Deine Absenderdaten, Steuer, Währung, Nummerierung und dein Logo legst du einmalig unter Rechnungen fest, und daraus wird die Vorlage hinter jeder Gastrechnung. Sitzt hier alles richtig, kommt auch jede Rechnung korrekt heraus. Ohne diese Angaben lässt Smoobu dich noch keine Rechnungen zu deinen Buchungen erstellen.
Bevor du loslegst
- Leg deine Geschäftsdaten bereit: Rechnungsname und Adresse, deine Steuer- oder Umsatzsteuernummer und ein quadratisches Logo, falls du eins auf der Rechnung möchtest.
Schritte
- Gehe zu Kernfunktionen > Rechnungen.
- Stell den Rechnungstyp auf New. Legacy gibt es nur für Gastgeber, die ihre Rechnungen in der älteren Engine eingerichtet haben; neue Konten nehmen New.
- Wähle die Invoicing language (Rechnungssprache) und die Währung. Die Rechnungssprache ist unabhängig von deiner Kontosprache und der Sprache des Gastes.
- Setze Apply tax (Steuer anwenden) samt Prozentsatz, falls deine Rechnungen eine Steuerzeile haben, und stell Invoice due (Rechnung fällig) in Tagen ein (zum Beispiel 14 für zwei Wochen).
- Fülle die Sender Information (Absenderangaben) aus: Name, Adresse und Steuerangaben. Die Steuerart hat drei Möglichkeiten: Keine (gar keine Steuerzeile), Steuernummer (die Steuerzeile nutzt deine Steuernummer) oder Umsatzsteuer-ID (die Steuerzeile nutzt eine Umsatzsteuer-ID mit Länderkürzel, etwa DE123456789).
- Leg deine Zahlungsdetails fest: die Standard-Zahlungsmethode, einen optionalen PayPal.me-Link und deine Zahlungsbedingungen (Freitext, bis zu 1000 Zeichen, für Bankdaten oder Hinweise).
- Fülle das Feld Notizen aus, wenn du auf jeder Rechnung eine Fußzeile möchtest (bis zu 1000 Zeichen, zum Beispiel ein Dankeschön).
- Lade dein Logo oder Foto für den oberen Rand der Rechnung hoch. Das Bild darf höchstens 2 MB groß und muss quadratisch sein (150 x 150 px passen gut). Ist dein Bild rechteckig, schneide es vorher quadratisch zu. Dasselbe Logo erscheint auch auf deiner Smoobu-Webseite: Aktualisierst du es an einer Stelle, ändert es sich an beiden.
Diese Einstellungen gelten für dein ganzes Konto. Es gibt keine Version pro Unterkunft, jede Rechnung nutzt also dieselbe Absenderidentität, denselben Steuersatz, dieselbe Währung und Sprache. Bist du in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Steueranforderungen tätig, erstelle die Rechnung in Smoobu und passe die landesspezifischen Details in deiner Buchhaltungssoftware an.
Eigene Rechnungsnummerierung festlegen
Smoobu nummeriert Rechnungen automatisch: Es beginnt bei 1 und zählt für jede neue Rechnung um 1 hoch. Für deine eigene Nummerierung überschreibst du bei der nächsten Rechnung das Feld Rechnungsnummer, und Smoobu zählt von dort weiter. Setzt du es zum Beispiel auf 5847, wird die nächste Rechnung 5848.
Smoobu liest die erste Zahl im Feld, um die nächste zu bestimmen. Das Format ist also wichtig:
- Eine reine Zahl wie
5847zählt weiter hoch. - Ein Format aus Zahl und Jahr wie
42.2026zählt weiter hoch (die nächste ist43.2026). Nimm diese Form, wenn du ein Jahr in der Nummer brauchst. - Ein Format mit dem Jahr vorn wie
2026-42zählt nicht hoch, weil Smoobu das Jahr am Anfang als laufende Nummer liest. - Buchstaben oder Leerzeichen in der führenden Zahl (etwa
INV-2026-001) schalten die automatische Nummerierung aus. Dann tippst du jede Rechnungsnummer selbst ein.
