Come stabilisco cosa può vedere e fare ogni membro del team?

Dopo aver invitato qualcuno sul tuo account Smoobu, decidi con precisione cosa può vedere e modificare. Smoobu non usa ruoli fissi come "admin" o "sola lettura". Scegli invece con quali dei tuoi alloggi ogni persona può lavorare, e cosa può farci con prenotazioni, prezzi, dati degli ospiti, messaggi e notifiche del team. Questo articolo spiega il modello e propone quattro configurazioni tipiche. Per creare l'account in primo luogo, parti da Come creo account assistente per il team delle pulizie e i miei collaboratori?.

Prima di iniziare

Devi aver già invitato la persona sul tuo account. Vedi Come creo account assistente per il team delle pulizie e i miei collaboratori?.

Come funzionano le autorizzazioni di Smoobu

Non ci sono ruoli predefiniti da scegliere. Costruisci l'accesso che vuoi a partire da due scelte:

• Con quali alloggi la persona può lavorare. Scegli i singoli alloggi, oppure, se usi le etichette sul tuo account, puoi condividere in una volta ogni alloggio che porta una certa etichetta. L'opzione delle etichette compare solo dopo che hai creato delle etichette. Vedi Raggruppa un alloggio e le sue unità secondarie per evitare le doppie prenotazioni per raggruppare gli alloggi.
• Cosa può fare, impostato per categoria. Smoobu ha nove categorie di accesso: prenotazioni, dettagli della prenotazione (orari di arrivo e partenza), nomi degli ospiti, contatti degli ospiti, prezzi, note, notifiche, messaggi e il calendario delle tariffe (prezzo e notti minime). Ogni categoria è impostata su nessun accesso o lettura; prenotazioni, messaggi e calendario delle tariffe si possono impostare anche su scrittura, così la persona può modificare e non solo consultare.

Scegli gli alloggi e imposti queste categorie per ogni membro del team nella schermata Permessi.

Imposta l'accesso di un membro del team

1. Clicca sulla tua icona del profilo in alto a destra, poi clicca su Permessi.
2. Trova la persona nella tua lista del team e apri le sue autorizzazioni.
3. In Seleziona proprietà, scegli gli alloggi a cui deve avere accesso.
4. Per ogni categoria, imposta il suo livello: nessun accesso, lettura o scrittura dove la categoria lo consente.
5. Salva.

Verifica che abbia funzionato

Il membro del team compare nella tua lista Permessi con l'accesso che hai impostato. Chiedigli di accedere e di confermare che vede ciò che hai permesso e non vede ciò che non hai permesso.

Quattro configurazioni che coprono la maggior parte dei team

• Un co-host che gestisce la quotidianità. Fagli vedere e modificare le prenotazioni, rispondere ai messaggi degli ospiti e modificare i prezzi, e fagli vedere i dati degli ospiti. Può gestire l'alloggio quasi come te.
• Un addetto alle pulizie che deve conoscere i cambi di ospite. Fagli vedere solo le prenotazioni e gli orari di arrivo e partenza. Nascondi prezzi, contatti degli ospiti e note. Vede quando pulire e nient'altro.
• Un commercialista che gestisce i conti. Fagli vedere prenotazioni e prezzi, e nascondi tutto ciò che è operativo. Ha il quadro finanziario senza i dati degli ospiti.
• Un property manager che gestisce la comunicazione con gli ospiti. Come un co-host: può modificare prenotazioni e messaggi, vede i dati degli ospiti, con le notifiche attive per sapere delle nuove prenotazioni.

Le notifiche del team rispetto alle tue notifiche

Una delle cose che controlli per ogni membro del team è se quella persona riceve le notifiche delle prenotazioni. Così un co-host resta aggiornato mentre un addetto alle pulizie in sola lettura non viene sommerso di avvisi.

Questo è diverso dalle tue impostazioni di notifica. Per scegliere quali email e avvisi Smoobu invia a te, vedi Scegli quali notifiche Smoobu ti invia. Questo articolo copre solo le notifiche che attivi o disattivi per gli altri membri del team.

Rimuovi un membro del team

Quando qualcuno se ne va, apri Permessi, trovalo e rimuovilo. Il suo accesso finisce subito. Se quella persona ha mai avuto una delle tue chiavi API, revoca anche quella chiave: una chiave API continua a funzionare finché non la revochi, anche dopo che l'accesso della persona è sparito.

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Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.