Comment définir ce que chaque membre de l'équipe peut voir et faire ?

Une fois que vous avez invité quelqu'un dans votre compte Smoobu, vous décidez précisément ce qu'il peut voir et modifier. Smoobu n'utilise pas de rôles figés comme « admin » ou « lecture seule ». Vous choisissez plutôt avec quelles propriétés chaque personne travaille, et ce qu'elle peut y faire avec les réservations, les prix, les données des invités, les messages et les notifications d'équipe. Cet article explique ce fonctionnement et donne quatre configurations courantes. Pour créer le compte au départ, commencez par Comment créer des comptes assistants pour mon équipe de ménage et mes collaborateurs ?.

Avant de commencer

Vous devez avoir invité la personne dans votre compte au préalable. Voir Comment créer des comptes assistants pour mon équipe de ménage et mes collaborateurs ?.

Comment fonctionnent les autorisations dans Smoobu

Il n'y a pas de rôles prédéfinis à choisir. Vous composez l'accès voulu à partir de deux choix :

Quelles propriétés la personne peut gérer. Vous choisissez des propriétés individuelles ou, si vous utilisez des catégories sur votre compte, vous pouvez partager d'un coup toutes les propriétés portant une catégorie. L'option par catégorie n'apparaît qu'une fois que vous avez créé des catégories. Voir Regrouper une propriété et ses sous-propriétés pour éviter les doubles réservations pour regrouper des propriétés.
Ce qu'elle peut faire, réglé par catégorie d'accès. Smoobu a neuf catégories d'accès : les réservations, les détails de réservation (heures d'arrivée et de départ), les noms des invités, les coordonnées des invités, les prix, les notes, les notifications, les messages et le calendrier des tarifs (prix et nuits minimum). Chaque catégorie est réglée sur Pas d'accès ou Lire ; les réservations, les messages et le calendrier des tarifs peuvent aussi être réglés sur Écrire, pour que la personne puisse modifier et pas seulement consulter.

Vous choisissez les propriétés et réglez ces catégories pour chaque membre de l'équipe dans l'écran Autorisations.

Régler l'accès d'un membre de l'équipe

Cliquez sur votre icône de profil en haut à droite, puis sur Autorisations.
Trouvez la personne dans la liste de votre équipe et ouvrez ses autorisations.
Dans Sélectionner une propriété, choisissez les propriétés auxquelles elle doit avoir accès.
Pour chaque catégorie, réglez son niveau : Pas d'accès, Lire ou Écrire là où la catégorie le permet.
Sauvegarder.

Vérifier que tout fonctionne

Le membre de l'équipe apparaît dans votre liste Autorisations avec l'accès que vous avez réglé. Demandez-lui de se connecter et de confirmer qu'il voit ce que vous avez autorisé et ne voit pas ce que vous n'avez pas autorisé.

Quatre configurations qui couvrent la plupart des équipes

Un co-hôte qui gère le quotidien. Laissez-le voir et modifier les réservations, répondre aux messages des invités et modifier les prix, et laissez-le voir les données des invités. Il peut gérer la propriété presque comme vous.
Une personne de ménage qui a besoin des rotations. Laissez-la voir uniquement les réservations et les heures d'arrivée et de départ. Masquez les prix, les coordonnées des invités et les notes. Elle voit quand faire le ménage, et rien d'autre.
Un comptable qui s'occupe de l'argent. Laissez-le voir les réservations et les prix, et masquez tout ce qui est opérationnel. Il obtient la vue financière sans les données des invités.
Un gestionnaire immobilier qui s'occupe de la communication avec les invités. Comme un co-hôte : réservations et messages qu'il peut modifier, données des invités qu'il peut voir, avec les notifications activées pour qu'il soit informé des nouvelles réservations.

Notifications d'équipe et vos propres notifications

L'une des choses que vous réglez par membre de l'équipe est de savoir si cette personne reçoit les notifications de réservation. Cela garde un co-hôte informé sans inonder d'alertes une personne de ménage en lecture seule.

C'est différent de vos propres réglages de notifications. Pour choisir quels e-mails et alertes Smoobu vous envoie, voir Choisir les notifications que Smoobu vous envoie. Cet article ne couvre que les notifications que vous activez ou désactivez pour les autres membres de l'équipe.

Supprimer un membre de l'équipe

Quand quelqu'un part, ouvrez Autorisations, trouvez la personne et supprimez-la. Son accès prend fin immédiatement. Si cette personne a un jour détenu l'une de vos clés API, révoquez aussi cette clé : une clé API continue de fonctionner tant que vous ne l'avez pas révoquée, même après la disparition de l'accès de la personne.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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