Come imposto messaggi automatici per i miei ospiti?

Smoobu può scrivere ai tuoi ospiti al posto tuo: una conferma quando prenotano, i dettagli del check-in qualche giorno prima dell'arrivo, una richiesta di recensione dopo la partenza. Scrivi un modello di messaggio una volta sola e scegli a quale evento è legato e quando deve partire. Smoobu lo invia poi per ogni prenotazione che corrisponde.

Prima di iniziare

Prepara questo prima di creare il tuo primo modello:

• Il tuo indirizzo del mittente, mostrato in alto nella pagina Comunicazione. Per impostazione predefinita le tue e-mail partono dal tuo alias @host.smoobu.com, e le risposte degli ospiti tornano in Smoobu. Per inviare invece dal tuo indirizzo, vedi Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?.

Crea un messaggio automatico

1. In Smoobu, vai su Accoglienza > Comunicazione.
2. Clicca su Nuovo modello. L'editor si apre con quattro sezioni. Per partire da un testo già pronto invece che da un modello vuoto, clicca su Scegli un modello iniziale e scegline uno.
3. Apri Ambito e scegli le Proprietà e i Portali a cui si applica il modello. Lasciali su Tutte le strutture e Tutti i portali per inviarlo per ogni prenotazione.
4. Apri Messaggio e scegli il Destinatario: Ospite, Titolare dell’account (l'indirizzo e-mail del tuo account Smoobu) oppure Altro destinatario. Con Altro destinatario inserisci un indirizzo in Recipient email, per esempio quello della tua addetta alle pulizie.
5. Per mandare una copia anche a qualcun altro, clicca sul + accanto a Destinatario e inserisci il suo indirizzo. Puoi aggiungere fino a 10 copie, oltre al destinatario principale. Le copie partono sempre in Bcc, quindi l'ospite non vede gli indirizzi che metti in copia.
6. Inserisci un Subject e scrivi il Messaggio. Clicca su Variabili dell’oggetto o su Variabili del messaggio sopra il campo per inserire dati della prenotazione che si compilano da soli per ogni ospite, per esempio [firstGuestName], [apartment], [arrivalDate] e [onlineCheckInLink]. I segnaposto del check-in online, della Guida per gli ospiti e delle integrazioni dei partner compaiono nell'elenco solo mentre quella funzione o integrazione è attiva: se Smoobu Online Check-in è disattivato, [onlineCheckInLink] non è nell'elenco.
7. Apri Trigger, tempistica e regole e scegli l'Evento a cui è legato il messaggio. Trovi la spiegazione di ogni evento nella sezione successiva.
8. In Quando inviare, scegli Giorni (da 0 a 30), Quando (per esempio Prima dell’arrivo) e in Ora la fascia oraria in cui parte il messaggio. Per Prenotazione registrata, Cancellazione, Check-in online completato (solo Smoobu Online Check-in, Stellar e Chekin) e Acquisto aggiuntivo questi campi sono disattivati, perché quei messaggi partono nel momento in cui si verifica l'evento.
9. Facoltativo: attiva una delle Condizioni aggiuntive di invio, per esempio per inviare il messaggio solo dopo che il check-in online è stato completato.
10. Facoltativo: apri Allegati e clicca su Upload file per aggiungere un file, per esempio il regolamento della casa in PDF.
11. Clicca su Save.

Verifica che abbia funzionato

Il modello compare nell'elenco dei modelli nella pagina Comunicazione con il suo trigger, i portali, le lingue e il destinatario, e nel menu a tendina Modello quando scrivi a un ospite da una prenotazione. Vale anche per le prenotazioni che hai già: per ogni prenotazione il cui momento di invio è ancora futuro, Smoobu programma subito il messaggio. Apri una di queste prenotazioni e lo vedi in Messaggi da inviare. Per una prova completa, inserisci una prenotazione con il tuo indirizzo e-mail come ospite (Inserire una prenotazione diretta o bloccare le date manualmente) e controlla che l'e-mail arrivi. Per disattivare un messaggio più avanti, o per fermare un singolo invio su una prenotazione, vedi Come disattivo o metto in pausa i messaggi automatici?.

