Come imposto il check-in online per i miei ospiti?

Con il check-in online, i tuoi ospiti inseriscono i loro dati online prima di arrivare, invece di compilare moduli cartacei alla porta. Quali dati lo decidi tu: il modulo è personalizzabile e di solito copre dati personali, indirizzo e informazioni del documento, più tutto ciò che chiedi ai tuoi ospiti. Progetti il modulo una volta sola, Smoobu crea un link di check-in unico per ogni prenotazione, e i dati inviati finiscono sulla prenotazione in Smoobu.

Prima di iniziare

Ti serve questo prima che il link di check-in possa raggiungere i tuoi ospiti:

• Almeno un modello di messaggio automatico, perché il link di check-in si invia tramite i tuoi modelli di messaggio; vedi Come imposto messaggi automatici per i miei ospiti?.

Un unico modulo per tutto il tuo account

Il modulo di check-in online è per tutto l'account, non per singolo alloggio. I campi che attivi si applicano al modulo di check-in di ogni alloggio. Se hai alloggi in Paesi diversi, progetta il modulo per le regole più severe del tuo portafoglio; gli ospiti degli altri alloggi compilano semplicemente un campo o due in più. Non ci sono set di campi già pronti per Paese: ogni campo lo scegli tu.

Passaggi

1. Vai su Accoglienza > Check-in online.
2. Imposta l'opzione in alto su Enabled.
3. Nella sezione Capo gruppo, spunta la casella accanto a ogni campo che l'ospite principale deve compilare. I campi sono raggruppati in Informazioni personali (nome, genere, data e luogo di nascita, nazionalità, occupazione), Posizione (indirizzo), Informazioni sul documento (tipo di documento, numero, date) e Altro (motivo della visita, numero di ospiti aggiuntivi, codice fiscale, numero di identificazione dell'azienda, allegato per una copia del documento e firma).
4. Per ogni campo spuntato, imposta l'opzione accanto su Required o Optional. Ogni campo ha questi due controlli separati: la casella decide se il campo compare, l'opzione decide se l'ospite può saltarlo. Per impostazione predefinita, Nome e Cognome sono attivi e obbligatori.
5. Ripeti i due passaggi nella sezione Aggiungi ospiti per tutti gli ospiti oltre a quello principale. Il set di campi è un po' più ridotto (senza firma né motivo della visita). Questa sezione ha anche un'opzione Require all travellers: attivala e l'ospite principale non può inviare il modulo senza inserire ogni viaggiatore.
6. Per chiedere qualcosa che Smoobu non offre come campo standard, clicca su Aggiungi campo personalizzato e dagli un Etichetta (ciò che vede l'ospite), un Segnaposto (testo di esempio nella casella) e un'impostazione Required o Optional. Campi personalizzati tipici: targa dell'auto, orario di arrivo stimato, allergie.
7. Scrivi in fondo una breve Description. Compare in cima alla pagina di check-in dell'ospite; con due o tre frasi, spiega perché ti servono i dati, per esempio un obbligo legale di registrazione.
8. Salva.

Invia il link di check-in ai tuoi ospiti

Il link parte tramite i tuoi modelli di messaggio. In Accoglienza > Comunicazione, apri il modello che deve portarlo (la maggior parte degli host usa la conferma di prenotazione o un messaggio di arrivo) e inserisci il segnaposto [onlineCheckInLink] nel testo. Smoobu lo sostituisce con il link unico di ogni prenotazione quando il messaggio parte. Il segnaposto generico [onlineCheckInLink] apre il modulo nella lingua del browser dell'ospite, dove supportata. I segnaposto per lingua [onlineCheckInLinkEN], [onlineCheckInLinkDE], [onlineCheckInLinkIT], [onlineCheckInLinkNL], [onlineCheckInLinkES], [onlineCheckInLinkFR] e [onlineCheckInLinkPT] forzano il modulo ad aprirsi in quella lingua, qualunque sia la lingua del browser dell'ospite. Usa il segnaposto generico quasi sempre, e uno per lingua solo quando vuoi fissare di proposito la lingua del modulo. La configurazione dei modelli è spiegata in Come imposto messaggi automatici per i miei ospiti?.

