Wie verwalte ich meine Gästekontakte?

Der Bereich Kontakte ist dein zentrales Adressbuch in Smoobu. Jeder Gast, der eine deiner Unterkünfte bucht, wird hier automatisch gespeichert. So findest du wiederkehrende Gäste schnell wieder, hältst ihre Daten auf dem neuesten Stand oder schreibst sie an, bevor sie erneut buchen.

Bevor du startest

Du musst nichts einrichten. Sobald eine Buchung gespeichert wird, erstellt Smoobu den Kontakt automatisch und ordnet ihn, sofern möglich, einem bereits bestehenden Gast zu. Die Liste findest du in der Seitenleiste unter Kontakte. Jeder Eintrag enthält Name, E-Mail-Adresse, Firma und Telefonnummer des Gastes.

Einen Gast finden

Nutze das Suchfeld oben rechts, um nach Namen zu filtern. Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift Name sortierst du die Liste auf- oder absteigend. Eine eigene Detailseite pro Kontakt gibt es nicht: Am rechten Ende jeder Zeile befindet sich ein Menü (das Symbol am Zeilenende), über das du alle Funktionen für diesen Gast aufrufst.

Einen Gast anlegen, der noch nicht gebucht hat

Klicke oben links auf Kontakt anlegen. Es öffnet sich ein leeres Gästeformular, in dem du Vor- und Nachname, Firma, eine oder mehrere E-Mail-Adressen, eine oder mehrere Telefonnummern, eine Adresse und Notizen einträgst. Praktisch ist das für einen wiederkehrenden Gast, dem du vor einer erneuten Buchung eine E-Mail zur Verfügbarkeit schreiben möchtest.

Zwei Einträge für denselben Gast zusammenführen

Bucht derselbe Gast über unterschiedliche Portale, entstehen in Smoobu unter Umständen zwei Einträge für ihn: zum Beispiel ein automatisch angelegter Kontakt „John S" und ein von dir angelegter Eintrag „John Smith". Öffne das Menü am Zeilenende und wähle Gästedaten zusammenführen, um das Duplikat zu einem einzigen Kontakt zu vereinen.

Deine Kontakte exportieren

Klicke oben rechts auf Exportieren und wähle CSV, Excel oder PDF. Der Export übernimmt deine aktive Suche. Filtere also zuerst, wenn du nur einen Teil der Liste brauchst. Über den Export siehst du auch die Adressen vieler Gäste auf einmal (siehe Häufige Probleme).

Einen Kontakt bearbeiten oder löschen

Öffne das Menü am Zeilenende und wähle Bearbeiten, um Angaben anzupassen, oder Löschen, um den Kontakt zu entfernen. Löschst du einen Kontakt, wird er von seinen Buchungen getrennt; die Buchungen selbst bleiben erhalten. Über dasselbe Menü legst du mit Buchung eintragen eine neue Buchung an, in der die Daten des Gastes bereits vorausgefüllt sind, oder schreibst ihm mit Nachricht senden, unabhängig davon, ob er gerade einen Aufenthalt gebucht hat.

Häufige Probleme

Du siehst keine Adressen in der Liste

Die Kontaktübersicht zeigt nur Name, E-Mail, Firma und Telefonnummer. Eine Adressspalte gibt es in der Listenansicht nicht: Die Anschrift eines Gastes findest du in seinem Bearbeiten-Formular. Um die Adressen mehrerer Gäste gesammelt einzusehen, klicke auf Exportieren und öffne die erstellte Datei.

Du kannst keine Kontaktliste importieren

Kontakte lassen sich in Smoobu nur exportieren, nicht gesammelt aus einer Datei importieren. Neue Kontakte entstehen automatisch bei jeder neuen Buchung, oder du legst sie einzeln über Kontakt anlegen an. Exportieren kannst du jederzeit als CSV, Excel oder PDF.

Du kannst nicht von einem Kontakt zu seinen Buchungen springen

Von einem Kontakt führt kein Link zu den Aufenthalten dieses Gastes. Um die Buchungen eines Gastes zu sehen, öffne Buchungen und suche nach seinem Namen.

Bei einem Booking.com-Gast fehlt die Telefonnummer

Ab dem 28. September 2026 schickt Booking.com die Telefonnummern der Gäste nicht mehr an Smoobu. Legt Smoobu danach aus einer Booking.com-Buchung einen neuen Kontakt an, fehlt darin deshalb die Telefonnummer. Ist der Gast schon in deinen Kontakten, bleibt die dort gespeicherte Nummer erhalten, wenn er erneut bucht. In deinem Konto musst du nichts reparieren. Die Nummer findest du weiterhin im Booking.com Extranet und in der Pulse-App. Willst du sie im Kontakt haben, öffne in der Zeile des Gastes das Menü, wähle Bearbeiten und trag die Nummer ein. Was sich bei Booking.com-Buchungen sonst noch ändert, erklärt Meine importierten Buchungen sehen falsch aus (Überbuchung / 1 Gast): Ist etwas schiefgelaufen?.

Die Check-in-Daten stehen nicht im Kontakt

Daten, die ein Gast über Check-in-Formulare übermittelt, bleiben bei der Buchung, nicht beim Kontakt. Das Kontaktformular enthält nur Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer, Adresse und Notizen; die sensibelsten Check-in-Felder wie Ausweisnummer oder Geburtsdatum landen also nie in deiner Kontaktliste. Und weil deine Kontakte personenbezogene Daten enthalten: Exportiere sie nur, wenn du sie wirklich brauchst, und geh sorgsam mit der Datei um.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.