Wie verwalte ich den Kalenderzugriff meiner Assistenten in der App?

Deine Assistenten öffnen den Kalender in der Smoobu-App auf ihrem eigenen Handy. Was sie dort sehen, ergibt sich aus den Freigaben, die du für sie gesetzt hast. Dieser Artikel erklärt, welche Zugriffsebenen den mobilen Kalender öffnen, welche davon das Anlegen einer Buchung erlaubt und warum eine gespeicherte Änderung manchmal nicht sofort auf dem Handy ankommt.

Das gilt ausschließlich für die nativen iOS- und Android-Apps. Auf die Freigaben oder das Layout der Smoobu-Webversion hat es keinen Einfluss.

Bevor du loslegst

Das brauchst du alles, damit der mobile Kalender für einen Assistenten funktioniert:

• Das Assistentenkonto besteht bereits. Siehe Wie erstelle ich Assistenten-Konten für mein Reinigungsteam und meine Mitarbeiter?.
• Der Assistent hat die neueste Version der Smoobu-App auf seinem iOS- oder Android-Gerät.
• Du weißt, wo du Freigaben setzt. Die Zugriffsebenen selbst setzt du auf der Freigabeseite; wie das geht, steht in Wie lege ich fest, was jedes Teammitglied sehen und tun darf?. Dieser Artikel beschreibt nur, welche Ebene was im mobilen Kalender bewirkt.

Die Zugriffsebenen setzen, die den mobilen Kalender öffnen

Öffne Freigaben, suche das Assistentenkonto, das du konfigurieren möchtest, und setze die Zugriffsebenen für deine Unterkünfte:

1. Damit ein Assistent dein Kalenderraster sehen kann, gib ihm für die Unterkunft mindestens Lesen oder Kein Zugriff. Unterkünfte auf Kein Zugriff bleiben im Rasterlayout sichtbar, sind aber gesperrt und lassen sich weder bearbeiten noch verändern.
2. Damit ein Assistent über den mobilen Kalender Buchungen anlegen kann, setze Buchung auf Schreiben. Nur diese Einstellung schaltet es frei.
3. Klicke unten auf der Seite auf Speichern, um die Änderungen systemweit zu übernehmen.

So prüfst du, ob es geklappt hat

Dein Assistent öffnet die Smoobu-App auf seinem Handy und landet im App-Kalender. Er kann den Umschalter Mehrfach/Einzeln, die Monatsauswahl und die Objektfilter genauso nutzen wie ein Gastgeberkonto. Aktive Unterkünfte erscheinen entsperrt, eingeschränkte gesperrt.

Wenn eine gespeicherte Änderung nicht auf dem Handy ankommt

Die beiden Plattformen übernehmen eine geänderte Freigabe unterschiedlich, deshalb wirkt dieselbe Änderung auf einem Handy schon und auf dem anderen noch nicht:

• Unter Android greifen die neuen Freigaben erst, wenn der Assistent die App vollständig schließt, also aus dem Hintergrund heraus beendet, und neu öffnet. Minimieren reicht nicht. Abmelden ist nicht nötig.
• Unter iOS erscheinen die neuen Freigaben, sobald der Assistent die Kalenderseite in der App aktualisiert.

Häufige Probleme

Dein Assistent kann im Kalender keine Buchung anlegen

Ein Assistent kann über den mobilen Kalender nur dann Buchungen anlegen, wenn Buchung in seinen Freigaben auf Schreiben steht. Schreibzugriff auf andere Bereiche wie Nachrichten oder Preisgestaltung schaltet das Anlegen von Buchungen nicht frei. Prüfe deshalb gezielt, ob Buchung selbst auf Schreiben steht.

Dein Assistent kann eine bestehende Buchung nicht bearbeiten oder stornieren

In dieser Version der mobilen App können Assistenten ausschließlich neue Buchungen anlegen. Bestehende Buchungen zu bearbeiten oder zu stornieren, wird für Assistenten im mobilen Kalender nicht unterstützt.

Dein Assistent kann trotz Lesezugriff Rechnungen erstellen

Auch mit reinem Lesezugriff auf Buchungen kann ein Assistent derzeit von der Buchungsdetailseite aus Rechnungen erstellen. Das ist eine bekannte Einschränkung: Für die Rechnungsstellung gibt es in Smoobu noch keine eigene Freigabe.

Haupt- und Unterobjekte sehen im Kalender des Assistenten gleich aus

Die Freigaben unterscheiden nicht zwischen einer Unterkunft und ihren Unterobjekten. Beide erscheinen im mobilen Kalender des Assistenten als ein einziges Objektlayout.

Wofür gesperrte Unterkünfte gut sind

Eine Unterkunft bewusst auf Kein Zugriff zu setzen, lohnt sich. Dein Assistent sieht dann weiterhin, wann diese Unterkunft belegt ist, und kann sich danach richten, ohne daran etwas ändern zu können.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.