Die Online-Check-in-Funktion von Smoobu macht das Einchecken für Vermieter von Ferienwohnungen einfacher. Mit diesem Tool kannst du schon vor der Ankunft zusätzliche Gastdaten sammeln, die von Behörden oder für andere Zwecke benötigt werden, wie zum Beispiel Geburtsdatum oder Nationalität. In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du dein Formular einrichtest, es an deine Gäste sendest und das ausgefüllte Formular herunterlädst.
2) Lege fest, welche Daten deiner Gäste du abfragen möchtest, indem du die entsprechenden Kästchen ankreuzt, und gib an, ob die einzelnen Felder Pflichtfelder oder optional sind. Du kannst hier auch zwischen dem Hauptgast und den zusätzlichen Gästen unterscheiden.
3) Optional: Wenn du weitere Informationen benötigst, z. B. das Verkehrsmittel, mit dem die Gäste anreisen, kannst du ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen. Klicke auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen”, um den Titel des Feldes hinzuzufügen.
4) Gib unten im Abschnitt „Beschreibung“ den Text oder die Anweisungen an, die auf der Formularseite erscheinen sollen. Zum Beispiel:
5) Um dein Online-Check-in-Formular zu aktivieren, klick einfach oben rechts auf „Aktivieren”.
6) Speichern
7) Um dein Formular an deinen Gast zu schicken, empfehlen wir dir, eine automatische Nachrichtenvorlage unter Gästeerlebnis > Kommunikation zu erstellen.
💡 Tipp: Füge den Platzhalter [OnlineCheckInLink] in deine Nachricht ein, der automatisch mit dem Formular für den jeweiligen Gast ausgefüllt wird. Hier findest du detaillierte Anweisungen
8) Sobald dein Gast das Formular ausgefüllt hat, bekommst du eine Benachrichtigung
9) Um die Details anzuzeigen, geh zu den Buchungsdetails und klick auf „Online-Check-in-Details”.
10) Um das Check-in-Formular herunterzuladen, klick einfach auf Speichern als PDF oder Speichern als TXT
💡 Tipps und Tricks:
Um zu sehen, wie es für deine Gäste aussieht, öffne einfach die Buchungsdetails. Scrolle zum Online-Check-in, kopiere den Link und füge ihn in einem neuen Tab ein. Jede Buchung hat eine eigene URL.
Alle Felder im Online-Check-in-Formular sind Pflichtfelder – es ist nicht möglich, Felder als optional oder erforderlich zu konfigurieren. Wenn du eine Kopie der Ausweise deiner Gäste brauchst, denk daran, die Option „Anhänge” in Schritt 2 anzukreuzen.
Wenn du die Unterschrift deiner Gäste brauchst, kreuze das Feld „Unterschrift” an.
Wenn du die Zustimmung zu deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen über dein Online-Check-in-Formular anfordern möchtest, kannst du im Abschnitt „Beschreibung” den Link zu einer Dropbox-/Google Drive-Datei einfügen. Deine Gäste können diese herunterladen und nach dem Lesen dein Online-Check-in als Zustimmung unterschreiben. Füge einfach den Link in die Beschreibung ein, damit deine Gäste darauf zugreifen können.
Der Link läuft ab, sobald die Informationen hinzugefügt wurden. Es wird jedoch ein neuer Link erstellt, falls du eine Aktualisierung benötigst.
Wenn du zusätzliche Infos brauchst, musst du den neuen Link verschicken. Öffne die Buchungsdetails, finde den neuen URL-Link unter Online-Check-in und sende diesen neuen Link an den Gast, um zusätzliche Informationen anzufordern.
@Smoobu, bitte fügt endlich die Möglichkeit ein, dass Felder als Pflichtfelder markiert werden können. Müssen ständig Gästen hinterherlaufen, weil Daten fehlen.
Hallo, weshalb erkennt das System nicht, wenn ich z.B. 2 Erwachsene und 2 Kinder eingebe, dass lediglich für die Erwachsenen die Kurtaxe verrechnet wird?
bis vor wenigen Wochen, wurden 2-3 Jahre lang die Daten des online Check-ins bzgl. Erwachsene/Kinder sowie Geschlecht, Nationalität, Land des Wohnorts entweder gar nicht oder falsch übertragen. Es bedurfte unzähliger Tickets, Anrufe und letztendlich massivem, (leider auch) unfreundlichen Drucks, damit diese Fehler - nach Jahren - endlich behoben wurden. Zwischenzeitlich - zum Glück & toi toi toi - funktioniert das.
