Wie erstelle ich Assistenten-Konten für mein Reinigungsteam und meine Mitarbeiter?

Reinigungskraft, Co-Host, Buchhaltung, Geschäftspartner oder Eigentümer: Wer bei deinen Unterkünften mitarbeitet, bekommt einen eigenen Zugang zu Smoobu, damit du dein Passwort nicht teilen musst. Solche Zugänge heißen in Smoobu Teammitglieder. Du legst sie auf der Seite Freigaben an, indem du eine E-Mail-Adresse einlädst. Hier erfährst du, wie du das Konto anlegst und eine erste Zugriffsstufe vergibst; wie du im Detail einstellst, was jede Person sehen und tun darf, zeigt Wie lege ich fest, was jedes Teammitglied sehen und tun darf?.

Bevor du loslegst

Das brauchst du, bevor du jemanden einlädst:

• Eine E-Mail-Adresse der Person, die du einlädst, die noch nie für Smoobu verwendet wurde. Eine Adresse, die schon ein Smoobu-Konto hat (zum Beispiel aus einer früheren Testphase), kann keine Einladung annehmen. Siehe das erste häufige Problem weiter unten.
• Eine Entscheidung darüber, was die Person tun soll. Eine Reinigungskraft, die nur die Wechsel sehen muss, braucht viel weniger Zugriff als ein Co-Host, der Gästeanfragen beantwortet. Du kannst das später ändern.

Was ein Teammitglied kostet

Beim Team-Zugriff zahlst du für das, was eine Person tun darf, nicht für die Anzahl der Personen:

• Konten mit reinem Lesezugriff sind kostenlos, und du kannst beliebig viele anlegen. Eine Person mit reinem Lesezugriff sieht, was du freigibst, kann aber nichts ändern.
• Konten mit Schreibzugriff sind ein kostenpflichtiges Monats-Add-on, mit einer Gebühr pro Konto, die zusammen mit deinem Abonnement abgerechnet wird. Den aktuellen Preis und mögliche Jahres- oder Zwei-Jahres-Rabatte findest du unter Was kostet Smoobu? Tarife und Preise erklärt.
• Der Plan Teams Pro + enthält 2 Konten mit Schreibzugriff im Paket, zusätzlich zu deinem eigenen Eigentümer-Zugang. Der Eigentümer plus 2 Teammitglieder können also Schreibzugriff haben. Siehe Was kostet Smoobu? Tarife und Preise erklärt.
• Ein Konto mit Schreibzugriff hinzuzufügen kostet dich sofort etwas. In dem Moment, in dem du jemanden auf Schreibzugriff umstellst, berechnet Smoobu anteilig den Rest des laufenden Abrechnungszeitraums.

Ein Beispiel: Ein fünfköpfiges Reinigungsteam, das nur den Belegungsplan sehen muss, kostet dich nichts, denn alle fünf kommen mit reinem Lesezugriff aus. Auf Schreibzugriff stellst du eine Person erst um, wenn eine echte Aufgabe ihn verlangt.

Schritte

1. Klicke oben rechts auf dein Profil-Icon und dann auf Freigaben.
2. Gib im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse der Person ein, die du einlädst.
3. Klicke auf Erstellen. Die Person erscheint jetzt in deiner Team-Liste mit dem Status Not yet accepted.
4. Gib der Person in ihrer Zeile eine erste Zugriffsstufe. Für eine Reinigungskraft ist die leichteste sinnvolle Einstellung: Lass sie Buchungen sowie An- und Abreisezeiten sehen und blende alles andere aus. Für alles Detailliertere öffne Wie lege ich fest, was jedes Teammitglied sehen und tun darf?.
5. Sag der Person, dass sie auf zwei E-Mails von Smoobu achten soll (zuerst eine Einladung zum Annehmen, dann eine Passwort-E-Mail) und dass sie am Computer annehmen soll, nicht am Handy. Ihr Teil der Einrichtung steht in Ich wurde zu Smoobu eingeladen: Wie richte ich mein Konto ein?.