Willst du deine Nummerierung bei einer bestimmten Zahl starten, ohne die Rechnung zu behalten, erstelle eine Rechnung, setze die Rechnungsnummer auf den Wert direkt darunter (zum Beispiel 599, damit deine nächste echte Rechnung 600 wird), klicke auf Erstellen und lösche die Rechnung dann wieder. Beim Löschen setzt Smoobu die Nummerierung nicht zurück: Der Zähler bleibt, wo du ihn gesetzt hast, und deine nächste Rechnung ist 600.
Auf einer einzelnen Rechnung einen anderen Steuersatz berechnen
Der Steuersatz in den Rechnungseinstellungen gilt für jede Rechnung. Brauchst du einmalig einen anderen Satz auf einer einzelnen Rechnung, öffne diese Rechnung im Editor und setze den Steuersatz direkt dort. Einen automatischen Steuersatz pro Unterkunft gibt es nicht, für eine einzelne Ausnahme ist diese manuelle Änderung also der Weg.
Deutschlandkonforme Rechnung einrichten
Für Rechnungen nach deutschen Rechnungsregeln (§14 UStG) setze das Land in der Sender Information auf Deutschland. Das schaltet die deutsche Rechnungslogik von Smoobu ein, inklusive der Pflichtfelder und der korrekten Steuerzeile.
Bist du Kleinunternehmer nach §19 UStG und stellst Rechnungen ohne Steuerzeile aus, gibt es dafür keine eigene Voreinstellung: Schalte Apply tax (Steuer anwenden) aus und lass die Umsatzsteuernummer leer, dann entstehen deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Um die Steuerdaten eines Firmengastes für eine deutsche Rechnung zu erfassen, aktiviere auf deinem Online-Check-in-Formular die Felder für Steuernummer und Firma, damit der Gast sie eingeben kann.
Dieser Abschnitt behandelt eine normale deutsche Papier- oder PDF-Rechnung. Eine rechtlich übermittelte elektronische Rechnung (zum Beispiel XRechnung in Deutschland oder die Entsprechungen in Italien und Spanien) ist eine eigene kostenpflichtige Funktion. Siehe Wie die E-Rechnung von Smoobu für Deutschland, Spanien und Italien funktioniert.
Prüfen, ob es geklappt hat
Erstelle auf einer beliebigen Buchung eine Rechnung (siehe Wie erstelle ich eine Rechnung für meinen Gast und sende sie?) und lade das PDF herunter. Deine Absenderdaten, die Steuerzeile, die Währung, das Logo und die Zahlungsbedingungen sollten alle so erscheinen, wie du sie gesetzt hast, und die Rechnungsnummer sollte zu deiner Nummerierung passen.
Häufige Probleme
Mein Logo erscheint nicht oder das Feld wird beim Speichern zurückgesetzt
Prüfe zuerst, ob das Bild die Grenzen einhält: höchstens 2 MB und quadratisch. Schneide es quadratisch zu, halte es unter der Größengrenze und lade es erneut hoch.
Das Rechnungsdatum hat das falsche Format
Die neue Rechnungs-Engine zeigt das Datum immer als mm/tt/jjjj und hat keine Einstellung, um das zu ändern. Brauchst du das europäische Format tt/mm/jjjj, stell den Rechnungstyp zurück auf Legacy: Legacy übernimmt das Datumsformat aus deinen Smoobu-Kontoeinstellungen. Legacy wird abgeschafft, sieh das also als vorübergehende Lösung.
Meine Rechnungsnummern werden nicht mehr automatisch ausgefüllt
Die automatische Nummerierung funktioniert nur, wenn die Nummer mit einer reinen Zahl beginnt. Buchstaben oder Leerzeichen im vorderen Teil der Nummer (etwa INV-2026-001) schalten sie aus. Um sie zurückzuholen, setze die nächste Rechnungsnummer auf eine reine Zahl (zum Beispiel 600), dann zählt Smoobu von dort weiter.
