Statt an der Tür Formulare auszufüllen, tragen deine Gäste ihre Daten beim Online-Check-in schon vor der Ankunft online ein. Welche das sind, bestimmst du selbst: Das Formular ist frei anpassbar, meist geht es um persönliche Angaben, Adresse und Ausweisdaten, dazu alles Weitere, das du brauchst. Du richtest es einmal ein, danach erzeugt Smoobu für jede Buchung einen eigenen Check-in-Link. Die ausgefüllten Daten landen direkt auf der Buchung in Smoobu.
Bevor du loslegst
Das brauchst du, bevor der Check-in-Link deine Gäste erreichen kann:
- Mindestens eine automatische Nachrichtenvorlage, denn der Check-in-Link geht über deine Nachrichtenvorlagen raus; siehe Wie richte ich automatische Nachrichten an meine Gäste ein?.
Ein Formular für dein ganzes Konto
Es gibt nur ein Check-in-Formular, und es gilt für dein ganzes Konto statt pro Unterkunft. Jedes Feld, das du aktivierst, erscheint deshalb bei jeder Unterkunft. Hast du Unterkünfte in mehreren Ländern, richte das Formular nach den strengsten Regeln aus; an den übrigen Unterkünften füllen deine Gäste dann eben ein, zwei Felder mehr aus. Vorgefertigte Feldsätze pro Land gibt es nicht, du stellst dir jedes Feld selbst zusammen.
Schritte
- Gehe zu Gästeerlebnis > Online-Check-in.
- Stelle den Schalter oben auf Aktiviert.
- Hake im Abschnitt Hauptgast das Kästchen neben jedem Feld an, das der Hauptgast ausfüllen soll. Die Felder sind gruppiert in persönliche Angaben (Name, Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort, Nationalität, Beruf), Adresse, Ausweisdaten (Ausweisart, Nummer, Daten) und Sonstiges (Grund des Besuchs, Anzahl weiterer Gäste, Steuernummer, Handelsregisternummer, Anhang für eine Ausweiskopie und Unterschrift).
- Stelle für jedes angehakte Feld den Schalter daneben auf Required oder Optional. Jedes Feld hat diese zwei getrennten Steuerungen: Das Kästchen entscheidet, ob das Feld überhaupt auftaucht, der Schalter entscheidet, ob der Gast es überspringen darf. Vorname und Nachname sind standardmäßig an und erforderlich.
- Wiederhole beide Schritte im Abschnitt Weitere Gäste für alle über den Hauptgast hinaus. Der Feldsatz ist etwas kleiner (keine Unterschrift, kein Grund des Besuchs). Dieser Abschnitt hat außerdem einen Schalter Require all travellers: Schalte ihn ein, und der Hauptgast kann das Formular erst absenden, wenn er jeden Reisenden einträgt.
- Willst du etwas abfragen, das Smoobu nicht als Standardfeld anbietet, klicke auf Feld hinzufügen und gib ihm ein Etikett (was der Gast sieht), einen Platzhalter (Beispieltext im Feld) und die Einstellung Required oder Optional. Typische eigene Felder: Kfz-Kennzeichen, voraussichtliche Ankunftszeit, Allergien.
- Schreibe unten eine kurze Beschreibung. Dieser Text steht oben auf der Check-in-Seite des Gastes; sag in zwei, drei Sätzen, wofür du die Daten brauchst, zum Beispiel für eine gesetzliche Meldepflicht.
- Speichere.
Den Check-in-Link an deine Gäste senden
Der Link geht über deine Nachrichtenvorlagen raus. Öffne unter Gästeerlebnis > Kommunikation die Vorlage, die ihn tragen soll (die meisten Gastgeber nehmen die Buchungsbestätigung oder eine Ankunftsnachricht), und füge den Platzhalter [onlineCheckInLink] in den Text ein. Beim Versand ersetzt Smoobu ihn durch den eigenen Link jeder Buchung. Der allgemeine Platzhalter [onlineCheckInLink] öffnet das Formular in der Browsersprache des Gastes, sofern verfügbar. Die sprachspezifischen Platzhalter [onlineCheckInLinkEN], [onlineCheckInLinkDE], [onlineCheckInLinkIT], [onlineCheckInLinkNL], [onlineCheckInLinkES], [onlineCheckInLinkFR] und [onlineCheckInLinkPT] öffnen das Formular fest in dieser Sprache, egal welche Browsersprache der Gast hat. Nimm meist den allgemeinen Platzhalter und einen sprachspezifischen nur, wenn du die Sprache des Formulars bewusst festlegen willst. Wie du Vorlagen einrichtest, zeigt Wie richte ich automatische Nachrichten an meine Gäste ein?.
