Wie erstelle ich eine Gutschrift für eine Gästerechnung?

Mit einer Gutschrift dokumentierst du die Korrektur oder Stornierung einer Rechnung, die du deinem Gast bereits ausgestellt hast. In Smoobu erstellst du sie direkt aus der Rechnung heraus und kannst sie dann ausstellen, herunterladen oder für deine Buchhaltung nutzen. Nur eines leistet die Gutschrift nicht: Geld an deinen Gast zurückschicken. Sie ist reine Dokumentation, die Rückerstattung ist immer ein eigener Schritt.

Bevor du loslegst

• Du brauchst eine Rechnung, die du gutschreiben kannst. Eine Gutschrift entsteht immer aus einer bestehenden Rechnung. Erstelle sie also zuerst, falls es noch keine gibt. Siehe Wie erstelle ich eine Rechnung für meinen Gast und sende sie?.

Schritte

1. Öffne Buchungen, klicke bei der Buchung auf Mehr anzeigen und scrolle zur Karte Rechnungen.
2. Öffne bei der Rechnung, die du gutschreiben möchtest, das Menü (das Drei-Punkte-Symbol) und klicke auf Gutschrift erstellen.
3. Entferne alle Posten, die du nicht gutschreibst, über das Papierkorb-Symbol in der jeweiligen Zeile. Was übrig bleibt, ergibt den Betrag der Gutschrift.
4. Gib den Betrag als positive Zahl ein. Die Gutschrift dreht den Wert schon von selbst um, tippe also kein Minuszeichen.
5. Klicke auf Erstellen, um die Gutschrift auszustellen, oder auf Erstellen und senden, um sie auszustellen und dem Gast per E-Mail zu schicken.

Benenne die Gutschriftsnummer nicht um. Smoobu bietet dafür ein optionales Feld an (zum Beispiel GS-1). Änderst du die Nummer, hält Smoobu die automatische fortlaufende Nummerierung für alle deine künftigen Rechnungen an, nicht nur für diese Gutschrift. Danach musst du jede Rechnungsnummer von Hand eintippen. Lass die Nummer so, wie Smoobu sie vergibt. Hast du schon eine umbenannt und die Nummerierung steht still, findest du weiter unten unter den häufigen Problemen, wie du sie wieder in Gang bringst.

Eine Gutschrift erstattet deinem Gast nichts

Beim Erstellen einer Gutschrift bewegt sich kein Geld: Sie ist nur der Buchhaltungsbeleg, der die Korrektur festhält. Willst du dem Gast wirklich Geld zurückgeben, nimm denselben Weg, über den die Zahlung hereinkam:

• Stripe-Zahlungen: Erstatte im Stripe-Dashboard.
• Buchungen über Booking.com, Airbnb oder Vrbo (bei denen das Portal das Geld eingezogen hat): Erstatte im Gastgeberbereich des jeweiligen Portals.
• Direkte Banküberweisungen: Erstatte dem Gast über deine Bank.

Die Gutschrift ist der Beleg für deine Unterlagen, die Rückerstattung ist der separate Schritt fürs Geld.

So prüfst du, ob es geklappt hat

Die Gutschrift wird mit einer eigenen Nummer angelegt und lässt sich als PDF für deine Buchhaltung herunterladen.

Häufige Probleme

Meine Rechnungsnummern füllen sich nicht mehr automatisch aus, seit ich eine Gutschrift erstellt habe

Das passiert, wenn die Gutschriftsnummer umbenannt wurde, denn das stoppt die automatische Nummerierung für jede Rechnung. Um die Zählung neu zu starten, trag als nächste Rechnungsnummer eine einfache Zahl ein (zum Beispiel 600). Smoobu zählt dann von dort weiter. Siehe Rechnungsvorlage einrichten.

Ich will Geld zurückschicken, nicht nur dokumentieren

Eine Gutschrift hält nur die Korrektur fest. Gib das Geld über den Weg zurück, über den der Gast bezahlt hat (Stripe, den Gastgeberbereich des Portals oder deine Bank), wie oben beschrieben.

Verwandte Artikel

• Wie erstelle ich eine Rechnung für meinen Gast und sende sie?
• Rechnungsvorlage einrichten

Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.