Comment gérer l'accès au calendrier mobile de mes assistants ?

Vos assistants ouvrent le calendrier dans l'application Smoobu depuis leur propre téléphone, et ce qu'ils y voient découle des autorisations que vous leur avez déjà données. Cet article explique quels niveaux d'accès ouvrent le calendrier mobile, lequel permet d'y créer une réservation, et pourquoi une modification enregistrée n'apparaît parfois pas tout de suite sur leur téléphone.

Cela concerne uniquement les applications natives iOS et Android. Ni les autorisations ni la mise en page de la version web de Smoobu ne sont modifiées.

Avant de commencer

Il vous faut tout ceci pour que le calendrier mobile fonctionne pour un assistant :

Le compte d'assistant existe déjà. Voir Comment créer des comptes assistants pour mon équipe de ménage et mes collaborateurs ?.
L'assistant dispose de la dernière version de l'application Smoobu sur son appareil iOS ou Android.
Vous savez où définir les autorisations. Les niveaux se définissent sur l'écran des autorisations et la procédure est décrite dans Comment définir ce que chaque membre de l'équipe peut voir et faire ?. Cet article ne couvre que l'effet de chaque niveau sur le calendrier mobile.

Définir les niveaux qui ouvrent le calendrier mobile

Ouvrez Autorisations, recherchez le compte d'assistant à configurer, puis définissez les niveaux d'accès pour vos propriétés :

Pour qu'un assistant voie votre grille de calendrier, accordez-lui au minimum Lecture ou Aucun accès sur la propriété. Les propriétés définies sur Aucun accès restent visibles dans la grille, mais sont verrouillées : impossible de les modifier.
Pour qu'un assistant crée des réservations depuis le calendrier mobile, définissez Réservation sur Écriture. C'est le seul réglage qui l'autorise.
Cliquez sur Enregistrer en bas de la page pour appliquer les modifications à l'ensemble du système.

Vérifier que tout fonctionne

Votre assistant ouvre l'application Smoobu sur son téléphone et accède au calendrier de l'application. Il peut utiliser le bouton Multi/Single, le sélecteur de mois et les filtres de propriétés, comme un compte hôte. Les propriétés actives apparaissent déverrouillées, les propriétés restreintes verrouillées.

Lorsqu'une modification enregistrée n'apparaît pas sur son téléphone

Les deux plateformes ne récupèrent pas un changement d'autorisation de la même façon : la même modification peut donc sembler appliquée sur un téléphone et absente sur un autre.

Sur Android, les nouvelles autorisations ne prennent effet que lorsque l'assistant ferme complètement l'application, en forçant sa fermeture depuis l'arrière-plan, puis la rouvre. La réduire ne suffit pas. Se déconnecter n'est pas nécessaire.
Sur iOS, les nouvelles autorisations apparaissent dès que l'assistant actualise la page du calendrier dans l'application.

Problèmes fréquents

Votre assistant ne peut pas créer de réservation dans le calendrier

Un assistant ne peut créer des réservations depuis le calendrier mobile que si Réservation est défini sur Écriture dans ses autorisations. Accorder un accès en écriture à d'autres domaines, comme les messages ou les prix, ne suffit pas à débloquer la création de réservations. Vérifiez que c'est bien Réservation qui est sur Écriture.

Votre assistant ne peut pas modifier ni annuler une réservation existante

Dans cette version de l'application mobile, les assistants peuvent uniquement créer de nouvelles réservations. Modifier ou annuler une réservation existante n'est pas proposé aux assistants dans le calendrier mobile.

Votre assistant peut créer des factures avec un accès en lecture seule

Même avec un accès en lecture seule aux réservations, un assistant peut créer des factures depuis la page de détail d'une réservation. C'est une limitation connue : Smoobu n'a pas encore d'autorisation distincte pour la facturation.

Les propriétés parentes et leurs sous-unités se ressemblent dans le calendrier de l'assistant

Le système d'autorisations ne fait pas de différence entre une propriété parente et ses sous-unités. Les deux apparaissent comme un seul objet dans le calendrier mobile de l'assistant.

À quoi servent les propriétés verrouillées

Définir volontairement une propriété sur Aucun accès a son utilité. Votre assistant continue de voir la disponibilité générale de cette propriété, ce qui lui suffit pour s'organiser, sans pouvoir y changer quoi que ce soit.

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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