Zwei Dinge zum Link: Er läuft 30 Tage nach seiner Erstellung ab, und er funktioniert nicht mehr, sobald der Gast das Formular abgeschickt hat. Bei Buchungen mit langem Vorlauf schickst du den Link näher an der Ankunft, oder du verschickst einen frischen aus der Buchung heraus.
Was dein Gast sieht
Der Gast öffnet seinen eigenen Link und sieht oben deine Description, darunter die Felder, die du aktiviert hast. Die Description erscheint genau so, wie du sie geschrieben hast, und wird nicht übersetzt: Jeder Gast sieht denselben Text, egal in welcher Sprache sich das Formular öffnet, schreib sie also in der oder den Sprachen, die die meisten deiner Gäste verstehen. Der Gast trägt seine Daten ein, ergänzt die weiteren Reisenden, falls du den Abschnitt Weitere Gäste aktiviert hast, und schickt ab. Nach dem Absenden sieht er eine Bestätigung, dass seine Daten bei dir angekommen sind. Absenden lässt sich das Formular nur einmal: Danach kann der Gast es nicht erneut öffnen, um seine Einträge anzusehen oder zu ändern. Muss später etwas korrigiert werden, machst du das auf der Buchung; siehe Du findest die Check-in-Daten deines Gastes nicht.
Was du zurückbekommst
Die ausgefüllten Daten landen auf der Detailseite der Buchung. Name, E-Mail, Sprache und Adresse des Gastes werden auf der Buchung aktualisiert, und in der Guest card taucht ein Abschnitt Online check-in details auf, mit dem Namen des Gastes, einem Button Bearbeiten sowie TXT- und PDF-Export für deine Unterlagen; der vollständige Datensatz öffnet sich hinter Bearbeiten. Wo welche Daten auftauchen und was du tust, wenn du sie nicht findest, zeigt Du findest die Check-in-Daten deines Gastes nicht.
Du kannst dir oder dem Gast auch eine Nachricht schicken lassen, sobald ein Formular eingeht: Der Auslöser Online check-in completion in der Kommunikation löst aus, wenn der Hauptgast das Formular abschickt.
So prüfst du, ob es geklappt hat
Trage eine Testbuchung mit dir selbst als Gast ein und lass deine Vorlage den Check-in-Link verschicken (oder kopiere ihn aus der Buchung). Öffne den Link, schick das Formular ab und öffne dann die Buchung in Smoobu: In der Guest card taucht der Abschnitt Online check-in details mit den Daten auf, die du eingegeben hast.
Häufige Probleme
Der Check-in-Link funktioniert für den Gast nicht
Der Link ist nur einmal nutzbar und läuft nach 30 Tagen ab, ein alter oder schon abgeschickter Link funktioniert also nicht mehr. Alle Ursachen und Lösungen: Das Check-in-Formular öffnet sich nicht oder lässt sich nicht absenden.
Die Abschluss-E-Mail kam an, aber nicht alle haben eingecheckt
Der Abschluss-Auslöser löst aus, sobald der Hauptgast abschickt; er wartet nicht auf die weiteren Gäste. Musst du jeden Reisenden erfassen, schalte im Formular-Abschnitt Weitere Gäste den Schalter Require all travellers ein (Schritt 5): Das Formular geht dann erst durch, wenn jeder Reisende eingetragen ist. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf den Datensatz der Buchung vor der Ankunft.
