Wie lege ich fest, was jedes Teammitglied sehen und tun darf?

Sobald jemand in deinem Smoobu-Konto ist, bestimmst du genau, was diese Person sehen und ändern darf. Feste Rollen wie „Admin" oder „Nur-Lesen" kennt Smoobu dabei nicht. Stattdessen entscheidest du pro Person zweierlei: mit welchen deiner Unterkünfte sie arbeitet und was sie dort mit Buchungen, Preisen, Gästedaten, Nachrichten und Team-Benachrichtigungen tun darf. Dieser Artikel erklärt das Prinzip und gibt dir vier gängige Beispiele an die Hand. Das Konto selbst legst du zuvor über Wie erstelle ich Assistenten-Konten für mein Reinigungsteam und meine Mitarbeiter? an.

Bevor du loslegst

Du musst die Person vorher zu deinem Konto eingeladen haben. Siehe Wie erstelle ich Assistenten-Konten für mein Reinigungsteam und meine Mitarbeiter?.

So funktionieren Freigaben in Smoobu

Es gibt keine vordefinierten Rollen zur Auswahl. Du stellst den Zugriff aus zwei Bausteinen zusammen:

• Mit welchen Unterkünften die Person arbeiten darf. Du wählst einzelne Unterkünfte aus. Wenn du in deinem Konto Labels verwendest, kannst du auch alle Unterkünfte mit einem bestimmten Label auf einmal freigeben. Die Label-Option erscheint erst, sobald du Labels angelegt hast. Zum Gruppieren von Unterkünften siehe Wie gruppiere ich eine Unterkunft und ihre Unterobjekte, damit sie nicht doppelt gebucht werden?.
• Was die Person tun darf, pro Kategorie festgelegt. Smoobu hat neun Zugriffskategorien: Buchungen, Buchungsdetails (An- und Abreisezeiten), Gästenamen, Kontaktdaten der Gäste, Preise, Notizen, Benachrichtigungen, Nachrichten und den Preiskalender (Preis und Mindestnächte). Jede Kategorie stellst du auf kein Zugriff oder lesen. Bei Buchungen, Nachrichten und dem Preiskalender gibt es zusätzlich Schreiben, damit die Person nicht nur ansehen, sondern auch ändern kann.

Die Unterkünfte und diese Kategorien legst du für jedes Teammitglied im Bereich Freigaben fest.

Zugriff für ein Teammitglied festlegen

1. Klicke oben rechts auf dein Profil-Icon und dann auf Freigaben.
2. Suche die Person in deiner Teamliste und öffne ihre Freigaben.
3. Wähle unter Unterkunft auswählen die Unterkünfte aus, auf die die Person Zugriff haben soll.
4. Stelle für jede Kategorie die Stufe ein: kein Zugriff, lesen oder Schreiben, wo die Kategorie es zulässt.
5. Speichern.

Prüfen, ob es geklappt hat

Das Teammitglied taucht in deiner Liste unter Freigaben mit dem Zugriff auf, den du gesetzt hast. Bitte die Person, sich einzuloggen und zu bestätigen: Sie sollte genau das sehen, was du erlaubt hast, und nichts darüber hinaus.

Vier Beispiele, die die meisten Teams abdecken

• Ein Co-Gastgeber, der das Tagesgeschäft übernimmt. Gib ihm Zugriff, um Buchungen zu sehen und zu ändern, auf Gästenachrichten zu antworten und Preise zu bearbeiten, und lass ihn die Gästedaten sehen. So verwaltet er die Unterkunft fast wie du.
• Eine Reinigungskraft, die die Wechsel plant. Gib ihr nur Zugriff auf Buchungen sowie An- und Abreisezeiten. Preise, Kontaktdaten der Gäste und Notizen blendest du aus. So sieht sie, wann geputzt werden muss, und sonst nichts.
• Ein Buchhalter, der sich um die Finanzen kümmert. Gib ihm Zugriff auf Buchungen und Preise und blende alles Operative aus. So bekommt er den finanziellen Überblick, ohne Gästedaten zu sehen.
• Ein Objektbetreuer, der die Gästekommunikation übernimmt. Wie ein Co-Gastgeber: Buchungen und Nachrichten darf er ändern, Gästedaten sehen, und die Benachrichtigungen sind an, damit er von neuen Buchungen erfährt.

Team-Benachrichtigungen und deine eigenen Benachrichtigungen

Eine dieser Einstellungen pro Teammitglied ist, ob die Person Buchungsbenachrichtigungen bekommt. So bleibt ein Co-Gastgeber auf dem Laufenden, und eine Reinigungskraft mit reinem Lesezugriff wird nicht mit Meldungen überschwemmt.

Davon getrennt sind deine eigenen Benachrichtigungseinstellungen. Welche E-Mails und Meldungen Smoobu an dich schickt, stellst du unter Wähle, welche Benachrichtigungen Smoobu dir schickt ein. Hier geht es nur um die Benachrichtigungen, die du für andere Teammitglieder an- oder ausschaltest.

Ein Teammitglied entfernen

Verlässt dich jemand, öffne Freigaben, suche die Person und entferne sie; ihr Zugriff endet sofort. Hatte sie einmal einen deiner API-Schlüssel, widerrufe auch den: Ein API-Schlüssel bleibt gültig, bis du ihn widerrufst, selbst wenn der Login der Person längst weg ist.

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• Wähle, welche Benachrichtigungen Smoobu dir schickt
• Wie gruppiere ich eine Unterkunft und ihre Unterobjekte, damit sie nicht doppelt gebucht werden?

Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.