Chaque champ dispose de ces deux commandes distinctes : la case décide si le champ apparaît, l'option décide si l'invité peut le sauter. Par défaut, le prénom et le nom sont activés et obligatoires.
Répétez les deux étapes dans la section Clients supplémentaires pour toute personne au-delà du premier invité. Le jeu de champs est un peu plus réduit (pas de signature ni de raison de la visite). Cette section possède aussi une option Require all travellers : activez-le et le premier invité ne peut pas envoyer le formulaire sans saisir chaque voyageur.
Pour demander quelque chose que Smoobu ne propose pas comme champ standard, cliquez sur Add custom field et donnez-lui un Label (ce que voit l'invité), un Placeholder (texte d'exemple dans la case) et un réglage Required ou Optional. Champs personnalisés fréquents : plaque d'immatriculation, heure d'arrivée estimée, allergies.
Rédigez une courte Description en bas. Elle apparaît en haut de la page de check-in de l'invité ; en deux ou trois phrases, expliquez pourquoi vous avez besoin de ces données, par exemple une obligation légale d'enregistrement.
Cliquez sur Sauvegarder.

Envoyer le lien de check-in à vos invités

Le lien part via vos modèles de message. Dans Expérience > Communication, ouvrez le modèle qui doit le porter (la plupart des hôtes prennent la confirmation de réservation ou un message d'arrivée) et insérez la balise [onlineCheckInLink] dans le texte. Smoobu la remplace par le lien unique de chaque réservation au moment de l'envoi. La balise générique [onlineCheckInLink] ouvre le formulaire dans la langue du navigateur de l'invité, lorsqu'elle est disponible. Les balises spécifiques à une langue [onlineCheckInLinkEN], [onlineCheckInLinkDE], [onlineCheckInLinkIT], [onlineCheckInLinkNL], [onlineCheckInLinkES], [onlineCheckInLinkFR] et [onlineCheckInLinkPT] forcent l'ouverture du formulaire dans cette langue, quelle que soit la langue du navigateur de l'invité. Utilisez la balise générique dans la plupart des cas, et une balise spécifique à une langue seulement lorsque vous voulez fixer volontairement la langue du formulaire. La configuration des modèles est traitée dans Comment configurer des messages automatiques pour vos invités ?.

Deux choses à savoir sur le lien : il expire 30 jours après sa création, et il cesse de fonctionner dès que l'invité a envoyé le formulaire. Pour les réservations faites longtemps à l'avance, envoyez le lien plus près de l'arrivée, ou renvoyez-en un nouveau depuis la réservation.

Ce que voit votre invité

L'invité ouvre son lien unique et voit votre Description en haut, suivie des champs que vous avez activés. La Description s'affiche exactement comme vous l'avez écrite et n'est pas traduite : chaque invité voit le même texte, quelle que soit la langue dans laquelle s'ouvre le formulaire ; rédigez-la donc dans la ou les langues que comprennent la plupart de vos invités. L'invité saisit ses informations, ajoute les autres voyageurs si vous avez activé la section Clients supplémentaires, puis envoie. Après l'envoi, il voit une confirmation que ses informations vous ont été transmises. Le formulaire ne peut être envoyé qu'une fois : l'invité ne peut pas le rouvrir ensuite pour consulter ou corriger ses saisies. Si quelque chose doit être corrigé plus tard, vous le faites sur la réservation ; voir Vous ne trouvez pas les données d'enregistrement de votre invité.

Ce que vous recevez en retour

Les données transmises arrivent sur la page de détail de la réservation. Le nom, l'e-mail, la langue et l'adresse de l'invité sont mis à jour sur la réservation, et une section Online check-in details apparaît dans la Guest card : elle affiche le nom de l'invité, avec un bouton Modifier et des exports TXT et PDF pour vos archives ; l'enregistrement complet s'ouvre derrière Modifier. Où apparaît chaque donnée, et que faire quand vous ne la trouvez pas, est traité dans Vous ne trouvez pas les données d'enregistrement de votre invité.

Vous pouvez aussi vous envoyer, ou envoyer à l'invité, un message dès qu'un formulaire arrive : le déclencheur Online check-in completion dans la Communication se déclenche quand le premier invité envoie le formulaire.

Vérifiez que ça a fonctionné

Saisissez une réservation de test avec vous-même comme invité et laissez votre modèle envoyer le lien de check-in (ou copiez-le depuis la réservation). Ouvrez le lien, envoyez le formulaire, puis ouvrez la réservation dans Smoobu : la section Online check-in details apparaît dans la Guest card avec les données que vous avez saisies.

Problèmes fréquents

Le lien de check-in ne fonctionne pas pour l'invité

Le lien est à usage unique et expire après 30 jours : un lien ancien ou déjà envoyé cesse donc de fonctionner. Pour toutes les causes et solutions, voir Le formulaire d'enregistrement ne s'ouvre pas ou ne s'envoie pas.

L'e-mail de fin de check-in est arrivé, mais tout le monde n'a pas fait son check-in

Le déclencheur de fin se déclenche dès que le premier invité envoie ; il n'attend pas les autres voyageurs. Si vous avez besoin que chaque voyageur soit enregistré, activez l'option Require all travellers dans la section Clients supplémentaires du formulaire (étape 5) : le formulaire ne passe alors que lorsque chaque voyageur est saisi. Il reste utile de vérifier l'enregistrement sur la réservation avant l'arrivée.

Vous avez besoin de la nationalité des invités dans vos exports de réservations

Le formulaire de check-in peut collecter la nationalité (activez-la sous les informations personnelles), mais l'enregistrement transmis vit sur chaque réservation et s'exporte en fichier TXT ou PDF, pas en colonne dans l'export de votre liste de réservations. Si vous avez besoin de la nationalité dans un tableur, saisissez-la aussi vous-même dans le champ Adresse de la réservation, qui s'exporte bien en colonne ; elle n'y est pas copiée automatiquement.

Votre juridiction exige une transmission automatique aux autorités

L'enregistrement en ligne de Smoobu collecte les données, mais ne les transmet pas pour vous aux plateformes des autorités ou de la police ; cette étape de transmission vous revient. Si votre marché exige une déclaration électronique automatique (par exemple l'enregistrement des invités en Espagne ou en Italie), un outil partenaire distinct comme Chekin ou Check-in Scan peut s'en charger. Ce sont des produits partenaires payants, avec leur propre configuration, connectés via le Marketplace de Smoobu, et ils ne sont pas la même chose que l'enregistrement en ligne de Smoobu ; consultez le centre d'aide du partenaire pour son guide d'installation.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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