Statt an der Tür Formulare auszufüllen, tragen deine Gäste ihre Daten beim Online-Check-in schon vor der Ankunft online ein. Welche das sind, bestimmst du selbst: Das Formular ist frei anpassbar, meist geht es um persönliche Angaben, Adresse und Ausweisdaten, dazu alles Weitere, das du brauchst. Du richtest es einmal ein, danach erzeugt Smoobu für jede Buchung einen eigenen Check-in-Link. Die ausgefüllten Daten landen direkt auf der Buchung in Smoobu.
Bevor du loslegst
Das brauchst du, bevor der Check-in-Link deine Gäste erreichen kann:
- Mindestens eine automatische Nachrichtenvorlage, denn der Check-in-Link geht über deine Nachrichtenvorlagen raus; siehe Wie richte ich automatische Nachrichten an meine Gäste ein?.
Ein Formular für dein ganzes Konto
Es gibt nur ein Check-in-Formular, und es gilt für dein ganzes Konto statt pro Unterkunft. Jedes Feld, das du aktivierst, erscheint deshalb bei jeder Unterkunft. Hast du Unterkünfte in mehreren Ländern, richte das Formular nach den strengsten Regeln aus; an den übrigen Unterkünften füllen deine Gäste dann eben ein, zwei Felder mehr aus. Vorgefertigte Feldsätze pro Land gibt es nicht, du stellst dir jedes Feld selbst zusammen.
Schritte
- Gehe zu Gästeerlebnis > Online-Check-in.
- Stelle den Schalter oben auf Aktiviert.
- Hake im Abschnitt Hauptgast das Kästchen neben jedem Feld an, das der Hauptgast ausfüllen soll. Die Felder sind gruppiert in persönliche Angaben (Name, Geschlecht, Geburtsdatum und Geburtsort, Nationalität, Beruf), Adresse, Ausweisdaten (Ausweisart, Nummer, Daten) und Sonstiges (Grund des Besuchs, Anzahl weiterer Gäste, Steuernummer, Handelsregisternummer, Anhang für eine Ausweiskopie und Unterschrift).
- Stelle für jedes angehakte Feld den Schalter daneben auf Required oder Optional. Jedes Feld hat diese zwei getrennten Steuerungen: Das Kästchen entscheidet, ob das Feld überhaupt auftaucht, der Schalter entscheidet, ob der Gast es überspringen darf. Vorname und Nachname sind standardmäßig an und erforderlich.
- Wiederhole beide Schritte im Abschnitt Weitere Gäste für alle über den Hauptgast hinaus. Der Feldsatz ist etwas kleiner (keine Unterschrift, kein Grund des Besuchs). Dieser Abschnitt hat außerdem einen Schalter Require all travellers: Schalte ihn ein, und der Hauptgast kann das Formular erst absenden, wenn er jeden Reisenden einträgt.
- Willst du etwas abfragen, das Smoobu nicht als Standardfeld anbietet, klicke auf Feld hinzufügen und gib ihm ein Etikett (was der Gast sieht), einen Platzhalter (Beispieltext im Feld) und die Einstellung Required oder Optional. Typische eigene Felder: Kfz-Kennzeichen, voraussichtliche Ankunftszeit, Allergien.
- Schreibe unten eine kurze Beschreibung. Dieser Text steht oben auf der Check-in-Seite des Gastes; sag in zwei, drei Sätzen, wofür du die Daten brauchst, zum Beispiel für eine gesetzliche Meldepflicht.
- Speichere.
Den Check-in-Link an deine Gäste senden
Der Link geht über deine Nachrichtenvorlagen raus. Öffne unter Gästeerlebnis > Kommunikation die Vorlage, die ihn tragen soll (die meisten Gastgeber nehmen die Buchungsbestätigung oder eine Ankunftsnachricht), und füge den Platzhalter [onlineCheckInLink] in den Text ein. Beim Versand ersetzt Smoobu ihn durch den eigenen Link jeder Buchung. Der allgemeine Platzhalter [onlineCheckInLink] öffnet das Formular in der Browsersprache des Gastes, sofern verfügbar. Die sprachspezifischen Platzhalter [onlineCheckInLinkEN], [onlineCheckInLinkDE], [onlineCheckInLinkIT], [onlineCheckInLinkNL], [onlineCheckInLinkES], [onlineCheckInLinkFR] und [onlineCheckInLinkPT] öffnen das Formular fest in dieser Sprache, egal welche Browsersprache der Gast hat. Nimm meist den allgemeinen Platzhalter und einen sprachspezifischen nur, wenn du die Sprache des Formulars bewusst festlegen willst. Wie du Vorlagen einrichtest, zeigt Wie richte ich automatische Nachrichten an meine Gäste ein?.