Pflichtfelder (s. o.) kann man bis heute nicht auswählen. Dass Smoobu nun die Kurtaxe (bei uns erst ab dem 2. Tag) entsprechend dem Alter oder der Angabe Erwachsene vs. Kinder richtig berechnet, dürfte ein sehr hoher Anspruch bzw. Wunschdenken sein. Die Hoffnung auf eine Umsetzung würde ich massiv dämpfen, um mit der Zeit nicht frustriert zu sein. Ich wäre schon froh, wenn E-Mailadressen und Rufnummern gespeichert werden könnten und bzw gespeichert blieben und angezeigt und verwendet werden könnten, um Nachrichten an die Gäste zu schicken. Aber selbst so grundlegende Fehler erfordern gleich mehrere Tickets, die immer wieder geschlossen werden, und extrem viel Geduld und starke Nerven.
Hallo Smoobu, Kunden buchen für mehrere Personen, tragen aber oft nur sich selbst ein. Wäre gut, wenn der Gast zb 6 Personen bei der Buchung gemeldet hat, er auch 6 Gäste in den Online-Checkin eintragen MUSS.
Uns erschwert das bisher immer die Arbeit bzgl Kurtaxe. Wir können im Vorfeld nichts vollständig vorbereiten.
Weiterhin sollten Felder die Möglichkeiten haben ein Pflichfeld sein. (Anscheindend schon seit Jahren hier ein Wunsch. Warum gekommt hier kein User eine Antwort auf seinen Beitrag?)
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37 Kommentare
@Smoobu, bitte fügt endlich die Möglichkeit ein, dass Felder als Pflichtfelder markiert werden können. Müssen ständig Gästen hinterherlaufen, weil Daten fehlen.
Hallo, weshalb erkennt das System nicht, wenn ich z.B. 2 Erwachsene und 2 Kinder eingebe, dass lediglich für die Erwachsenen die Kurtaxe verrechnet wird?
Hallo Thomas,
bis vor wenigen Wochen, wurden 2-3 Jahre lang die Daten des online Check-ins bzgl. Erwachsene/Kinder sowie Geschlecht, Nationalität, Land des Wohnorts entweder gar nicht oder falsch übertragen. Es bedurfte unzähliger Tickets, Anrufe und letztendlich massivem, (leider auch) unfreundlichen Drucks, damit diese Fehler - nach Jahren - endlich behoben wurden. Zwischenzeitlich - zum Glück & toi toi toi - funktioniert das.
Pflichtfelder (s. o.) kann man bis heute nicht auswählen. Dass Smoobu nun die Kurtaxe (bei uns erst ab dem 2. Tag) entsprechend dem Alter oder der Angabe Erwachsene vs. Kinder richtig berechnet, dürfte ein sehr hoher Anspruch bzw. Wunschdenken sein. Die Hoffnung auf eine Umsetzung würde ich massiv dämpfen, um mit der Zeit nicht frustriert zu sein. Ich wäre schon froh, wenn E-Mailadressen und Rufnummern gespeichert werden könnten und bzw gespeichert blieben und angezeigt und verwendet werden könnten, um Nachrichten an die Gäste zu schicken. Aber selbst so grundlegende Fehler erfordern gleich mehrere Tickets, die immer wieder geschlossen werden, und extrem viel Geduld und starke Nerven.
Herzliche Grüße aus Waldbronn,
Rico
Hallo,
es kommt keiner mehr zu meniem Check in Formular. In Web wird folgendes angezeigt: Token not found or expired.
Kann einer hier bitte helfen, damit ich wieder den Formular zu sehen bekomme?
Danke im Voraus
Dimitri
Warum gibt es keine Möglichkeit die Felder als Pflichtfelder zu deklarieren? Das ist doch eine super offensichtliche Anforderung...
Hallo Smoobu,
Kunden buchen für mehrere Personen, tragen
aber oft nur sich selbst ein. Wäre gut, wenn der Gast
zb 6 Personen bei der Buchung gemeldet hat, er auch 6 Gäste
in den Online-Checkin eintragen MUSS.
Uns erschwert das bisher immer die Arbeit bzgl Kurtaxe. Wir
können im Vorfeld nichts vollständig vorbereiten.
Weiterhin sollten Felder die Möglichkeiten haben ein Pflichfeld sein.
(Anscheindend schon seit Jahren hier ein Wunsch. Warum gekommt hier kein User eine Antwort auf seinen Beitrag?)
Hallo,
ich benötige die Online-Check-in für die Rechnungserstellung. z.B.
Firmenname
Firmenadresse
Firmen Umsatzsteuernummer
werden die Daten auch für Rechnungserstellung übernommen?
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