Due cose da sapere sul link: scade 30 giorni dopo che è stato creato, e smette di funzionare una volta che l'ospite ha inviato il modulo. Per le prenotazioni fatte con molto anticipo, invia il link più vicino all'arrivo, oppure inviane uno nuovo dalla prenotazione.

Cosa vede il tuo ospite

L'ospite apre il suo link unico e vede in cima la tua Description, seguita dai campi che hai attivato. La Description è mostrata esattamente come l'hai scritta e non viene tradotta: ogni ospite vede lo stesso testo, qualunque sia la lingua in cui si apre il modulo, quindi scrivila nella lingua o nelle lingue che capisce la maggior parte dei tuoi ospiti. L'ospite compila i suoi dati, aggiunge gli altri viaggiatori se hai attivato la sezione Additional guests, e invia. Dopo l'invio, vede una conferma che i suoi dati ti sono stati inviati. Il modulo si può inviare una sola volta: l'ospite non può riaprirlo dopo per vedere o correggere quello che ha inserito. Se qualcosa va corretto più tardi, lo correggi tu sulla prenotazione; vedi Non trovi i dati di check-in del tuo ospite.

Cosa ricevi indietro

I dati inviati finiscono sulla pagina di dettaglio della prenotazione. Il nome, l'e-mail, la lingua e l'indirizzo dell'ospite si aggiornano sulla prenotazione, e nella Guest card compare una sezione Online check-in details con il nome dell'ospite, un pulsante Modifica ed esportazioni in TXT e PDF per il tuo archivio; il record completo si apre dietro Modifica. Dove compare ogni dato, e cosa fare quando non lo trovi, è spiegato in Non trovi i dati di check-in del tuo ospite.

Puoi anche far inviare un messaggio a te o all'ospite quando arriva un modulo: il trigger Online check-in completion in Comunicazione parte quando l'ospite principale invia il modulo.

Verifica che abbia funzionato

Inserisci una prenotazione di prova con te stesso come ospite e lascia che il tuo modello invii il link di check-in (oppure copialo dalla prenotazione). Apri il link, invia il modulo, poi apri la prenotazione in Smoobu: nella Guest card compare la sezione Online check-in details con i dati che hai inserito.

Problemi frequenti

Il link di check-in non funziona per l'ospite

Il link è monouso e scade dopo 30 giorni, quindi un link vecchio o già inviato smette di funzionare. Per tutte le cause e le soluzioni, vedi Il modulo di check-in non si apre o non si invia.

L'e-mail di completamento è arrivata, ma non tutti hanno fatto il check-in

Il trigger di completamento parte appena l'ospite principale invia; non aspetta gli ospiti aggiuntivi. Se ti serve che ogni viaggiatore sia registrato, attiva l'opzione Require all travellers nella sezione Additional guests del modulo (passaggio 5): il modulo passa allora solo quando ogni viaggiatore è inserito. Conviene comunque controllare il record sulla prenotazione prima dell'arrivo.

Ti serve la nazionalità degli ospiti nelle esportazioni delle prenotazioni

Il modulo di check-in può raccogliere la nazionalità (attivala in Informazioni personali), ma il record inviato vive su ogni prenotazione e si esporta come file TXT o PDF, non come colonna nell'esportazione del tuo elenco prenotazioni. Se ti serve la nazionalità in un foglio di calcolo, inseriscila anche tu stesso nel campo dell'indirizzo della prenotazione, che invece si esporta come colonna; lì non viene copiata da sola.

La tua giurisdizione richiede l'invio automatico alle autorità

Il check-in online di Smoobu raccoglie i dati, ma non li invia per te alle piattaforme del governo o della polizia; quel passaggio di invio è a carico tuo. Se il tuo mercato richiede un invio elettronico automatico (per esempio la registrazione degli ospiti in Spagna o in Italia), uno strumento partner a parte, come Chekin o Check-in Scan, può occuparsi dell'invio. Sono prodotti partner a pagamento, con una loro configurazione, collegati tramite il Marketplace di Smoobu, e non sono la stessa cosa del check-in online di Smoobu; vedi la guida di configurazione nel centro assistenza del partner stesso.

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Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.