Du brauchst die Nationalität der Gäste in deinen Buchungsexporten
Das Check-in-Formular kann die Nationalität erfassen (aktiviere sie unter den persönlichen Angaben), aber der ausgefüllte Datensatz liegt auf jeder einzelnen Buchung und wird als TXT- oder PDF-Datei exportiert, nicht als Spalte im Export deiner Buchungsliste. Brauchst du die Nationalität in einer Tabelle, trag sie zusätzlich selbst ins Adressfeld der Buchung ein, das als Spalte exportiert wird; automatisch wird sie dorthin nicht kopiert.
Deine Behörden verlangen eine automatische Meldung
Smoobus Online-Check-in erfasst die Daten, schickt sie aber nicht für dich an Behörden- oder Polizeiplattformen; diesen Meldeschritt machst du selbst. Verlangt dein Markt eine automatische elektronische Meldung (zum Beispiel die Gästeregistrierung in Spanien oder Italien), kann ein separates Partner-Tool wie Chekin oder Check-in Scan die Meldung übernehmen. Das sind kostenpflichtige Partnerprodukte mit eigener Einrichtung, angebunden über Smoobus Marktplatz, und sie sind nicht dasselbe wie Smoobus Online-Check-in; die Einrichtungsanleitung findest du im Hilfecenter des jeweiligen Partners.
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Kommst du nicht weiter?
Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:
- Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
- Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
- Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
- Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
- Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
- Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.
Kommentare
37 Kommentare
Hallo Smoobu-Team,
ich würde diese Funktion gerne nutzen um verbindliche Informationen bei einer Buchung anzufragen.
Da wäre es hilfreich,
Könnt Ihr dafür eine Lösung anbieten?
Danke und Gruß
Zeljko
Guten Morgen,
wie ich gesehen habe, kann man nun eigene Punkte ergänzen. Vielen Dank.
2 Änderungswünsche hätte ich noch:
Kann man da noch mit einer Anpassung rechnen?
Danke & Grüße
Zeljko
Hallo
Mir ist aufgefallen das die Übersetzung ins deutsche bei der Vorlage für den online Checkin nicht funktioniert. Scheint ein bug zu sein.
mfG
Kännen die Daten an das AVM übergeben werden ?
Hallo,
tolle Möglichkeiten, den Check-In zu vereinfachen! Ich fände es toll, wenn die per TXT-Datei übermittelten Daten in ein hinterlegtes Formular übertragen werden könnten, so dass man dieses Formular nur noch ausdrucken und dem Gast vorlegen muss. Ist so eine Lösung in Planung?
Herzliche Grüße
Was toll wäre:
nicht alle Felder sind Pflichtfelder.
Geburtsdatum zum Beispiel hätte ich gerne, soll aber kein Pflichtfeld sein...
Grüße,
Dennis
Hallo,
schade, dass diese Daten nicht mit AVS synchronisiert werden können, sondern manuell abgetippt werden müssten. Damit steht die Funktion in direkter Konkurrenz zum AVS Pre-Checkin und bietet keine Erleichterung. Da bei Gemeinden mit AVS Meldesystem dieses auch genutzt werden muss, wäre die Nutzung des Smoobu Online-Checkins sogar nahezu eine Verdoppelung der Arbeit.
Sehr viel besser wäre es, wenn diese Daten in den AVS Meldeschein übernommen würden. (Nur) dadurch könnte der Online Check-in tatsächlich automatisiert und stark verbessert werden. Da die Pflichtangaben bundesweit gesetzlich geregelt sind, ist das auch die einzige Integration, welche bzgl. AVS irgendeinen Sinn ergeben würde und gleichzeitig eine große Verbesserung darstellen würde.
Viele Grüße,
Rico Anderer
Wird denn noch an einer automatisierten Übergabe an AVS gearbeitet? Das wäre mega... ansonsten sehe ich es auch so, doppelte Arbeit, leider.
Also bei mir werden die Daten automatisch an das AVS bzw den Meldeschein übergeben. Ich muß nur noch Autonummer, männlich oder weiblich sowie die Kategorie also erwachsener Kind unter 7 und über 7 sowie den Hund das war es das läuft klasse und fehlerlos.
