Wie verwalte ich meine Gästekontakte?

Kontakte ist dein Adressbuch. Jeder Gast, der eine deiner Unterkünfte bucht, landet hier automatisch. So findest du einen wiederkehrenden Gast schnell wieder, hältst seine Angaben aktuell oder schreibst ihn an, bevor er erneut bucht.

Bevor du startest

Du musst nichts einrichten. Sobald eine Buchung gespeichert wird, legt Smoobu den Kontakt an und ordnet ihn, wo es geht, einem bestehenden Gast zu. Die Liste findest du unter Kontakte in der Seitenleiste. Jeder Kontakt zeigt Name, E-Mail, Firma und Telefonnummer.

Einen Gast finden

Tippe im Suchfeld oben rechts einen Namen ein, um die Liste zu filtern. Klicke auf die Spaltenüberschrift Name, um auf- oder absteigend zu sortieren. Eine eigene Seite pro Kontakt gibt es nicht: Jede Zeile hat rechts ein Menü (das Symbol am Zeilenende) mit allem, was du mit diesem Gast tun kannst.

Einen Gast anlegen, der noch nicht gebucht hat

Klicke oben links auf Neuen Gast hinzufügen. Es öffnet sich ein leeres Gästeformular. Dort trägst du Vor- und Nachnamen, Firma, eine oder mehrere E-Mail-Adressen, eine oder mehrere Telefonnummern, eine Adresse und freie Notizen ein. Praktisch ist das für einen wiederkehrenden Gast, dem du vor der Buchung eine E-Mail zur Verfügbarkeit schreiben willst.

Zwei Einträge für denselben Gast zusammenführen

Bucht derselbe Gast über mehrere Portale, entstehen bei Smoobu manchmal zwei Zeilen für ihn: zum Beispiel eine automatisch angelegte „John S" und eine von dir angelegte „John Smith". Öffne das Zeilenmenü und wähle Gästedaten zusammenführen, um das Duplikat zu einem einzigen Kontakt zusammenzuführen.

Deine Kontakte exportieren

Klicke oben rechts auf Exportieren und wähle CSV, Excel oder PDF. Der Export übernimmt deine aktive Suche. Filtere also zuerst, wenn du nur einen Teil der Liste brauchst. Über den Export siehst du auch die Adressen vieler Gäste auf einmal (siehe Häufige Probleme).

Einen Kontakt bearbeiten oder löschen

Öffne das Menü einer Zeile und wähle Bearbeiten, um Angaben zu ändern, oder Löschen, um den Kontakt zu entfernen. Löschst du einen Kontakt, wird er von seinen Buchungen getrennt; die Buchungen selbst bleiben erhalten. Über dasselbe Menü startest du auch eine Buchung, die schon mit den Daten dieses Gastes ausgefüllt ist (Buchung eintragen), oder schickst ihm eine Nachricht (Nachricht senden), selbst wenn er gerade keinen Aufenthalt hat.

Häufige Probleme

Du siehst keine Adressen in der Liste

Die Kontaktliste zeigt nur Name, E-Mail, Firma und Telefonnummer. Die Adresse eines Gastes steht in seinem Bearbeiten-Formular, nicht in der Liste. Willst du die Adressen vieler Gäste durchsehen, nutze Exportieren und öffne die Datei. Eine Adressspalte in der Listenansicht gibt es nicht.

Du kannst keine Kontaktliste importieren

Kontakte lassen sich nur exportieren. Ein Adressbuch am Stück aus einer Datei einzuspielen, ist nicht möglich. Gäste kommen automatisch dazu, sobald sie buchen, oder einzeln über Neuen Gast hinzufügen. Exportieren kannst du nach CSV, Excel oder PDF, importieren nicht.

Du kannst nicht von einem Kontakt zu seinen Buchungen springen

Von einem Kontakt führt kein Link zu den Aufenthalten dieses Gastes. Um die Buchungen eines Gastes zu sehen, öffne Buchungen und suche nach seinem Namen.

Die Check-in-Daten stehen nicht im Kontakt

Daten, die ein Gast über Check-in-Formulare übermittelt, bleiben bei der Buchung, nicht beim Kontakt. Das Kontaktformular enthält nur Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer, Adresse und Notizen; die sensibelsten Check-in-Felder wie Ausweisnummer oder Geburtsdatum landen also nie in deiner Kontaktliste. Und weil deine Kontakte personenbezogene Daten enthalten: Exportiere sie nur, wenn du sie wirklich brauchst, und geh sorgsam mit der Datei um.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.