Wie ziehe ich eine Kaution von meinen Gästen ein?

Eine eingebaute Kautionsfunktion gibt es in Smoobu nicht. Für eine Kaution oder Schadenskaution hast du drei Wege: Du machst sie zum verpflichtenden Extra an deinem eigenen Checkout, du verschickst selbst einen Stripe-Zahlungslink, oder du automatisierst das Ganze über einen Partner aus dem Marktplatz. Welcher Weg passt, hängt davon ab, woher deine Buchungen kommen.

Bevor du startest

Das brauchst du, bevor du den Checkout-Weg unten einrichtest:

• Dein Buchungssystem läuft live auf deiner Webseite, denn den Weg über ein verpflichtendes Extra gibt es nur an deinem eigenen Checkout. Siehe Wie richte ich mein Buchungssystem ein?.
• Eine Online-Zahlungsmethode am Checkout, damit die Kaution bei der Buchung wirklich bezahlt wird. Siehe Wie richte ich Stripe-Zahlungen ein?.

Drei Wege, eine Kaution einzuziehen

• Ein verpflichtendes Extra an deinem Checkout. Die Kaution wird als verpflichtende Zusatzoption Teil der Buchungssumme und dabei wirklich abgebucht; nach dem Aufenthalt erstattest du sie von Hand zurück. Der Haken: Das funktioniert nur für Buchungen über dein Buchungssystem oder deine Smoobu-Webseite. Gäste, die über Portale wie Booking.com oder Airbnb buchen, bekommen sie nie zu sehen.
• Ein Stripe-Zahlungslink, den du selbst verschickst. Den Link erstellst du in deinem Stripe-Konto und schickst ihn dem Gast, zum Beispiel eingefügt in eine Nachrichtenvorlage. Das geht bei Buchungen aus jeder Quelle; sowohl das Anfordern als auch das Erstatten bleibt Handarbeit.
• Ein Partner aus dem Marktplatz: Swikly oder ChargeAutomation. Beide schicken deinen Gästen nach der Buchung automatisch einen Kautionslink und geben die Kaution nach dem Check-out frei oder erstatten sie. Statt einer echten Abbuchung arbeiten sie mit einer Vorautorisierung, also einer vorübergehenden Sperre auf der Karte des Gasts. ChargeAutomation deckt dabei Buchungen aus allen Quellen ab, Portalbuchungen eingeschlossen.

Schritte

So fügst du die Kaution als verpflichtendes Extra an deinem Checkout hinzu:

1. Öffne in Smoobu Kernfunktionen > Buchungssystem und geh zu Einstellungen für Unterkünfte.
2. Klicke neben Zusatzoptionen auf das +-Symbol.
3. Benenne die Option so, dass Gäste sie verstehen, zum Beispiel „Kaution (wird nach deinem Aufenthalt zurückerstattet)".
4. Wähle die Unterkünfte aus, für die sie gilt, und gib den Betrag ein.
5. Setze die Option auf Pflichtfeld, damit jeder Gast sie mit der Buchung zahlt.
6. Klicke auf Speichern.

Ab jetzt steckt die Kaution in der Summe jeder Buchung über dein Buchungssystem oder deine Webseite. Nach dem Check-out erstattest du sie von Hand, und zwar über den Zahlungsanbieter, mit dem der Gast bezahlt hat, zum Beispiel aus deinem Stripe-Konto.

So prüfst du, ob es geklappt hat

Starte an deinem eigenen Checkout eine Testbuchung (Wie mache ich eine Testbuchung?). In der Preisübersicht taucht die Kaution als verpflichtende Position auf, und die Buchungssumme enthält sie.

Verschick die Kaution stattdessen als Stripe-Zahlungslink

Manchmal soll die Kaution nicht mit in die Buchungssumme, oder die Buchung kam über ein Portal. Dann forderst du sie separat an: Erstelle in deinem Stripe-Konto einen Zahlungslink über den Kautionsbetrag und schick ihn dem Gast, zum Beispiel eingefügt in eine deiner Nachrichtenvorlagen. Einen Kautions-Platzhalter für Nachrichtenvorlagen gibt es nicht; der Link steht also ausgeschrieben in der Nachricht. Die Freigabe danach ist wieder eine manuelle Rückerstattung in Stripe.

Kautionen mit einem Marktplatz-Partner automatisieren

Swikly und ChargeAutomation verbindest du über den Marktplatz mit Smoobu. Ab dann läuft es automatisch: Nach jeder neuen Buchung bekommt der Gast einen Kautionslink, die Kaution liegt als Vorautorisierung auf seiner Karte, und nach dem Check-out wird sie freigegeben oder erstattet. ChargeAutomation funktioniert für Buchungen aus allen Quellen, auch Booking.com und Airbnb. Einrichtung und Preise klärst du direkt mit dem Partner.

Bei Swikly gibt es eine Besonderheit: Die Kautionsdaten einer Buchung kommen erst an, wenn der Gast auf den Kautionslink klickt, nicht automatisch bei jeder Buchung. Betrag oder Zahlungsstatus in Smoobu können deshalb hinterherhinken oder falsch wirken, obwohl auf Swiklys Seite alles in Ordnung ist.

Häufige Probleme

Ich möchte Kautionen bei Booking.com- und Airbnb-Buchungen

Über ein verpflichtendes Extra geht das nicht, denn diesen Weg gibt es nur an deinem eigenen Checkout. Bei Portalbuchungen hast du zwei Möglichkeiten: ChargeAutomation, das alle Buchungsquellen abdeckt, oder ein Stripe-Zahlungslink, den du dem Gast von Hand schickst.

Der Aufenthalt ist vorbei und ich muss die Kaution zurückgeben

Das hängt davon ab, wie du die Kaution eingezogen hast. Kam sie als verpflichtendes Extra oder über einen Zahlungslink herein, erstattest du sie von Hand bei deinem Zahlungsanbieter, zum Beispiel in deinem Stripe-Konto; einen eigenen Ablauf für Kautionsrückerstattungen hat Smoobu nicht. Hält Swikly oder ChargeAutomation die Kaution, läuft die Freigabe oder Erstattung nach dem Check-out über den Partner.

Der Kautionsbetrag oder Status in Smoobu stimmt nicht mit Swikly überein

Smoobu zeigt erst dann aktuelle Daten, wenn Swikly sie überträgt, und Swikly übernimmt eine Buchung erst, nachdem der Gast auf den Kautionslink geklickt hat. Eine Abweichung heißt also nicht, dass die Kaution fehlgeschlagen ist. Sieh zuerst in deinem Swikly-Konto nach, dort steht der maßgebliche Status. Weichen Smoobu und Swikly dann immer noch voneinander ab, wende dich an den Smoobu-Support und leg einen Screenshot der Kaution aus deinem Swikly-Konto bei.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.