Zwei Dinge zum Link: Er läuft 30 Tage nach seiner Erstellung ab, und er funktioniert nicht mehr, sobald der Gast das Formular abgeschickt hat. Bei Buchungen mit langem Vorlauf schickst du den Link näher an der Ankunft, oder du verschickst einen frischen aus der Buchung heraus.
Was dein Gast sieht
Der Gast öffnet seinen eigenen Link und sieht oben deine Description, darunter die Felder, die du aktiviert hast. Die Description erscheint genau so, wie du sie geschrieben hast, und wird nicht übersetzt: Jeder Gast sieht denselben Text, egal in welcher Sprache sich das Formular öffnet, schreib sie also in der oder den Sprachen, die die meisten deiner Gäste verstehen. Der Gast trägt seine Daten ein, ergänzt die weiteren Reisenden, falls du den Abschnitt Weitere Gäste aktiviert hast, und schickt ab. Nach dem Absenden sieht er eine Bestätigung, dass seine Daten bei dir angekommen sind. Absenden lässt sich das Formular nur einmal: Danach kann der Gast es nicht erneut öffnen, um seine Einträge anzusehen oder zu ändern. Muss später etwas korrigiert werden, machst du das auf der Buchung; siehe Du findest die Check-in-Daten deines Gastes nicht.
Was du zurückbekommst
Die ausgefüllten Daten landen auf der Detailseite der Buchung. Name, E-Mail, Sprache und Adresse des Gastes werden auf der Buchung aktualisiert, und in der Guest card taucht ein Abschnitt Online check-in details auf, mit dem Namen des Gastes, einem Button Bearbeiten sowie TXT- und PDF-Export für deine Unterlagen; der vollständige Datensatz öffnet sich hinter Bearbeiten. Wo welche Daten auftauchen und was du tust, wenn du sie nicht findest, zeigt Du findest die Check-in-Daten deines Gastes nicht.
Du kannst dir oder dem Gast auch eine Nachricht schicken lassen, sobald ein Formular eingeht: Der Auslöser Online check-in completion in der Kommunikation löst aus, wenn der Hauptgast das Formular abschickt.
So prüfst du, ob es geklappt hat
Trage eine Testbuchung mit dir selbst als Gast ein und lass deine Vorlage den Check-in-Link verschicken (oder kopiere ihn aus der Buchung). Öffne den Link, schick das Formular ab und öffne dann die Buchung in Smoobu: In der Guest card taucht der Abschnitt Online check-in details mit den Daten auf, die du eingegeben hast.
Häufige Probleme
Der Check-in-Link funktioniert für den Gast nicht
Der Link ist nur einmal nutzbar und läuft nach 30 Tagen ab, ein alter oder schon abgeschickter Link funktioniert also nicht mehr. Alle Ursachen und Lösungen: Das Check-in-Formular öffnet sich nicht oder lässt sich nicht absenden.
Die Abschluss-E-Mail kam an, aber nicht alle haben eingecheckt
Der Abschluss-Auslöser löst aus, sobald der Hauptgast abschickt; er wartet nicht auf die weiteren Gäste. Musst du jeden Reisenden erfassen, schalte im Formular-Abschnitt Weitere Gäste den Schalter Require all travellers ein (Schritt 5): Das Formular geht dann erst durch, wenn jeder Reisende eingetragen ist. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf den Datensatz der Buchung vor der Ankunft.
Du brauchst die Nationalität der Gäste in deinen Buchungsexporten
Das Check-in-Formular kann die Nationalität erfassen (aktiviere sie unter den persönlichen Angaben), aber der ausgefüllte Datensatz liegt auf jeder einzelnen Buchung und wird als TXT- oder PDF-Datei exportiert, nicht als Spalte im Export deiner Buchungsliste. Brauchst du die Nationalität in einer Tabelle, trag sie zusätzlich selbst ins Adressfeld der Buchung ein, das als Spalte exportiert wird; automatisch wird sie dorthin nicht kopiert.
