Comment créer des comptes assistants pour mon équipe de ménage et mes collaborateurs ?

Personne de ménage, co-hôte, comptable, partenaire commercial ou propriétaire : donnez à chaque personne qui vous aide son propre accès à Smoobu, au lieu de partager votre mot de passe. Dans Smoobu, ces accès s'appellent des membres de l'équipe. Vous les créez depuis la page Autorisations en invitant une adresse e-mail. Cet article explique comment créer le compte et lui attribuer un premier niveau d'accès. Pour régler en détail ce que chaque personne peut voir et faire, voir Comment définir ce que chaque membre de l'équipe peut voir et faire ?.

Avant de commencer

Vous avez besoin de ceci avant d'inviter qui que ce soit :

• Une adresse e-mail de la personne que vous invitez, jamais utilisée pour s'inscrire à Smoobu. Une adresse qui a déjà un compte Smoobu (par exemple d'un ancien essai gratuit) ne peut pas accepter d'invitation. Voir le premier problème fréquent ci-dessous.
• Une décision sur ce qu'elle doit faire. Une personne de ménage qui a seulement besoin de voir les rotations a besoin de bien moins d'accès qu'un co-hôte qui répond aux invités. Vous pourrez le changer plus tard.

Ce que coûte un membre de l'équipe

Pour l'accès de l'équipe, Smoobu facture selon ce que la personne peut faire, pas selon le nombre de personnes que vous ajoutez :

• Les comptes en lecture seule sont gratuits, et vous pouvez en ajouter autant que vous voulez. Une personne en lecture seule voit ce que vous autorisez mais ne peut rien changer.
• Les comptes avec accès en écriture sont un module complémentaire payant mensuel, un montant par compte, facturé avec votre abonnement. Le prix actuel et les éventuelles remises annuelles ou biennales sont indiqués dans Combien coûte Smoobu ? Formules et tarifs expliqués.
• Le plan Teams Pro + inclut 2 comptes avec accès en écriture dans le forfait, en plus de votre propre accès propriétaire. Le propriétaire et 2 membres de l'équipe peuvent donc avoir un accès en écriture. Voir Combien coûte Smoobu ? Formules et tarifs expliqués.
• Ajouter un compte avec accès en écriture vous est facturé immédiatement. Smoobu ajoute un montant au prorata pour le reste de la période de facturation en cours dès que vous passez quelqu'un en accès en écriture.

Ainsi, une équipe de ménage de cinq personnes qui doit seulement voir le planning ne coûte rien : cinq comptes en lecture seule. Ne passez une personne en accès en écriture que lorsqu'une vraie tâche l'exige.

Étapes

1. Cliquez sur votre icône de profil en haut à droite, puis sur Autorisations.
2. Dans le champ E-mail, saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous invitez.
3. Cliquez sur Créer. La personne apparaît maintenant dans la liste de votre équipe avec le statut Not yet accepted.
4. Attribuez-lui un premier niveau d'accès sur sa ligne. Pour une personne de ménage, la configuration utile la plus légère est : la laisser voir les réservations et les heures d'arrivée et de départ, et masquer tout le reste. Pour quelque chose de plus détaillé, ouvrez Comment définir ce que chaque membre de l'équipe peut voir et faire ?.
5. Dites à la personne de guetter deux e-mails de Smoobu (d'abord une invitation à accepter, puis un e-mail de mot de passe) et d'accepter sur un ordinateur, pas sur un téléphone. Sa part de la configuration est décrite dans J'ai été invité à Smoobu : comment configurer mon compte ?.

La personne invitée reçoit deux e-mails, l'un après l'autre

Après votre clic sur Créer, Smoobu envoie d'abord un e-mail à la personne : une invitation avec un simple lien à accepter (pas un bouton). Quand elle clique dessus, Smoobu ouvre une fenêtre qui demande à votre nouvel assistant d'accepter l'autorisation en demandant un e-mail de réinitialisation de son mot de passe. La personne doit cliquer sur Send dans cette fenêtre. Smoobu envoie alors le second e-mail, avec le lien pour définir son mot de passe. Elle doit accomplir les deux, sur un ordinateur, avant de pouvoir se connecter. Tant qu'elle n'a pas terminé, son statut reste Not yet accepted. Vous pouvez modifier son accès ou supprimer l'invitation à tout moment depuis cette même page Autorisations.

Le lien d'acceptation ne s'ouvre souvent pas correctement sur un téléphone, et la personne invitée peut atterrir sur un écran Start free trial et créer par erreur son propre compte d'essai au lieu d'accepter. Dites aux gens d'ouvrir l'invitation sur un ordinateur.

Une option plus légère pour le ménage : aucun compte à créer

Si une personne de ménage a seulement besoin de voir quand les invités arrivent et repartent, vous n'avez pas du tout à créer de membre de l'équipe. Ouvrez Configuration > Propriétés, modifiez la propriété et copiez son iCal export URL. La personne de ménage s'abonne à ce lien dans sa propre application de calendrier et voit les rotations sans aucun accès Smoobu à gérer.

Vérifier que tout fonctionne

• La personne apparaît dans votre liste Autorisations avec le statut Not yet accepted.
• Une fois qu'elle a accompli les deux e-mails sur un ordinateur, ce statut change et elle peut se connecter et voir exactement ce que vous avez autorisé.

Problèmes fréquents

L'invitation ouvre une page « créer des propriétés » au lieu d'un écran « définir votre mot de passe »

L'adresse e-mail que vous avez invitée a très probablement déjà un compte Smoobu, souvent d'un ancien essai gratuit. Smoobu ne demande pas à cette adresse de définir un nouveau mot de passe, car elle en a déjà un ; la personne atterrit donc sur un tableau de bord ou une page « créer des propriétés » et ne peut pas entrer. Vider le cache ou utiliser une fenêtre privée n'y change rien. Invitez plutôt une adresse e-mail jamais utilisée avec Smoobu. Si ce doit être cette adresse, contactez le support Smoobu, qui peut d'abord régler le compte existant.

Mon nouveau membre de l'équipe dit que son compte ne fonctionne pas et qu'il ne peut pas se connecter

La cause la plus fréquente : la personne a cliqué sur Start free trial dans l'invitation au lieu d'accepter l'autorisation. Cela crée un compte d'essai distinct sur son adresse e-mail, au lieu d'un accès au vôtre. Demandez-lui d'annuler cet essai, puis renvoyez l'invitation depuis votre page Autorisations. Cette fois, elle ouvre le lien sur un ordinateur et clique sur Send dans la fenêtre accept permission. Le guide complet pour la personne invitée se trouve dans J'ai été invité à Smoobu : comment configurer mon compte ?.

Je ne peux pas changer l'e-mail de mon propre compte, car Smoobu dit qu'il existe déjà

Cet e-mail est généralement encore rattaché à un ancien compte de membre de l'équipe que vous avez créé avec lui plus tôt. Ouvrez votre liste Autorisations, trouvez le membre de l'équipe qui utilise cette adresse et supprimez-le. Changez ensuite l'e-mail de votre compte principal. Si vous ne pouvez pas le supprimer vous-même, contactez le support Smoobu, qui peut le faire pour vous.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

• Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
• Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
• Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
• Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
• Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
• Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.