Deine Gästerechnung lässt sich nicht erstellen oder herunterladen

Neu erstellen reagiert an einer Buchung nicht, oder der Klick schickt dich auf eine Einstellungsseite? Meist fehlen dann nur deine Rechnungseinstellungen. Rechnungen lassen sich erst erstellen, wenn du sie ein einziges Mal ausgefüllt hast, danach läuft die Schaltfläche dauerhaft.

Zuerst prüfen

• Öffne Kernfunktionen > Rechnungen und prüfe, ob dort alles ausgefüllt ist (Absenderdaten, Rechnungssprache, Währung, Steuer). Leere Rechnungseinstellungen sind der häufigste Grund, warum Neu erstellen keine Rechnung öffnet.

Neu erstellen ist ausgegraut oder bringt dich zu den Einstellungen

Du klickst an einer Buchung auf Neu erstellen, aber nichts öffnet sich, oder du landest direkt bei den Rechnungseinstellungen. Die Karte Rechnungen bittet dich, zuerst deine Rechnungsvorgaben einzurichten.

Smoobu gibt die Rechnungserstellung erst frei, wenn deine Rechnungseinstellungen vorhanden sind. Geh zu Kernfunktionen > Rechnungen, trag deine Absenderdaten, Rechnungssprache, Währung und Steuer ein und speichere. Öffne dann die Buchung noch einmal und klicke auf Neu erstellen. Das machst du nur einmal. Die komplette Einrichtung zeigt Rechnungsvorlage einrichten.

Die Rechnung öffnet sich mit leeren Posten und ohne Beträge

Der Rechnungseditor öffnet sich, aber die Zeilen unter Leistungsdetails sind leer und es gibt keinen Betrag zum Abrechnen.

Die Rechnung übernimmt ihre Posten aus dem gespeicherten Preis der Buchung (Basispreis, Reinigungsgebühr und so weiter). Hat die Buchung keinen Preis, kann Smoobu die Zeilen nicht füllen, und sie bleiben leer. Trag die Beträge im Rechnungseditor von Hand ein oder setze zuerst den Preis der Buchung und erstelle die Rechnung danach neu. Bei manuellen Buchungen kommt der Basispreis aus deinem Preiskalender unter Preisgestaltung. Buchst du an Terminen ohne hinterlegten Preis, gibt es folglich nichts abzurechnen.

Das PDF weist einen Betrag als „fällig“ aus, obwohl die Buchung bezahlt ist

Du hast die Buchung als bezahlt markiert, trotzdem zeigt das Rechnungs-PDF noch einen offenen Betrag statt Bezahlt.

Bezahlt steht erst auf dem PDF, wenn auf der Rechnung nichts mehr offen ist. Es reicht nicht, die Buchung oder die Rechnung als bezahlt zu markieren. Damit Bezahlt erscheint, erfasst du den vollen Preis als Vorauszahlung:

1. Öffne die Buchung zum Bearbeiten und geh zu den Preisen.
2. Trag den vollen Buchungspreis bei Vorauszahlung ein und setze das Häkchen links daneben.
3. Speichere die Buchung.
4. Hast du die Rechnung schon erstellt, öffne sie, klicke auf Rechnung bearbeiten und speichere sie. Wenn nicht, erstelle sie jetzt. In beiden Fällen übernimmt die Rechnung beim Speichern die Vorauszahlung. Danach zeigt das PDF Bezahlt.

Wenn du E-Rechnungen verschickst und die Rechnung schon ausgestellt ist, läuft Schritt 4 anders: Eine ausgestellte E-Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten. Erstelle stattdessen eine Gutschrift zu dieser Rechnung (siehe Wie erstelle ich eine Gutschrift für eine Gästerechnung?) und danach eine neue Rechnung.

Gut zu wissen:

• Trag den vollen Preis nur ein, wenn dein Gast vollständig bezahlt hat.
• Bei Buchungen von Portalen wie Airbnb oder Booking.com funktioniert das nicht. Dort lässt sich die Vorauszahlung nicht ändern, deshalb bleibt der Betrag auf dem Rechnungs-PDF als fällig stehen.
• Verschickst du eine automatische Nachricht, sobald sich der Zahlungsstatus einer Buchung ändert? Dann kann das Häkchen bei der Vorauszahlung sie auslösen.

Ein doppelter Posten lässt sich nicht löschen

Beim Bearbeiten einer Rechnung wird ein Posten doppelt angelegt, und du bekommst die zusätzliche Kopie nicht weg.

Entferne alle Posten der Rechnung und speichere. Füge die Posten anschließend wieder hinzu und speichere erneut. Das Duplikat taucht dann nicht wieder auf.

Auf Russisch kannst du keine Rechnungen erstellen

Solange deine Smoobu-Oberfläche auf Russisch eingestellt ist, kannst du keine Rechnungen erstellen. In jeder anderen Sprache geht es.

Stell die Oberflächensprache auf Englisch oder eine beliebige andere Sprache um, erstelle die Rechnung und stell danach wieder zurück, wenn du magst.

Prüfen, ob es behoben ist

Die Karte Rechnungen an der Buchung führt deine neue Rechnung mit Nummer und Status auf, und Als PDF herunterladen erzeugt ein PDF mit den richtigen Beträgen, der Steuer, dem Absender und dem Empfänger.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.