¿Cómo configuro mensajes automáticos para mis huéspedes?

Una confirmación nada más reservar, los datos de check-in unos días antes de la llegada, una petición de reseña tras la salida: esos correos a tus huéspedes los hace Smoobu por ti. Escribes una plantilla de mensaje una vez y eliges tras qué evento y cuándo debe salir; a partir de ahí, Smoobu la envía en cada reserva que encaje.

Antes de empezar

Ten esto listo antes de crear tu primera plantilla:

Tu dirección de remitente, que aparece arriba en la página Comunicaciones. De forma predeterminada, tus correos salen desde tu alias @host.smoobu.com, y las respuestas de tus huéspedes llegan a Smoobu. Para enviar desde tu propia dirección, mira ¿Cómo envío mensajes desde mi propia dirección de correo?.

Crea un mensaje automático

En Smoobu, ve a Experiencia > Comunicaciones.
Haz clic en Nueva plantilla. El editor se abre con cuatro secciones. Si prefieres partir de un texto ya hecho en lugar de una plantilla en blanco, haz clic en Elige una plantilla inicial y elige uno.
Abre Ámbito y elige las Propiedades y los Portales a los que se aplica la plantilla. Déjalos en Todas las propiedades y Todos los portales para enviarla en todas las reservas.
Abre Mensaje y elige el Destinatario: Invitado, Propietario de la cuenta (la dirección de correo de tu cuenta de Smoobu) u Otro destinatario. Con Otro destinatario se te pide un Recipient email, por ejemplo la dirección de tu limpiadora.
Para enviar también una copia a otra persona, haz clic en el + junto a Destinatario e introduce su dirección. Puedes añadir hasta 10 copias, además del destinatario principal. Las copias salen siempre en CCO, así que el huésped no ve las direcciones que pones en copia.
Escribe un Asunto y redacta el Mensaje. Haz clic en Etiquetas del asunto o en Etiquetas del mensaje, encima del campo, para insertar datos de la reserva que se rellenan solos en cada huésped, por ejemplo [firstGuestName], [apartment], [arrivalDate] y [onlineCheckInLink]. Las etiquetas del check-in online, la Guía para huéspedes y las integraciones de socios solo aparecen en la lista mientras esa función o integración está activada: si Smoobu Online Check-in está desactivado, [onlineCheckInLink] no aparece en la lista.
Abre Activador, momento y reglas y elige el Evento: lo que tiene que ocurrir para que salga el mensaje. Los eventos se explican en la siguiente sección.
En Cuándo enviar, elige los Días (de 0 a 30), Cuándo (por ejemplo, Antes de la llegada) y la franja de Hora en la que sale el mensaje. Con Notificación de reserva, Cancelación, Online check-in completed (Smoobu Online Check-in, Stellar & Chekin only) y Compra adicional, estos campos aparecen en gris, porque esos mensajes salen en el momento en que ocurre el evento.
Opcional: activa las Condiciones de envío adicionales que necesites, por ejemplo para enviar el mensaje solo cuando el check-in online esté completo.
Opcional: abre Archivos adjuntos y haz clic en Cargar archivo para añadir un archivo, por ejemplo tus normas de la casa en PDF.
Haz clic en Guardar.

Comprueba que funcionó

La plantilla aparece en la lista de plantillas de la página Comunicaciones con su evento, sus portales, sus idiomas y su destinatario, y en el desplegable Plantilla cuando escribes a un huésped desde una reserva. También se aplica a las reservas que ya tienes: en cada reserva cuyo momento de envío aún no ha llegado, Smoobu programa el mensaje enseguida. Abre una de esas reservas y lo verás en Mensajes programados. Para una prueba completa, introduce una reserva con tu propia dirección de correo como huésped (Registrar una reserva directa o bloquear fechas tú mismo) y comprueba que el correo llega. Para apagar un mensaje más adelante, o para parar un solo envío en una reserva, mira ¿Cómo apago o pauso los mensajes automáticos?.

Elige el evento que envía el mensaje

El Evento decide tras qué acontecimiento sale una plantilla:

Notificación de reserva: entra una reserva en Smoobu.
Llegada: la fecha de check-in del huésped.
Salida: la fecha de check-out del huésped.
Cancelación: se cancela una reserva.
Online check-in completed (Smoobu Online Check-in, Stellar & Chekin only): el huésped envía el formulario de Smoobu Online Check-in, de Chekin o de Stellar. En la lista de plantillas, este evento aparece como Check-in online completado. Mira ¿Cómo configuro el check-in online para mis huéspedes?.
Compra adicional: el huésped compra un extra en la Guía para huéspedes. Mira ¿Cómo vendo extras y servicios a través de la guía del huésped?.
Solo envío manual: no se envía nada de forma automática. Si cambias a esta opción una plantilla que ya existe, se eliminan los mensajes que ya había programado en reservas. La plantilla queda lista para que la envíes a mano desde una reserva, y las respuestas sugeridas por IA pueden usarla como contexto (¿Cómo uso las respuestas sugeridas por IA para los mensajes de huéspedes?).

