Comment percevoir une caution auprès de mes invités ?

Smoobu n'a pas de fonction de caution intégrée. Une caution, ou dépôt de garantie, se perçoit donc de trois façons : comme extra obligatoire à votre propre paiement, comme lien de paiement Stripe que vous envoyez vous-même, ou via un partenaire du Marketplace qui automatise les cautions. Le bon choix dépend de la provenance de vos réservations.

Avant de commencer

Ayez ceci en place avant de configurer la méthode par le paiement décrite ci-dessous :

Votre moteur de réservations en ligne sur votre site web, car la méthode par extra obligatoire n'existe qu'à votre propre paiement. Voyez Comment configurer mon moteur de réservations ?.
Un mode de paiement en ligne au moment du paiement, pour que la caution soit réellement réglée à la réservation. Voyez Comment configurer les paiements Stripe ?.

Trois façons de percevoir une caution

Un extra obligatoire à votre paiement. Vous ajoutez la caution comme article obligatoire dans les Articles supplémentaires, et vos invités la règlent dans le total de la réservation. Cela ne fonctionne que pour les réservations passées via votre moteur de réservations ou votre site Smoobu ; les invités qui réservent sur des portails comme Booking.com ou Airbnb ne la voient jamais. La caution est réellement débitée, et la rendre après le séjour est un remboursement manuel de votre part.
Un lien de paiement Stripe que vous envoyez vous-même. Vous créez un lien de paiement dans votre compte Stripe et l'envoyez à l'invité, par exemple collé dans un modèle de message. Cela fonctionne pour les réservations de toute provenance ; la demande et le remboursement sont manuels.
Un partenaire du Marketplace : Swikly ou ChargeAutomation. Tous deux envoient automatiquement un lien de caution à l'invité après la réservation et permettent de libérer ou de rembourser la caution après le départ. Ils fonctionnent par pré-autorisation, un blocage temporaire sur la carte de l'invité au lieu d'un vrai débit. ChargeAutomation couvre les réservations de toutes provenances, y compris celles des portails.

Étapes

Pour ajouter la caution comme extra obligatoire à votre paiement :

Dans Smoobu, ouvrez Configuration > Moteur de réservations et allez dans Paramètres des propriétés.
À côté des Articles supplémentaires, cliquez sur l'icône +.
Nommez l'article pour que vos invités le comprennent, par exemple « Caution (remboursée après votre séjour) ».
Sélectionnez les propriétés concernées et saisissez le montant.
Réglez l'article sur Champ obligatoire, pour que chaque invité le règle avec la réservation.
Cliquez sur Sauvegarder.

Désormais, chaque réservation via votre moteur de réservations ou votre site web inclut la caution dans le total. Après le départ de l'invité, remboursez la caution manuellement via le prestataire de paiement qu'il a utilisé, par exemple depuis votre compte Stripe.

Vérifier que tout fonctionne

Ouvrez votre propre paiement et lancez une réservation test (Comment faire une réservation test ?) : la caution apparaît comme ligne obligatoire dans le récapitulatif des prix, et le total de la réservation l'inclut.

Envoyer plutôt la caution comme lien de paiement Stripe

Si vous ne voulez pas de la caution dans le total de la réservation, ou si la réservation vient d'un portail, demandez-la à part. Créez un lien de paiement pour le montant de la caution dans votre compte Stripe, puis envoyez-le à l'invité, par exemple collé dans l'un de vos modèles de message. Il n'existe pas de champ dynamique de caution pour les modèles de message : le lien figure donc dans le message comme un lien écrit en clair. Libérer la caution ensuite est un remboursement manuel dans Stripe.

Automatiser les cautions avec un partenaire du Marketplace

Swikly et ChargeAutomation se connectent à Smoobu via le Marketplace. Dès qu'une réservation arrive, ils envoient automatiquement un lien de caution à l'invité, bloquent la caution en pré-autorisation sur sa carte, puis la libèrent ou la remboursent après le départ. ChargeAutomation fonctionne pour les réservations de toutes provenances, y compris Booking.com et Airbnb. La configuration et les tarifs se règlent avec le partenaire.

Une chose à savoir avec Swikly : il ne récupère les données de caution d'une réservation que lorsque l'invité clique sur le lien de caution, et non automatiquement pour chaque réservation. Le montant de la caution ou son statut affichés dans Smoobu peuvent donc être en retard ou sembler faux, même quand la caution est parfaitement en ordre côté Swikly.

Problèmes fréquents

Je veux des cautions sur les réservations Booking.com et Airbnb

La méthode par extra obligatoire ne le permet pas : elle n'existe qu'à votre propre paiement. Pour les réservations des portails, utilisez ChargeAutomation (il couvre toutes les provenances) ou envoyez manuellement un lien de paiement Stripe à l'invité.

Le séjour est terminé et je dois rendre la caution

L'endroit où l'argent revient dépend de la façon dont vous l'avez perçu. Une caution débitée comme extra obligatoire ou réglée par un lien de paiement se rembourse manuellement depuis votre prestataire de paiement, par exemple votre compte Stripe ; Smoobu n'a pas de procédure de remboursement de caution propre. Une caution bloquée par Swikly ou ChargeAutomation se libère ou se rembourse via le partenaire après le départ.

Le montant ou le statut de la caution dans Smoobu ne correspond pas à Swikly

L'affichage de Smoobu se met à jour quand Swikly transmet les données, et Swikly ne synchronise une réservation qu'une fois que l'invité a cliqué sur le lien de caution ; un écart ne veut donc pas dire que la caution a échoué. Regardez d'abord votre compte Swikly : c'est lui qui détient le statut de référence. Si Smoobu et Swikly divergent encore, contactez l'assistance Smoobu et joignez une capture d'écran de la caution dans votre compte Swikly.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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