Deine Behörden verlangen eine automatische Meldung
Smoobus Online-Check-in erfasst die Daten, schickt sie aber nicht für dich an Behörden- oder Polizeiplattformen; diesen Meldeschritt machst du selbst. Verlangt dein Markt eine automatische elektronische Meldung (zum Beispiel die Gästeregistrierung in Spanien oder Italien), kann ein separates Partner-Tool wie Chekin oder Check-in Scan die Meldung übernehmen. Das sind kostenpflichtige Partnerprodukte mit eigener Einrichtung, angebunden über Smoobus Marktplatz, und sie sind nicht dasselbe wie Smoobus Online-Check-in; die Einrichtungsanleitung findest du im Hilfecenter des jeweiligen Partners.
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- Das Check-in-Formular öffnet sich nicht oder lässt sich nicht absenden
- Du findest die Check-in-Daten deines Gastes nicht
Kommst du nicht weiter?
Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:
- Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
- Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
- Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
- Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
- Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
- Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.
Kommentare
37 Kommentare
@Smoobu, bitte fügt endlich die Möglichkeit ein, dass Felder als Pflichtfelder markiert werden können. Müssen ständig Gästen hinterherlaufen, weil Daten fehlen.
Hallo, weshalb erkennt das System nicht, wenn ich z.B. 2 Erwachsene und 2 Kinder eingebe, dass lediglich für die Erwachsenen die Kurtaxe verrechnet wird?
Hallo Thomas,
bis vor wenigen Wochen, wurden 2-3 Jahre lang die Daten des online Check-ins bzgl. Erwachsene/Kinder sowie Geschlecht, Nationalität, Land des Wohnorts entweder gar nicht oder falsch übertragen. Es bedurfte unzähliger Tickets, Anrufe und letztendlich massivem, (leider auch) unfreundlichen Drucks, damit diese Fehler - nach Jahren - endlich behoben wurden. Zwischenzeitlich - zum Glück & toi toi toi - funktioniert das.
Pflichtfelder (s. o.) kann man bis heute nicht auswählen. Dass Smoobu nun die Kurtaxe (bei uns erst ab dem 2. Tag) entsprechend dem Alter oder der Angabe Erwachsene vs. Kinder richtig berechnet, dürfte ein sehr hoher Anspruch bzw. Wunschdenken sein. Die Hoffnung auf eine Umsetzung würde ich massiv dämpfen, um mit der Zeit nicht frustriert zu sein. Ich wäre schon froh, wenn E-Mailadressen und Rufnummern gespeichert werden könnten und bzw gespeichert blieben und angezeigt und verwendet werden könnten, um Nachrichten an die Gäste zu schicken. Aber selbst so grundlegende Fehler erfordern gleich mehrere Tickets, die immer wieder geschlossen werden, und extrem viel Geduld und starke Nerven.
Herzliche Grüße aus Waldbronn,
Rico
Hallo,
es kommt keiner mehr zu meniem Check in Formular. In Web wird folgendes angezeigt: Token not found or expired.
Kann einer hier bitte helfen, damit ich wieder den Formular zu sehen bekomme?
Danke im Voraus
Dimitri
Warum gibt es keine Möglichkeit die Felder als Pflichtfelder zu deklarieren? Das ist doch eine super offensichtliche Anforderung...
Hallo Smoobu,
Kunden buchen für mehrere Personen, tragen
aber oft nur sich selbst ein. Wäre gut, wenn der Gast
zb 6 Personen bei der Buchung gemeldet hat, er auch 6 Gäste
in den Online-Checkin eintragen MUSS.
Uns erschwert das bisher immer die Arbeit bzgl Kurtaxe. Wir
können im Vorfeld nichts vollständig vorbereiten.
Weiterhin sollten Felder die Möglichkeiten haben ein Pflichfeld sein.
(Anscheindend schon seit Jahren hier ein Wunsch. Warum gekommt hier kein User eine Antwort auf seinen Beitrag?)
Hallo,
ich benötige die Online-Check-in für die Rechnungserstellung. z.B.
Firmenname
Firmenadresse
Firmen Umsatzsteuernummer
werden die Daten auch für Rechnungserstellung übernommen?
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