Gruß Klaus Schiemann
Das würde mich wundern, denn Smoobu hat sich mit Händen und Füßen dagegen gewehrt, eine echte Integration mit AVS zu realisieren, aber es wäre SUPER und genau das einzige, was Sinn macht. Nur so würde der online Check-in nutzen, wenn man gleichzeitig AVS nutzen will/muss. Hoffen wir, dass die Integration von AVS endlich umgesetzt wird bzw. wurde!
Bei mir werden die Daten auch direkt an AVS übertragen, MEGA!
Was wird denn genau übertragen und wie funktioniert das? Nach letzter Information von Smoobu wird nur der Hauptgast übernommen. Alle zusätzlichen Daten, wie z. B. Geburtsdatum, Ausweisnr. etc. sowie sämtliche weiteren Gäste müssen von Hand übertragen werden. Das wäre extrem umständlich, weil die Gäste beim AVS Pre-Checkin deren Daten komplett eintragen können und ich dann nur noch den "Meldeschein erstellen" muss.
Ich wäre positiv überrascht, wenn AVS auf einmal auch mit dem Smoobu Online Checkin synchronisiert würde, weil sich Smoobu wirklich mit aller Gewalt dagegen gewehrt hat. Deshalb habe ich eben nochmals ein Ticket erstellt und erneut nachgefragt, ob es jetzt doch eine Synchronisation gibt.
Es wird alles übernommen was der Gast eingibt. Im Grunde muss nur die Kategorie eingetragen werden ob männlich oder weiblich und eventuelle Hunde. Das wars. Ich finde es sehr hilfreich. Danke dafür.
Schön wäre noch Kfz Kennzeichen und Hund 🐕
OK, wir setzen nun auch den Online Check-In für Gäste ein und es wird TEILWEISE mit AVS synchronisiert.
Was nicht funktioniert ist die Umwandlung von Geschlecht => Herr/Frau. Dadurch muss jeder einzelne Gast nochmals bearbeitet werden. Schade! Das könnte man mit einfachsten Mitteln sehr viel besser machen und tatsächlich den Aufwand bei JEDER Meldescheinerstellung erheblich reduzieren.
Ebenfalls ist es nicht möglich, die Ausweisnummer nur bei "nicht deutscher Staatsbürgerschaft" abzufragen. Das entspricht 100,0% dem deutschen Meldegesetz und hat mit AVS oder gar regionalen Unterschieden überhaupt nichts zu tun. Jede andere Behauptung wäre eine Ausrede. Auch hier wäre es so einfach, die Integration mit geringstem Aufwand sehr viel besser zu machen. Leider scheint es unmöglich, damit zu Smoobu durchzudringen.
Was gut und definitiv besser als bei AVS gemacht wurde, ist die Auswahl unterschiedlicher Sprachen - statt nur Deutsch, wie bei AVS. Leider mangelt es auch hier an der Bereitschaft, Verbesserungen mit kleinstem Aufwand zu erzielen, indem man den Gast online selbst die Sprache umstellen ließe. Wenn ich also Deutsch + Englisch anbiete, wobei Englisch die Hauptsprache wäre, wird z. B. einem Polen, Tschechen, Slowaken usw. (nur) Englisch angezeigt, obwohl diese häufig außer dessen Muttersprache auch ganz gut Deutsch, aber kein Englisch verstehen.
Diese teilweise, aber nicht zu Ende gedachte Integration von AVS ist trotzdem ein Vorteil, weil wir jetzt direkt mit der Buchungsbestätigung und 100% automatisiert auch den individuellen Link zum online Checkin verschicken können. Wir werden den online Checkin als weiterhin nutzen und darauf hoffen, dass o. g. Verbesserungen doch noch realisiert werden. Gerade bei einem Start-up würden wir uns hier ein offenes Ohr und etwas mehr Kundenorientierung und Flexibilität wünschen. Allerdings gibt es auch viele andere gute Funktionen und Verbesserungen, sodass diese Kritik nur einen kleinen Teilbereich betrifft.
