Ich habe eine Überbuchung: Was tun?

Zwei Gäste haben dieselbe Unterkunft für überlappende Termine gebucht. Geh es in dieser Reihenfolge an: Prüfe, ob es wirklich eine Überbuchung ist, entscheide, welchen Aufenthalt du behältst, storniere den anderen auf dem Portal, von dem er kam, und hebe dann die Markierung in Smoobu auf, damit deine Verfügbarkeit wieder stimmt.

Die meisten Buchungen mit dem Status Überbuchung in Smoobu sind gar keine. Wenn deine direkt nach dem Verbinden eines Portals aufgetaucht ist oder nach einer Phase, in der ein Portal keine Buchungen geliefert hat, ist es fast sicher ein Überbleibsel und nicht zwei echte Gäste. Meine importierten Buchungen sehen falsch aus (Überbuchung / 1 Gast): Ist etwas schiefgelaufen? behandelt diesen Fall und ist schneller gelesen.

Prüfe zuerst, ob sie echt ist

Eine echte Überbuchung hast du, wenn zwei verschiedene Buchungen mit zwei verschiedenen Gästen auf derselben Unterkunft überlappende Termine belegen.

Öffne deine Buchungen und filtere nach Status > Überbuchung. Öffne jede Buchung hinter der Markierung und vergleiche Gastname, Termine und Unterkunft. Gibt es nur eine echte Buchung, ist nichts doppelt verkauft, und Meine importierten Buchungen sehen falsch aus (Überbuchung / 1 Gast): Ist etwas schiefgelaufen? erklärt dir, wie du die Markierung aufhebst.

Entscheide, welche Buchung du behältst

Smoobu kann dir diese Entscheidung nicht abnehmen, und was eine Stornierung kostet, ist je Portal unterschiedlich. Prüfe vor der Entscheidung auf jedem Portal, was dich das Stornieren kostet: Strafgebühren, die Leistungsbewertung deines Inserats und ob das Portal von dir erwartet, dem Gast eine andere Unterkunft zu besorgen. Diese Regeln gehören dem Portal, nicht Smoobu.

Hast du für dieselben Termine eine andere Unterkunft frei, ist es meist für alle besser, eine Buchung dorthin zu verschieben, als zu stornieren.

Storniere die Buchung, die du nicht behältst

Storniere sie auf dem Portal, von dem sie kam, im Extranet oder in der App dieses Portals, nicht nur in Smoobu. Eine Stornierung, die du nur in Smoobu machst, erfährt das Portal nicht, und der Gast behält auf seiner Seite eine bestätigte Buchung. Wie storniere ich eine Buchung? erklärt, was Smoobu weitergibt und was nicht.

Melde dich beim Gast, sobald die Stornierung durch ist. Er hat in gutem Glauben gebucht, und es ist besser, er hört es von dir, als es vom Portal zu erfahren.

Hebe die Überbuchung in Smoobu auf

Sobald für diese Termine nur noch eine Buchung übrig ist, öffne die Buchung, die noch markiert ist, und klicke auf ihrer Detailseite auf den runden Button Erneut buchen. Dieser Schritt ist entscheidend: Er stößt die Buchung erneut an, einschließlich der Aktualisierung der Verfügbarkeit zurück an das Portal. Ohne ihn kann das Portal weiter die falsche Verfügbarkeit halten, obwohl dein Smoobu-Kalender richtig aussieht.

Warum es passiert ist

• Zwei Portale haben in derselben Minute bestätigt, bevor Smoobu die Termine auf dem zweiten schließen konnte. Das ist der klassische Fall und am schwersten zu verhindern.
• Termine wurden nur auf dem Portal gesperrt, nicht in Smoobu. Smoobu ist der führende Kalender: Beim nächsten Senden der Verfügbarkeit wird alles wieder geöffnet, was Smoobu nicht kennt. Siehe Eine Direktbuchung eintragen oder Termine selbst sperren.
• Im Extranet des Portals wurde Verfügbarkeit wieder freigegeben, nachdem Smoobu diese Termine geschlossen hatte. Solange ein Portal verbunden ist, verwalte die Verfügbarkeit in Smoobu und nicht im Extranet, sonst öffnest du Termine, die Smoobu für geschlossen hält.
• Eine Buchung kam in der Importlücke an. Vorbereitungstage zwischen Buchungen werden erst nach dem Import einer Buchung gesetzt, sie können also nicht vor einer zweiten Buchung schützen, die in diesen Augenblicken auf einem anderen Portal eingeht. Siehe Wie sperre ich Puffertage zwischen Buchungen?.

So verhinderst du es künftig

Trage jede Direkt-, Telefon- und E-Mail-Buchung sofort in Smoobu ein, und sperre Termine in Smoobu statt im Kalender eines Portals. Beides steht in Eine Direktbuchung eintragen oder Termine selbst sperren. Ist ein Portal verbunden, ändere die Verfügbarkeit nur noch in Smoobu.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.