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Kommst du nicht weiter?
Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:
- Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
- Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
- Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
- Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
- Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
- Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.
Kommentare
21 Kommentare
mir fehlt die Firma auf der Rechnung.
Das Programm wird immer besser!!
Kann ich die Rechnungssummeteien, z.B 25% Anzahung nach7 Tagen und den Rest 10 Tage vor Reiseantritt?
Wie kann ich sehen wie die Rechnung aussieht? Möchte sie ungern an einen Kunden schicken und es selbst vorher nicht gesehen haben.
Platzhalter sind, wie bereits in den anderen Funktionen, bei dieser Anwendung längst überfällig. Sonst habe ich eine automatische Rechnung, die ich jedesmal korrigieren muss um den Gästen mitzuteilen, wie hoch die Anzahlung ist und wann welche Zahlungen fällig sind.
Hallo liebes Smoobu-Team,
zu den Rechnungen hätte folgende Verbesserungsvorschläge:
- es wäre toll, wenn es eine Ansicht über die bereits erstellten und versendeten Rechnungen gäbe
- weiteres Namensfeld für den Rechnungsempfänger... gerade bei Rechnungen an Firmen wäre dies sinnvoll. Man hat zwar die Möglichkeit alles im Namensfeld einzutragen, der Umbruch auf dem Formular ist jedoch nicht wirklich schön
- der Zeilenumbruch auf dem Formular für die Rechnungsposition sieht auch nicht sehr schön aus
- wenn die Anzahlung in den Buchungsdetails hinterlegt ist, könnte diese automatisiert als Position auf der Rechnung erscheinen
LG
Wo kann ich eintragen, wenn ein Gast gezahlt hat? So dass ich auf den ersten Blick sehen kann, welche Rechnungen noch offen sind???
Liebe Grüße
Ist es nicht möglich die Rechnungen als Excel-Tabelle darzustellen?
Liebe Grüße
oder in einer CSV-Datei darzustellen?
Liebe Grüße
Wo finde ich die Antworten zu diesen fragen? CSV RG wäre mal ein Thema
Liebe Grüße
Robér
Das Programm wird immer besser!
Kann die Rechnung ggf. zukünftig direkt nach Buchung automatisch erstellt werden und so auch automatisch versendet werden?
Herzliche Grüsse
Christine
Das oben beworbene Rechnungsnummernformat suche ich vergeblich. Wo versteckt es sich?
Liest hier noch jemand mit?
Ich kann mich den vorderen Schreibern nur anschließen. Warum kann man eine Anzahlung mit Zahlungsziel eingeben. Aber wenn man (rest) eingibt, dann erscheint nichts. Ich bin also gezwungen, eigene Rechnungen zu erstellen, damit ich die Restzahlungen eingeben kann. Das kann doch nicht sein. Vor allem, weil vor 2 Jahren dies schon moniert wurde und bis heute nichts passiert ist. Wo liegt denn da das Problem der Programmierer? Ich bin schon sehr verärgert.
Hat hier irgendjemand eventuell privat mal Antworten auf die Fragen, die hier gestellt wurden, bekommen?
Mich interessiert zB auch, ob es möglich ist, dass eine bereits über zB booking.com bezahlte Rechnung auch als bereits bezahlt angezeigt wird?
Und ob es möglich ist, mehrere Rechnungsvorlagen erstellen zu können? Sonst muss ich jedes mal eine komplett neue Rechnung schreiben, wenn der Betrag schon bezahlt worden ist.
Nein die letzten drei Jahre nicht.
Hier liest keine(r) mehr mit... Support war einmal.
Ich habe das hier schon vor 3 Jahren aufgegeben
Hallo, ich schließe mich meinen Vorredner*innen an. Es wäre sehr hilfreich, wenn:
- man Anzahlungssummen und dafür getrennte Zahlungsziele angeben könnte (XX % Anzahlung fällig bis in XX Tagen, XX % Restsumme fällig bis XX Tage vor Reiseantritt)
- man Platzhalter im gespeicherten Rechnungstext einfügen könnte
Ansonsten hat man immer noch so viele Arbeitsschritte, die einfach automatisiert laufen könnten. Gibt es hier eine Antwort oder Lösung von Smoobu?