Ich habe von der Gemeinde einen Meldeschein-Nummernkreis bekommen. Kann man diesen hinterlegen, damit er automatisch bei jedem Online Check-in hinzugefügt wird?
Werden die Daten dann automatisch an Feratel (Webclient) geschickt, sofern man natürlich die Verbindung mit Feratel hergestellt hat?
Eine große Bitte ans Smoobu Team: Der Online-Checkin funktioniert so weit gut, die Gäste füllen ihn meistens aus. Meistens fehlt aber das eine oder andere Feld, z.b. Email, oder Geburtsdatum. Es wäre SEHR hilfreich, wenn die Felder standardmässig als "verpflichtend" eingestellt sind (bedeutet, man kann nicht unausgefüllt abschicken), oder wenn ich beim Einrichten per checkbox angeben kann, ob ein Feld verpflichtend ist. (so wie bspw. bei google forms)
Wäre das möglich, liebes Smoobu Team?
Schon vor 1 Jahr geschrieben, leider nie eine Antwort bekommen.
Hallo Margret, ich hatte in der letzten Zeit auch so meine Probleme mit dem Smoobu Online CheckIn. Ich habe einen neuen Nummernrange bei Feratel bekommen und dann hat nichts mehr funktioniert. Bis dahin funktionierte es gut.
Seitdem schicke ich meinen Gästen den Link vom Pre-CheckIn von Feratel - und das funktioniert einwandfrei. Falls deine Gemeinde auch das Feratel verwendet, wäre das für dich eine super Alternative. Elektronisches Meldewesen - Lösung für den Tourismus (feratel.at)
Mein Sohn ist Programmierer, und er meinte, das Team könnte so was in ein paar Stunden lösen, einfach die Option Pflichtfelder fest zu legen, ohne deren ausfüllen das Dokument nicht abgeschickt werden kann. Viele Dank trotzdem für den link, vielleicht frag ich da mal meine Gemeinde.
Offensichtlich hat Smoobu keinerlei Interesse, selbst mit geringstem Aufwand die gröbsten Fehler auszumerzen.
Land, Nationalität und Geschlecht/Anrede werden nach wie vor falsch bzw. überhaupt nicht übernommen und dadurch muss tatsächlich JEDER EINZELNE Gast nochmals von Hand umständlich bearbeitet werden.
Sehr schade, dass diese Fehler seit Jahren nicht korrigiert werden, obwohl es ein minimaler Aufwand und eine große Zeitersparnis wäre.
Hilfreich wäre auch noch eine Voreinstellung für die Kategorie (z. B. "Erwachsene"), die bei uns auf 99% der Gäste zutrifft und heute ebenfalls für jeden einzelnen Gast manuell geändert werden muss.
Bei mir muss folgendes meistens bearbeitet/ ergänzt werden:
Wie gesagt, wenn ich bei den Feldern (speziell auch bei den benutzerdefinierten angeben könnte, ob etwas ein Pflichtfeld ist. Es wäre schon ne Hilfe, wenn ALLE benutzerdefinierten Felder Pflichtfelder sind. Bei Google Forms schaut das z.b. so aus, ein einfacher Schalter:
So in der Art könnte es aussiehen (Einstellungen -> Online-Checkin:
Wozu brauchen Sie z. B. Geburtsdatum, Adresse und Beruf von jedem einzelnen Gast (zudem als Pflichtfeld)? Diese Abfrage würde ich wegen "Datenschutz" sogar eher kritisch sehen, da es vom Meldegesetz nicht verlangt wird und in §30 sogar steht "Die Meldescheine enthalten... ausschließlich folgende Daten..."
https://www.buzer.de/29_BMG.htm
https://www.buzer.de/30_BMG.htm
Abgesehen vom Hauptgast, brauchen Sie die Anzahl der Gäste, deren Nationalität und (nur) bei ausländischer Nationalität auch Reisepass- oder Ausweisnummer sowie ggf. das Geburtsdatum der Minderjährigen z. B. zur Feststellung der Kategorie für die Kurtaxe.