Scegli l'evento che fa partire il messaggio

Con Evento decidi a cosa è legato un modello:

• Prenotazione registrata: una prenotazione arriva in Smoobu.
• Arrivo: la data di check-in dell'ospite.
• Partenza: la data di check-out dell'ospite.
• Cancellazione: una prenotazione viene cancellata.
• Check-in online completato (solo Smoobu Online Check-in, Stellar e Chekin): l'ospite invia il modulo di Smoobu Online Check-in, di Chekin o di Stellar. Nell'elenco dei modelli questo evento compare come Check-in online completato. Vedi Come imposto il check-in online per i miei ospiti?.
• Acquisto aggiuntivo: l'ospite acquista un extra nella Guida per gli ospiti. Vedi Come vendo extra e servizi tramite la Guida per ospiti?.
• Solo invio manuale: non parte nulla in automatico. Se imposti questo evento su un modello esistente, i messaggi che aveva già programmato sulle prenotazioni vengono rimossi. Il modello resta pronto perché tu lo invii a mano da una prenotazione, e le risposte suggerite dall'IA possono usarlo come contesto (Come uso le risposte suggerite dall'IA per i messaggi degli ospiti?).

Con Arrivo e Partenza puoi inviare fino a 30 giorni prima o dopo la data. Alcuni canali limitano i messaggi dopo il check-out: Booking.com ti permette di scrivere a un ospite dalla prenotazione fino a 7 giorni dopo la partenza, e se l'ospite ti scrive riguardo alla prenotazione in quel periodo, hai altri 14 giorni. Programma quindi i messaggi di partenza per gli ospiti di Booking.com entro questo periodo. Prenotazione registrata, Cancellazione, Check-in online completato (solo Smoobu Online Check-in, Stellar e Chekin) e Acquisto aggiuntivo partono nel momento in cui si verifica l'evento, quindi per questi non puoi impostare un ritardo.

Invia solo quando la prenotazione soddisfa delle condizioni

In Condizioni aggiuntive di invio (facoltativo) ogni condizione ha il suo interruttore, e sullo stesso modello puoi combinarne diverse:

• Aggiungi fattura: allega la fattura della prenotazione. Il messaggio parte solo se al momento dell'invio la fattura esiste già; altrimenti non viene inviato affatto. Questa condizione non è disponibile per un messaggio Prenotazione registrata inviato lo stesso giorno.
• Invia il modello anche se l’evento è già passato: invia il messaggio anche quando la prenotazione arriva dopo il suo momento di invio, per esempio un messaggio "2 giorni prima dell'arrivo" per un ospite che prenota il giorno stesso dell'arrivo. Questo interruttore non c'è per un messaggio Arrivo impostato su 0 giorni, che parte il giorno dell'arrivo. A quel messaggio non serve: parte comunque anche quando un ospite prenota dopo il suo momento di invio.
• Stato del check-in online (solo Smoobu Online Check-in, Stellar e Chekin): scegli Invia solo se il check-in online è compilato oppure Inviare solo se il check-in online non è stato completato.
• Stato del pagamento (in base al fatto che la prenotazione sia stata contrassegnata manualmente come pagata): scegli Inviare solo se la prenotazione è contrassegnata come pagata. oppure Inviare solo se la prenotazione non è contrassegnata come pagata.
• Durata della prenotazione: invia il messaggio solo se la prenotazione dura più del numero di notti che imposti.

