Come creo account assistente per il team delle pulizie e i miei collaboratori?

Dai al tuo addetto alle pulizie, al co-host, al commercialista, al socio o a un proprietario un accesso proprio a Smoobu, invece di condividere la tua password. In Smoobu questi accessi si chiamano membri del team, e li crei dalla pagina Permessi invitando un indirizzo email. Questo articolo spiega come creare l'account e dargli un livello di accesso iniziale. Per regolare nel dettaglio cosa ogni persona può vedere e fare, vedi Come stabilisco cosa può vedere e fare ogni membro del team?.

Prima di iniziare

Ti servono queste cose prima di invitare qualcuno:

• Un indirizzo email della persona che inviti che non sia mai stato usato per registrarsi a Smoobu. Un indirizzo che ha già un account Smoobu (per esempio da una prova gratuita passata) non può accettare l'invito. Vedi il primo problema comune qui sotto.
• Una decisione su cosa deve fare quella persona. Un addetto alle pulizie che deve solo vedere i cambi di ospite ha bisogno di molto meno accesso di un co-host che risponde agli ospiti. Puoi cambiarlo in seguito.

Quanto costa un membro del team

Smoobu calcola il prezzo dell'accesso in base a ciò che la persona può fare, non a quante persone aggiungi:

• Gli account in sola lettura sono gratuiti e puoi aggiungerne quanti vuoi. Chi ha la sola lettura vede ciò che permetti ma non può cambiare nulla.
• Gli account con accesso in scrittura sono un componente aggiuntivo mensile a pagamento, un addebito per account, fatturato insieme al tuo abbonamento. Vedi Quanto costa Smoobu? Piani e prezzi spiegati per il prezzo attuale e per gli eventuali sconti annuali o biennali.
• Il piano Teams Pro + include 2 account con accesso in scrittura nel pacchetto, oltre al tuo accesso da titolare. Quindi il titolare più 2 membri del team possono avere l'accesso in scrittura. Vedi Quanto costa Smoobu? Piani e prezzi spiegati.
• Aggiungere un account con accesso in scrittura ti addebita subito. Nel momento in cui passi qualcuno all'accesso in scrittura, Smoobu aggiunge un importo proporzionale per il resto del periodo di fatturazione in corso.

Così un team delle pulizie di cinque persone, dove a tutti serve solo vedere il programma, non costa nulla: cinque account in sola lettura. Passa una persona all'accesso in scrittura solo quando serve davvero per un compito preciso.

Passaggi

1. Clicca sulla tua icona del profilo in alto a destra, poi clicca su Permessi.
2. Nel campo Email, scrivi l'indirizzo email della persona che inviti.
3. Clicca su Creare. La persona compare ora nella tua lista del team con lo stato Non ancora accettato.
4. Dai un livello di accesso iniziale sulla sua riga. Per un addetto alle pulizie, l'impostazione utile più leggera è: fagli vedere le prenotazioni e gli orari di arrivo e partenza, e nascondi tutto il resto. Per qualcosa di più dettagliato, apri Come stabilisco cosa può vedere e fare ogni membro del team?.
5. Di' alla persona di aspettare due email da Smoobu (prima un invito da accettare, poi un'email con la password) e di accettare da un computer, non dal telefono. La parte che spetta a lei è spiegata in Sono stato invitato su Smoobu: come configuro il mio account?.

L'invitato riceve due email, una dopo l'altra

Dopo che clicchi su Creare, Smoobu invia alla persona prima un'email: un invito con un semplice link da accettare (non un pulsante). Quando lo clicca, Smoobu apre una finestra che chiede al tuo nuovo assistente di accettare l'autorizzazione richiedendo un'email per reimpostare la password. Deve cliccare su Invia in quella finestra. Smoobu invia poi la seconda email, con il link per impostare la password. Deve completare entrambe, da un computer, prima di poter accedere. Finché non finisce, il suo stato resta Non ancora accettato. Puoi cambiare il suo accesso o eliminare l'invito in qualsiasi momento dalla stessa pagina Permessi.

Il link di accettazione spesso non si apre correttamente sul telefono, e l'invitato può finire su una schermata "Inizia periodo di prova" e creare per errore un account di prova separato invece di accettare. Di' alle persone di aprire l'invito da un computer.

Un'opzione più leggera per gli addetti alle pulizie: nessun accesso

Se a un addetto alle pulizie serve solo vedere quando gli ospiti arrivano e partono, non devi creare per forza un membro del team. Apri Configurazione > Proprietà, modifica l'alloggio e copia il suo URL di esportazione iCal. L'addetto si iscrive a quel link nella sua app di calendario e vede i cambi di ospite senza alcun accesso Smoobu da gestire.

Verifica che abbia funzionato

• La persona compare nella tua lista Permessi con lo stato Non ancora accettato.
• Una volta che completa entrambe le email da un computer, quello stato cambia e la persona può accedere e vedere esattamente ciò che hai permesso.

Problemi comuni

L'invito apre una pagina "create properties" invece di una schermata "set your password"

L'indirizzo email che hai invitato ha molto probabilmente già un account Smoobu, spesso da una vecchia prova gratuita. Smoobu non chiederà a quell'indirizzo di impostare una nuova password perché ne ha già una, quindi la persona finisce su una dashboard o su una pagina "create properties" e non riesce a entrare. Svuotare la cache o usare una finestra privata non aiuta. Invita invece un indirizzo email mai usato con Smoobu. Se deve essere proprio quello, contatta l'assistenza Smoobu, che può sistemare prima l'account esistente.

Il mio nuovo membro del team dice che il suo account non funziona e non riesce ad accedere

La causa più comune è che ha cliccato su Inizia periodo di prova nell'invito invece di accettare l'autorizzazione. Questo crea un account di prova separato sulla sua email, invece dell'accesso al tuo. Fagli annullare quella prova, poi invia di nuovo l'invito dalla tua pagina Permessi. Questa volta apre il link da un computer e clicca su Invia nella finestra di accettazione dell'autorizzazione. La guida completa per l'invitato è in Sono stato invitato su Smoobu: come configuro il mio account?.

Non riesco a cambiare l'email del mio account perché Smoobu dice che esiste già

Di solito quell'email è ancora collegata a un vecchio account di un membro del team che avevi creato con essa. Apri la tua lista Permessi, trova il membro del team che usa quell'indirizzo e rimuovilo. Poi cambia l'email del tuo account principale. Se non riesci a rimuoverlo da solo, contatta l'assistenza Smoobu, che può rimuoverlo per te.

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Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.