Die eingeladene Person bekommt zwei E-Mails nacheinander

Nachdem du auf Erstellen geklickt hast, schickt Smoobu der Person zuerst eine E-Mail: eine Einladung mit einem einfachen Link zum Annehmen (kein Button). Wenn sie darauf klickt, öffnet Smoobu ein Fenster, das deinen neuen Assistenten bittet, die Freigabe anzunehmen, indem er eine E-Mail zum Zurücksetzen seines Passworts anfordert. Die Person soll in diesem Fenster auf Senden klicken. Smoobu schickt dann die zweite E-Mail, mit dem Link zum Festlegen des Passworts. Beide Schritte muss die Person abschließen, an einem Computer, bevor sie sich einloggen kann. Bis sie fertig ist, bleibt der Status Not yet accepted. Du kannst den Zugriff jederzeit ändern oder die Einladung löschen, auf derselben Seite Freigaben.

Der Annehmen-Link öffnet auf dem Handy oft nicht richtig, und die eingeladene Person kann auf einem Bildschirm 14 Tage kostenlos testen landen und aus Versehen ein eigenes Testkonto anlegen, statt die Einladung anzunehmen. Sag den Leuten, dass sie die Einladung an einem Computer öffnen sollen.

Eine leichtere Variante für Reinigungskräfte: ganz ohne Login

Wenn eine Reinigungskraft nur sehen muss, wann Gäste an- und abreisen, musst du gar kein Teammitglied anlegen. Öffne Kernfunktionen > Unterkünfte, bearbeite die Unterkunft und kopiere ihre iCal export URL. Die Reinigungskraft abonniert diesen Link in ihrer eigenen Kalender-App und sieht die Wechsel, ohne dass ein Smoobu-Login zu verwalten wäre.

Prüfen, ob es geklappt hat

• Die Person taucht in deiner Liste Freigaben mit dem Status Not yet accepted auf.
• Sobald sie beide E-Mails an einem Computer abgeschlossen hat, ändert sich dieser Status, und sie kann sich einloggen und genau das sehen, was du freigegeben hast.

Häufige Probleme

Die Einladung öffnet eine „Unterkünfte anlegen"-Seite statt eines „Passwort festlegen"-Bildschirms

Die E-Mail-Adresse, die du eingeladen hast, hat höchstwahrscheinlich schon ein Smoobu-Konto, oft aus einer alten Testphase. Smoobu fordert diese Adresse nicht auf, ein neues Passwort festzulegen, weil sie schon eines hat. Die Person landet also auf einer Startseite oder einer Seite zum Anlegen von Unterkünften und kommt nicht hinein. Den Cache zu leeren oder ein privates Fenster zu nutzen hilft nicht. Lade stattdessen eine E-Mail-Adresse ein, die noch nie mit Smoobu verwendet wurde. Wenn es genau diese Adresse sein muss, wende dich an den Smoobu-Support; er kann das bestehende Konto zuerst klären.

Mein neues Teammitglied sagt, sein Konto funktioniert nicht und es kann sich nicht einloggen

Die häufigste Ursache: Die Person hat in der Einladung auf 14 Tage kostenlos testen geklickt, statt die Freigabe anzunehmen. Das legt ein eigenes Testkonto unter ihrer E-Mail-Adresse an, statt Zugriff auf deins zu geben. Lass die Person diese Testphase kündigen und schick die Einladung dann erneut über deine Seite Freigaben. Diesmal öffnet die Person den Link an einem Computer und klickt im Fenster zum Annehmen der Freigabe auf Senden. Die vollständige Anleitung für eingeladene Personen steht in Ich wurde zu Smoobu eingeladen: Wie richte ich mein Konto ein?.

Ich kann meine eigene Konto-E-Mail nicht ändern, weil Smoobu sagt, sie existiert schon

Diese E-Mail-Adresse hängt meist noch an einem alten Teammitglied-Konto, das du früher damit angelegt hast. Öffne deine Liste Freigaben, finde das Teammitglied mit dieser Adresse und entferne es. Ändere dann deine Haupt-Konto-E-Mail. Wenn du es nicht selbst entfernen kannst, wende dich an den Smoobu-Support; er kann es für dich entfernen.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.