Invia il messaggio nella lingua del tuo ospite

Il primo messaggio che scrivi, nella scheda Predefinito, va a ogni ospite che non ha una lingua impostata e a ogni ospite la cui lingua non hai aggiunto. Per aggiungere una lingua, clicca su Aggiungi una lingua e sceglila. Ogni lingua ha la sua scheda, con oggetto e messaggio propri. Quale versione riceve un ospite lo decide il campo Lingua della prenotazione: le prenotazioni dai portali arrivano di solito con il campo già compilato, mentre per le prenotazioni dirette lo imposti tu quando inserisci o modifichi la prenotazione. Scrivi la versione Predefinito nella lingua locale del tuo alloggio e aggiungi lingue man mano che ti servono. Se in seguito modifichi la versione Predefinito, Smoobu mostra Traduzioni potenzialmente non aggiornate, perché le altre versioni linguistiche potrebbero non corrispondere più. Clicca su Controlla le traduzioni per verificarle e aggiornarle se necessario.

Vuoi che sia Smoobu a tradurre una versione? Clicca sull'icona di traduzione accanto ad Aggiungi una lingua. Il testo tradotto è contrassegnato con Translated with AI: rileggilo prima di salvare. La traduzione con l'IA è disponibile per inglese, tedesco, francese, spagnolo, italiano, portoghese, olandese, polacco, greco e russo, e l'elenco delle lingue mostra quali lingue non copre. Per le traduzioni dei modelli vale un limite di 30.000 caratteri al giorno, separato da quello per tradurre i messaggi degli ospiti nella tua casella (Come traduco i messaggi degli ospiti con l'IA?).

Aggiungi allegati a un modello

Apri Allegati e clicca su Upload file. Un modello può contenere fino a 5 file, ognuno in formato PDF, JPG o PNG e di massimo 1 MB. Gli stessi allegati partono con ogni versione di lingua. Se ogni lingua ha bisogno di un file suo, duplica il modello e dai a ogni copia la sua lingua e il suo allegato.

Upload file non è disponibile finché Airbnb è tra i portali del modello, e anche quando il modello è impostato su Tutti i portali. Per aggiungere allegati, apri Ambito e scegli tu i portali, senza Airbnb. Se aggiungi Airbnb a un modello che ha già degli allegati, compare un avviso.

Duplica un modello

Nell'elenco dei modelli nella pagina Comunicazione, clicca sull'icona Duplica nella riga del modello. Smoobu apre una copia con lo stesso messaggio e gli stessi portali, allegati e impostazioni. La copia viene memorizzata solo quando la salvi.

Dai un formato alle tue e-mail

Clicca su HTML / Editor avanzato sotto il messaggio per aggiungere formattazione come titoli, grassetto, colori e link. Per tornare indietro, clicca su Switch to plain text editor.

HTML / Editor avanzato non è disponibile finché Airbnb o Booking.com è tra i portali del modello, e anche quando il modello è impostato su Tutti i portali. Per formattare un modello, apri Ambito e scegli tu i portali, senza Airbnb e Booking.com. Se aggiungi Airbnb o Booking.com a un modello che usa già la formattazione, un avviso ti chiede di rimuovere la formattazione o di duplicare il modello. La soluzione più pulita sono due modelli: uno formattato per le tue prenotazioni dirette e dal sito web, e una copia in testo semplice per Airbnb e Booking.com. Le e-mail formattate possono comunque arrivare con caratteri irregolari o con la spaziatura tra le righe persa, quindi tieni la formattazione semplice. Per sapere come i messaggi arrivano agli ospiti di Airbnb e Booking.com, vedi Come funzionano i messaggi con Airbnb e Booking.com?.

Invia un promemoria di pagamento per il saldo dovuto

Per ricordare agli ospiti un saldo aperto, scrivi un modello che usa il segnaposto [rest]: compila il prezzo totale meno l'acconto, così l'ospite vede esattamente quanto resta da pagare. Aggiungi [stripePaymentLink] per includere un link di pagamento per quell'importo; come funziona il link è spiegato in Inviare un link di pagamento o addebitare il saldo. Attiva Stato del pagamento (in base al fatto che la prenotazione sia stata contrassegnata manualmente come pagata) e scegli Inviare solo se la prenotazione non è contrassegnata come pagata. Questa condizione guarda solo lo stato di pagamento sulla prenotazione, e Smoobu non lo imposta per te. Contrassegna tu ogni prenotazione come pagata quando arriva il denaro, altrimenti l'ospite riceve comunque il promemoria.