Con Llegada y Salida, el mensaje puede salir hasta 30 días antes o después de la fecha. Algunos canales limitan los mensajes después de la salida: Booking.com te deja escribir a un huésped desde la reserva hasta 7 días después de la salida, y si el huésped te escribe sobre la reserva en ese tiempo, tienes 14 días más. Programa los mensajes de salida para huéspedes de Booking.com dentro de ese plazo. Notificación de reserva, Cancelación, Online check-in completed (Smoobu Online Check-in, Stellar & Chekin only) y Compra adicional envían en el momento en que ocurre el evento, así que en ellos no puedes fijar un retraso.

Envía solo cuando una reserva cumple condiciones

En Condiciones de envío adicionales (opcional), cada condición tiene su propio interruptor, y puedes combinar varias en una misma plantilla:

Añadir factura: adjunta la factura de la reserva. El mensaje solo sale si la factura ya existe en el momento del envío; si no existe, el mensaje no se envía en absoluto. Esta condición no está disponible para un mensaje de Notificación de reserva que se envía el mismo día.
Enviar la plantilla incluso si el evento ya ha pasado: envía el mensaje aunque la reserva entre después de su momento de envío, por ejemplo un mensaje de «2 días antes de la llegada» para un huésped que reserva el mismo día de la llegada. Este interruptor no aparece en un mensaje de Llegada configurado a 0 días, que sale el día de la llegada. Ese mensaje no lo necesita: sale igualmente cuando un huésped reserva después de su momento de envío.
Estado del check-in online (solo Smoobu Online Check-in, Stellar y Chekin): elige Enviar solo si el check-in online se ha completado. o Enviar solo si el check-in online no se ha completado.
Estado del pago (según si la reserva se ha marcado manualmente como pagada): elige Enviar solo si la reserva está marcada como pagada. o Enviar solo si la reserva no está marcada como pagada.
Duración de la reserva: el mensaje solo sale si la reserva tiene más noches de las que indiques.

Envía el mensaje en el idioma de tu huésped

El primer mensaje que escribes, en la pestaña Predeterminado, va a todos los huéspedes sin idioma asignado y a todos aquellos cuyo idioma no has añadido. Para añadir un idioma, haz clic en Añadir un idioma y elígelo. Cada idioma tiene su propia pestaña, con su propio asunto y su propio mensaje. El campo Idioma de la reserva decide qué versión recibe cada huésped: las reservas de portales suelen llegar con él ya relleno, y en las reservas directas lo pones tú al introducir o editar la reserva. Escribe la versión Predeterminado en el idioma local de tu propiedad y añade idiomas según los necesites. Si más adelante cambias la versión Predeterminado, Smoobu muestra Es posible que las traducciones no estén actualizadas, porque tus otras versiones de idioma pueden haber dejado de coincidir. Haz clic en Revisar traducciones para comprobarlas y actualizarlas si es necesario.

¿Quieres que Smoobu traduzca una versión de idioma por ti? Haz clic en el icono de traducir que hay junto a Añadir un idioma. El texto traducido lleva la marca Translated with AI: revísalo antes de guardar. La traducción con IA está disponible en inglés, alemán, francés, español, italiano, portugués, neerlandés, polaco, griego y ruso, y la lista de idiomas te indica cuáles no cubre. Las traducciones de plantillas tienen un límite de 30.000 caracteres al día, independiente del límite para traducir mensajes de huéspedes en tu bandeja de entrada (¿Cómo traduzco los mensajes de los huéspedes con IA?).

Añade archivos adjuntos a una plantilla

Abre Archivos adjuntos y haz clic en Cargar archivo. Una plantilla puede llevar hasta 5 archivos, cada uno en PDF, JPG o PNG y de 1 MB como máximo. Los mismos adjuntos salen con todas las versiones de idioma. Si cada idioma necesita su propio archivo, duplica la plantilla y dale a cada copia su propio idioma y su propio adjunto.

Cargar archivo no está disponible mientras Airbnb esté entre los portales de la plantilla, ni tampoco cuando la plantilla está configurada con Todos los portales. Para añadir adjuntos, abre Ámbito y elige tú los portales, sin Airbnb. Si añades Airbnb a una plantilla que ya tiene adjuntos, aparece un aviso.

Duplica una plantilla

En la lista de plantillas de la página Comunicaciones, haz clic en el icono Duplicar de la fila de la plantilla. Smoobu abre una copia con el mismo mensaje, los mismos portales, los mismos adjuntos y los mismos ajustes. La copia no se guarda hasta que tú la guardas.

Da formato a tus correos

Haz clic en HTML / Editor avanzado, debajo del mensaje, para añadir formato: encabezados, negrita, colores y enlaces. Para volver, haz clic en Switch to plain text editor.