Alle nicht erforderlichen Daten sollten Sie nur freiwillig oder besser gar nicht abfragen. Das sind jedenfalls meine Erfahrungen :-)
@Rico Anderer Das Ferienhaus befindet sich in Österreich und muss sich deshalb an die Österreichische Gesetzlage halten. https://www.oesterreich.gv.at/themen/freizeit_und_strassenverkehr/reisen_und_ferien/7/Seite.2960407.html
Das System (Feratel Meldeclient) verlangt genau nach diesen Daten, darauf habe ich keinen Einfluss.
Bei uns im Bregenzerwald (Österreich) ist das Geburtsdatum von allen Gästen ein Pflichtfeld, weil im Sommer die gratis Bregenzerwald-Card ausgegeben wird und da wird zwischen Kindern und Erwachsenen unterschieden.
Margret Hammerle - wie gesagt, ich kann dir nur empfehlen, dass du den Pre-CheckIn von Feratel verwendest. Dort bestimmt deine Gemeinde, welche Felder Pflichtfelder sind und du bist immer auf der sicheren Seite. Du schickst den Gästen genauso einen Link, wie bisher. Und bekommst auch per Mail eine Benachrichtigung, sobald der Pre-Checkin gemacht wurde.
So kannst du den Smoobu Check-In umgehen - sobald du einen neuen Nummernkreis bekommen solltest, wie ich, gehts eh nicht mehr. zB. bei Easybooking kann der Nummernkreis verwaltet werden - bei Smoobu gehts nicht, das ist eben das Problem. Ich habe auch Programmierkenntnisse und habe Smoobu auch einen Lösungsvorschlag geschickt, welcher ignoriert wurde.
Beispiel: Feratel MELDEWESEN (muehlviertel-almfreistadt.at) ab Seite 12
Aha, OK. Umso wichtiger wäre in der Tat eine zusätzliche Option "Pflichtfeld" bei jedem einzelnen Feld. Schade, dass Smoobu bisher nicht auf diese eigentlich sehr einfach umzusetzenden Anforderungen eingeht. Für uns wäre diese Unterscheidung auch sehr hilfreich, wobei noch wichtiger wäre, dass die Eingaben (z. B. Land, Nationalität und Anrede/Geschlecht) überhaupt richtig übernommen würden und nicht falsche Daten von Smoobu erzeugt werden.
Smoobu, ihr habt hier haufenweise Vorschläge zur Verbesserung. Bitte meldet euch direkt
Hallo Smoobu, gibt es hier ein Update?
Land, Nationalität und Geschlecht/Anrede werden nach wie vor falsch bzw. überhaupt nicht übernommen und dadurch muss tatsächlich JEDER EINZELNE Gast nochmals von Hand umständlich bearbeitet werden.
Sehr schade, dass diese Fehler seit Jahren nicht korrigiert werden, obwohl es ein minimaler Aufwand und eine große Zeitersparnis wäre.
Hilfreich wäre auch noch eine Voreinstellung für die Kategorie (z. B. "Erwachsene"), die bei uns auf 99% der Gäste zutrifft und heute ebenfalls für jeden einzelnen Gast manuell geändert werden muss.
Liebe Margret, ich würde mir hier keine allzugroßen Hoffnungen machen, dass das irgendwann geändert wird. Der Aufwand ist sicher nicht groß, aber sie haben sonst noch genügend Baustellen. Ich kann dir echt nur empfehlen, wenn bei euch Feratel verwendet wird, es direkt über Feratel zu machen. Das funktioniert einwandfrei. Schöne Grüße aus dem Bregenzerwald, Marisa
Zum Online-Checkin:
Ich habe den Fall das die Gastdaten nicht vollständig ausgefüllt wurden. Nun muss (im besten Fall) das Formular komplett neu ausgefüllt und abgesendet werden.
Problem: Die Gäste können das Formular nicht erneut aufrufen obwohl es erst vor 24h erstellt wurde. Fehlermeldung: Link nicht gefunden oder abgelaufen
Das Formular sollte lt. Beschreibung aber 30 tage gültig sein.
Wie geht man vor um doch noch alle Gästedaten vollständig zu eerhalten?
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