Problemi frequenti

Un ospite dell'ultimo minuto non ha ricevuto il tuo messaggio

Se la prenotazione è arrivata dopo che il momento di invio del messaggio era già passato (un messaggio "3 giorni prima dell'arrivo", con prenotazione fatta 1 giorno prima dell'arrivo), Smoobu salta l'invio, a meno che non sia attivato Invia il modello anche se l’evento è già passato. Attivalo su ogni messaggio che un ospite deve ricevere sempre.

Una prenotazione che avevi già non ha ricevuto un nuovo modello

Un modello nuovo o modificato vale anche per le prenotazioni che esistono già, purché il suo momento di invio per quella prenotazione sia ancora futuro: Smoobu programma subito il messaggio, che compare in Messaggi da inviare sulla prenotazione. Se il momento di invio per una prenotazione era già passato quando hai salvato il modello, quella prenotazione non riceve il messaggio. Invialo invece a mano a quell'ospite dalla prenotazione.

Il tuo modello non compare nel menu a tendina Modello della prenotazione

Lì compaiono solo i modelli che hai salvato. Crea e salva prima il modello in Accoglienza > Comunicazione, e allora compare nel menu a tendina. Per un modello che vuoi inviare solo a mano puoi usare l'evento Solo invio manuale.

Un messaggio con la fattura non è partito

Con Aggiungi fattura attivato, Smoobu invia il messaggio solo se al momento dell'invio la fattura della prenotazione esiste già. Se fino ad allora non è stata creata nessuna fattura, il messaggio non viene inviato affatto, nemmeno senza l'allegato. Crea la fattura prima del momento di invio, oppure programma il messaggio per un giorno circa dopo la prenotazione. È anche per questo che Aggiungi fattura non va bene per una conferma di prenotazione.

Usa i modelli con Aggiungi fattura attivato per le tue prenotazioni dirette e da sito web. Chi prenota tramite un portale paga e riceve la fattura dal portale stesso, quindi mandargli anche la tua fattura crea solo confusione. La fattura viene allegata sia che l'e-mail parta dal tuo alias @host.smoobu.com sia che passi dal tuo server di posta (Come invio messaggi dal mio indirizzo e-mail?).

Un ospite che aveva già pagato ha ricevuto un promemoria di pagamento

I promemoria di pagamento si basano sullo stato di pagamento della prenotazione, e Smoobu non lo imposta per te. I modelli che nel vecchio editor usavano Promemoria per il pagamento ora usano Stato del pagamento (in base al fatto che la prenotazione sia stata contrassegnata manualmente come pagata) con Inviare solo se la prenotazione non è contrassegnata come pagata. Una prenotazione che non hai contrassegnato come pagata riceve il promemoria, anche se l'ospite ha già pagato. Contrassegna ogni prenotazione come pagata appena arriva il denaro.

HTML / Editor avanzato o Upload file è disattivato

HTML / Editor avanzato non è disponibile finché Airbnb o Booking.com è tra i portali del modello, e Upload file non è disponibile finché c'è Airbnb. Tutti i portali li include entrambi, quindi blocca anche entrambi i pulsanti. Apri l'Ambito del modello e scegli tu i portali, lasciando fuori quelli, oppure duplica il modello e tieni una versione semplice per quei portali.

Un codice della porta o un link di check-in è arrivato vuoto

I segnaposto dei codici della porta sono spesso ancora vuoti al momento della prenotazione, perché il partner della serratura non ha ancora generato il codice; inviare il messaggio più vicino all'arrivo di solito risolve. Vedi I codici della porta non compaiono nei tuoi messaggi. Se dai tuoi messaggi manca il link di check-in online, vedi Il link del check-in manca dai tuoi messaggi.

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Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.