Wie finde ich meine Rechnungen an Gäste, behalte sie im Blick und lade sie herunter?

Jede Rechnung, die du in Smoobu ausgestellt hast, findest du unter Statistiken > Rechnungen. Öffne diese Seite und lade eine einzelne Rechnung als PDF herunter. Du kannst auch mehrere Rechnungen auswählen und gemeinsam als ZIP-Datei herunterladen. Eine Rechnung kannst du außerdem in der Buchung herunterladen, zu der sie gehört. Entwürfe stehen nicht in der Liste: Eine Rechnung erscheint erst, wenn du sie ausgestellt hast. Auf derselben Seite siehst du, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind. Dort kannst du sie als bezahlt markieren.

Bevor du loslegst

Nur ausgestellte Rechnungen lassen sich herunterladen. Wenn du eine Rechnung als Entwurf gespeichert hast, stelle sie zuerst aus: Öffne die Buchung, klicke auf Mehr anzeigen und gehe zu Rechnungen. Klicke in der Zeile des Entwurfs auf die drei Punkte, wähle Entwurf bearbeiten und klicke auf Rechnung ausstellen. Siehe Wie erstelle ich eine Rechnung für meinen Gast und sende sie?.
Die Liste umfasst alle deine Unterkünfte. Du musst vorher nicht die Unterkunft wählen.

Schritte

Klicke im Hauptmenü auf Statistiken und dann auf Rechnungen.
Wähle in den Feldern Von und Bis den Zeitraum, für den Rechnungen angezeigt werden sollen. Beide sind beim Öffnen der Seite mit einem Standardzeitraum vorbelegt. Von reicht höchstens 2 Jahre zurück.
Jetzt zeigt die Seite jede Rechnung, die du in diesem Zeitraum ausgestellt hast, die neueste zuerst. Zu jeder Rechnung siehst du die zugehörige Buchung, die Rechnungsnummer, das Erstellungsdatum, den Betrag und den Zahlungsstatus.
Um eine bestimmte Rechnung zu finden, gib im Suchfeld einen Gastnamen oder eine Rechnungsnummer ein. Die Suche findet nur Rechnungen aus dem gewählten Zeitraum.
Um eine einzelne Rechnung herunterzuladen, klicke in ihrer Spalte Aktionen auf das Download-Symbol. Dein Browser speichert das PDF, meist in deinem Download-Ordner.
Um mehrere Rechnungen auf einmal herunterzuladen, aktiviere bei jeder Rechnung das Kontrollkästchen. Oder aktiviere das Kontrollkästchen oben in der Liste, um alle Rechnungen auf der aktuellen Seite auszuwählen. Klicke dann auf das ZIP-Symbol. Smoobu lädt alle ausgewählten Rechnungen in einer ZIP-Datei herunter, mit einem eigenen PDF pro Rechnung.

Sieh nach, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind

Sieh dir unter Statistiken > Rechnungen die Spalte Zahlungsstatus an. Bei jeder Rechnung steht Bezahlt oder Offen. So siehst du auf einen Blick, welche Gäste dir noch Geld schulden.
Wenn ein Gast bezahlt hat, stell bei der Rechnung den Schalter in der Spalte Zahlungsstatus auf bezahlt. Ihr Status wechselt zu Bezahlt.

Du kannst eine Rechnung auch in der Buchung als bezahlt markieren. Öffne dazu die Buchung und klicke auf Mehr anzeigen. Unter Rechnungen kannst du ausgestellte Rechnungen als bezahlt markieren. Am Inhalt des Rechnungs-PDFs ändert sich dadurch nichts.

Rechnung stattdessen in der Buchung herunterladen

Wenn du die Buchung schon vor dir hast, brauchst du die Liste nicht. Öffne die Buchung, klicke auf Mehr anzeigen und gehe zu Rechnungen. Hier siehst du die Rechnungen dieser Buchung. Klicke in der Zeile der Rechnung auf die drei Punkte und wähle Als PDF herunterladen.

Alle Rechnungen eines Zeitraums herunterladen

Für deinen Steuerberater oder deine Steuererklärung stellst du auf der Seite Rechnungen bei Von und Bis den gewünschten Zeitraum ein. Aktiviere das Kontrollkästchen oben in der Liste, um alle Rechnungen auf der Seite auszuwählen. Klicke dann auf das ZIP-Symbol. Von reicht höchstens 2 Jahre zurück. So lädst du auch alle Rechnungen der letzten 2 Jahre herunter. Die Auswahl aller Rechnungen gilt nur für die Seite, auf der du gerade bist. Die Anzahl der Rechnungen pro Seite lässt sich nicht ändern. Wenn der Zeitraum über mehrere Seiten geht, wiederhole den Download auf jeder Seite. Smoobu bietet keinen Tabellenexport der Rechnungsliste an. Wenn du eine Tabelle mit einer Zeile pro Buchung brauchst, nutze stattdessen den Buchungsexport. Er enthält die Buchungsbeträge und zeigt, ob jede Buchung als bezahlt markiert ist. Den vollständigen Satz an Unterlagen für den Jahresabschluss zeigt dir der Artikel Smoobu-Daten für Jahresabschluss und Steuer vorbereiten.

So prüfst du, ob es geklappt hat

Das PDF öffnet sich und zeigt die Rechnungsnummer, deine Absenderdaten, die Daten des Gastes, die Beträge und die Steuer genau wie auf der Seite. Wenn du mehrere Rechnungen heruntergeladen hast, enthält die ZIP-Datei ein PDF pro ausgewählter Rechnung. Die Rechnungsnummern stimmen mit den Zeilen überein, die du ausgewählt hast.

Häufige Probleme

Die Rechnung steht nicht in der Liste

Die Liste zeigt nur ausgestellte Rechnungen. Öffne die Buchung, klicke auf Mehr anzeigen und gehe zu Rechnungen. Wenn die Rechnung dort als Entwurf angezeigt wird, klicke in ihrer Zeile auf die drei Punkte, wähle Entwurf bearbeiten und klicke auf Rechnung ausstellen. Sie erscheint dann sofort unter Rechnungen. Wenn die Rechnung schon ausgestellt ist, erweitere den Zeitraum bei Von und Bis (Von reicht höchstens 2 Jahre zurück). Auch das Suchfeld sucht nur in diesem Zeitraum. Die Daten beziehen sich auf das Erstellungsdatum der Rechnung, nicht auf den Aufenthalt.

Du brauchst eine Tabelle deiner Rechnungen

Die Seite Rechnungen hat keinen Excel- oder CSV-Export. Für eine Datei mit einer Zeile pro Buchung nutze den Buchungsexport auf der Seite Buchungen. Wenn nötig, gleiche ihn mit der Spalte Zahlungsstatus der Rechnungsliste ab. Was die einzelnen Zahlen bedeuten, steht im Artikel Umsatz und Zahlungen in den Statistiken verstehen.

Das PDF lässt sich nicht herunterladen oder ist leer

Siehe Deine Gästerechnung lässt sich nicht erstellen oder herunterladen. Die üblichen Ursachen sind ein Entwurf, der nie ausgestellt wurde, eine fehlende Absenderadresse in den Rechnungseinstellungen oder ein Browser, der Downloads von Smoobu blockiert.

Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.

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