HTML / Editor avanzado no está disponible mientras Airbnb o Booking.com esté entre los portales de la plantilla, ni tampoco cuando la plantilla está configurada con Todos los portales. Para dar formato a una plantilla, abre Ámbito y elige tú los portales, sin Airbnb ni Booking.com. Si añades Airbnb o Booking.com a una plantilla que ya usa formato, un aviso te pide que quites el formato o que dupliques la plantilla. Lo más limpio es tener dos plantillas: una con formato para tus reservas directas y las de tu web, y una copia en texto plano para Airbnb y Booking.com. Aun así, los correos con formato pueden llegar con fuentes desiguales o con el espaciado de línea perdido, así que mantén el formato sencillo. Mira ¿Cómo funcionan los mensajes con Airbnb y Booking.com? para saber cómo llegan los mensajes a los huéspedes de Airbnb y Booking.com.

Envía un recordatorio de pago por el saldo pendiente

Para recordar a los huéspedes un saldo abierto, escribe una plantilla que use el marcador [rest]: rellena el precio total menos el prepago, así el huésped ve exactamente lo que queda por pagar. Añade [stripePaymentLink] para incluir un enlace de pago por ese importe; cómo funciona el enlace se explica en Enviar un enlace de pago o cobrar el saldo restante. Activa la condición de estado del pago (ver la lista de arriba) y elige Enviar solo si la reserva no está marcada como pagada. Esta condición solo mira el estado de pago de la reserva, y ese estado no lo pone Smoobu por ti. Marca tú cada reserva como pagada cuando llegue el dinero; si no, el huésped seguirá recibiendo el recordatorio.

Problemas frecuentes

Un huésped de última hora no recibió tu mensaje

Si la reserva entró después de que ya hubiera pasado el momento de envío del mensaje (un mensaje de «3 días antes de la llegada», reservado 1 día antes de la llegada), Smoobu se salta el envío a menos que Enviar la plantilla incluso si el evento ya ha pasado esté activado. Actívalo en cada mensaje que un huésped tenga que recibir siempre.

Una reserva que ya tenías no recibió una plantilla nueva

Una plantilla nueva o modificada se aplica a las reservas que ya existen, siempre que su momento de envío para esa reserva aún no haya llegado: Smoobu programa el mensaje enseguida, y aparece en Mensajes programados en la reserva. Si el momento de envío de una reserva ya había pasado cuando guardaste la plantilla, esa reserva no recibe el mensaje. En ese caso, envíaselo a mano a ese huésped desde la reserva.

Tu plantilla no aparece en el desplegable Plantilla de la reserva

Ahí solo aparecen las plantillas que has guardado. Crea y guarda la plantilla primero en Experiencia > Comunicaciones, y entonces aparece en el desplegable. Si una plantilla solo la quieres enviar a mano, puedes usar el evento Solo envío manual.

Un mensaje con factura no se envió

Con Añadir factura activado, Smoobu solo envía el mensaje si la factura de la reserva ya existe en el momento del envío. Si para entonces no se ha creado ninguna factura, el mensaje no se envía en absoluto, ni siquiera sin el adjunto. Crea la factura antes del momento de envío, o programa el mensaje para un día después de la reserva, más o menos. Por eso Añadir factura tampoco encaja con una confirmación de reserva.

Usa las plantillas con Añadir factura activado para tus reservas directas y las de tu página web. Quien reserva por un portal paga y recibe su factura por el lado de ese portal, así que mandarle además la tuya suele confundirlo. La factura se adjunta tanto si el correo sale desde tu alias @host.smoobu.com como si sale a través de tu propio servidor de correo (¿Cómo envío mensajes desde mi propia dirección de correo?).

Un huésped que ya había pagado recibió un recordatorio de pago

Los recordatorios de pago se rigen por el estado de pago de la reserva, y ese estado no lo pone Smoobu por ti. Las plantillas que usaban Recordatorio de cobro en el editor antiguo usan ahora Estado del pago (según si la reserva se ha marcado manualmente como pagada) con Enviar solo si la reserva no está marcada como pagada. Una reserva que no hayas marcado como pagada recibe el recordatorio, aunque el huésped ya haya pagado. Marca cada reserva como pagada en cuanto llegue el dinero.

HTML / Editor avanzado o Cargar archivo aparece en gris

HTML / Editor avanzado no está disponible mientras Airbnb o Booking.com esté entre los portales de la plantilla, y Cargar archivo no está disponible mientras Airbnb esté entre ellos. Todos los portales incluye los dos, así que también bloquea ambos botones. Abre el Ámbito de la plantilla y elige tú los portales, sin esos, o duplica la plantilla y guarda una versión sencilla para esos portales.

Un código de puerta o un enlace de check-in llegó vacío

Los marcadores de códigos de puerta suelen estar aún vacíos a la hora de la reserva, porque el socio de la cerradura todavía no ha generado el código; enviar el mensaje más cerca de la llegada suele arreglarlo. Mira Los códigos de puerta no aparecen en tus mensajes. Si lo que falta en tus mensajes es el enlace de check-in online, mira Falta el enlace de check-in en tus mensajes.

¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.

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