Gerne möchte ich einen Einzahlungsschein mit Rechnungs-QR-Code als 2. Seite standardmässig bei jeder Rechnung hinterlegen. Wie kann ich das einrichten?
Falls dies nicht möglich ist, wäre es zumindest hilfreich, wenn ich den QR-Code als Bild in die Rechnungsvorlage einfügen könnte.
Die einfache Rechnung (ohne Möglichkeiten die oben genannten Punkte manuell anzupassen) entsprechen nicht den Standards für den Zahlungsverkehr für die Schweiz! Das ist sehr ärgerlich!
Bei den mittlerweile sehr hohen Kosten von Smoobu wäre es schön, wenn es zumindest von Zeit zu Zeit einige Verbesserungen geben würde!
Ich verstehe nicht warum hier alle diese Zahlungsziele auf der Rechnung haben wollen, das ist doch als Freitext in der Rechnungsmail oder Freitext in der Rechnung selbst möglich. Ich erstelle Rechnungen nur explizit wenn sich z.B ein Firmenkunde das wünscht.
Gerade wegen der verschiedenen MwSt Sätze auf Übernachtung und eventuelle Zusatzleistungen wirds bei der Rechnungsstellung ja dann gleich wieder umständlich zum verbuchen wenn beides auf einer ist. So lieber eine Rechnung für die Übernachtung und alles andere extra.
Ich habe mir auch schon überlegt das Thema Rechnungen komplett auf Lexoffice oder so outzusorcen, damit wäre es eventuell möglich das die Kunden dann Ihre korrekte Rechnugsanschrift in ein Formular hinterlegen und die Erstellung dann über eine Software die auf Rechnungsstellung ausgelegt ist übertragen wird.
Aber mal Hand aufs Herz, wir können für diese kleinen Beträge die Smoobu kostet keine Warenwirtschaft und deren Leistungsumfang erwarten. Smoobu sollte die Daten schneller laden und sein Chaos in der Datenbank mal in Ordnung bekommen. Die Basics. Rechnung ist Advenced das macht jeder selbst. An Privatkunden gibt es soweit ich weiß gar keine Pflicht eine RE auszustellen.
Wenn der Checkin noch individualisierbar wäre, wäre schon extrem viel geholfen. Aber all das was hier so sehr ins Detail geht, das erwarte ich gar nicht von einem Channelmanager.
Wenngleich es sicher Systeme für weit mehr Geld gibt, die dann komplizierter in der Anwendung sind da aber dediziert auch mehr Leistung bieten. Ich kann nur sagen mit meinen 3 virtuellen und einer realen Unterkunft ist Smoobu das unkomplizierteste das ich finden konnte.
Ich bitte um eine telefonische Einweisung.
Mein Programm macht nichts mehr so wie es mal war, und da war es schon schlecht!
Ich muss alle Texte immer korrigieren und es werden nie die Anzahlung und der Restbetrag korrekt ausgefüllt.
Ich habe mich an die Vorgaben gehalten, trotzdem funktioniert es nicht.
Schon bei Eingabe der daten bei neuen Buchungen weiß das Programm nicht die Voreinstellungen. Mir scheint, als ob das ein Update benötigt.
Ich bitte um Rückruf dazu.
Mit freundlichen Grüßen
Michaela Kleimann
Es funktioniert schon wieder nicht und von Ihnen erhalte ich keine Hilfe.
Es ist schon wieder nicht möglich die Rechnung zu erstellen. Ich habe alle Optionen eingetrage, was schon ein Witz ist, da es in der 1. Maske schon enthalten ist.
Was ein Mist.
Ich werde dieses Programm un kündigen, da kann ich einfacher eine klassische Rechnung im word schreibn.
Warum melden Sie sich nie wenn ich Hilfe anfordere???
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