Wie erstelle ich einen Meldeschein für eine Buchung?

Ist ein Partner für die Gästemeldung verbunden, bekommt jede Buchung auf ihrer Detailseite eine Schaltfläche, die das Meldeformular öffnet. Du füllst es einmal pro Buchung aus, und der Partner reicht die Meldung beim zuständigen Meldeamt ein.

Wie die Schaltfläche heißt, hängt davon ab, welchen Partner du verbunden hast, denn die beiden nennen sie unterschiedlich. Bei AVS suchst du nach Meldeschein aktualisieren, bei Feratel MeldeClient nach Update. Hast du beide verbunden, erscheinen an jeder Buchung beide Schaltflächen: achte also auf den Namen, bevor du klickst.

Bevor du loslegst

Du brauchst einen Partner für die Gästemeldung, den du einmalig verbindest:

• AVS deckt Deutschland ab. Siehe Wie verbinde ich AVS mit Smoobu?.
• Feratel MeldeClient deckt Österreich, Liechtenstein, die Schweiz und Deutschland ab. Siehe Wie verbinde ich Feratel MeldeClient mit Smoobu?.

Deutschland decken beide ab. Als Gastgeber in Deutschland hast du also die Wahl. Welchen du verbindest, hängt davon ab, mit wem dein örtliches Amt zusammenarbeitet. Frag dort nach, bevor du einen einrichtest.

Taucht an deinen Buchungen gar keine Schaltfläche auf, ist der Partner noch nicht verbunden oder nicht für diese Unterkunft. Beide Artikel zur Verbindung gehen darauf ein.

Mit AVS

Öffne die Buchung, die du melden willst, und klicke auf ihrer Detailseite auf Meldeschein aktualisieren.

Es öffnet sich ein Formular, das meist schon die bekannten Daten des Gastes enthält. Beim Hauptgast müssen diese Felder ausgefüllt sein:

• Vor- und Nachname
• Postleitzahl, Ort und Land
• Staatsangehörigkeit
• Geburtsdatum

Die übrigen Felder dürfen leer bleiben. Fehlt etwas, trag es von Hand nach und klicke dann auf Speichern.

AVS erzeugt daraus den Meldeschein als PDF. Lade es in Smoobu herunter, um es deinem Gast zum Unterschreiben auszudrucken oder es ihm per E-Mail zu schicken.

Das Geburtsdatum ist nicht nur fürs Formular wichtig: Deine Gemeinde berechnet daraus die Kurtaxe, einschließlich eines ermäßigten oder entfallenden Satzes für Kinder. Berechnung und Übermittlung an AVS laufen von selbst, sobald der Meldeschein erstellt ist. Du musst also nichts weiter einreichen.

Mit Feratel MeldeClient

Öffne das Buchungsdetail und klicke auf Update. Das Meldeformular öffnet sich, vorausgefüllt mit den Daten des Gastes: Name, Adresse, Staatsangehörigkeit, Ausweisdokument, Geburtsdatum, Anreise und geplante Abreise. Die Felder stammen aus dem Online-Check-in des Gastes, sofern er ihn ausgefüllt hat. Falls nicht, bleiben sie leer und du trägst sie von Hand ein. Klicke auf Absenden, und das Formular geht an Feratel und von dort an das zuständige Meldeamt.

Wenn du nach dem Absenden noch ein Abreisedatum ändern oder eine Meldung abschließen musst, machst du das bei Feratel selbst, im Webclient deines örtlichen Tourismusbüros, nicht in Smoobu. Spätere Änderungen überträgt Smoobu nicht an Feratel.

Eines wird nicht übernommen: die Unterschrift, die der Gast im Online-Check-in-Formular von Smoobu leistet, landet nicht in der Feratel-Meldung. Um Feratels Unterschriftspflicht zu erfüllen, druckst du die Meldung entweder aus und lässt beim Check-in auf Papier unterschreiben, oder du nutzt Feratels eigenen Unterschriftsablauf, falls dein Tourismusbüro ihn freigeschaltet hat.

Woher die Daten kommen

Füllt ein Gast vor der Anreise Smoobus Online-Check-in aus, fließen seine Angaben für dich ins Meldeformular, und die meisten Felder sind schon gefüllt, wenn du es öffnest. Wie du das einrichtest, steht in Wie richte ich den Online-Check-in für meine Gäste ein?. Der Online-Check-in sammelt die Daten nur ein; gemeldet werden sie über das Meldeformular.

So prüfst du, ob es geklappt hat

• Öffne eine Buchung und schau, ob die Schaltfläche auf ihrer Detailseite erscheint.
• Klicke darauf und prüfe, ob sich das Formular mit den Buchungsdaten des Gastes öffnet.
• Fülle die Felder des Hauptgastes aus und speichere das Formular oder sende es ab.
• Prüfe bei AVS, ob sich der Meldeschein als PDF aus der Buchung herunterladen lässt. Prüfe bei Feratel, ob die Meldung in deinem Feratel-Webclient auftaucht.

Häufige Probleme

An keiner meiner Buchungen erscheint eine Schaltfläche

Dann ist der Partner nicht verbunden oder nicht für diese Unterkunft. Prüfe bei AVS, ob deine Firma (deine AVS-Firmen-ID, immer eine Zahl) gespeichert ist und ob bei der Unterkunft die Kurverwaltung-ID und die Objekt-ID eingetragen sind: siehe Wie verbinde ich AVS mit Smoobu?. Bei Feratel fehlt meist das Land bei der Unterkunft: siehe Wie verbinde ich Feratel MeldeClient mit Smoobu?.

Manche Felder sind leer, obwohl der Gast den Online-Check-in ausgefüllt hat (Feratel)

Einzelne Felder, oft Postleitzahl, Land und Staatsangehörigkeit, kommen im Feratel-Formular manchmal leer an. Trag die fehlenden Felder nach, bevor du absendest. Passiert das über viele Buchungen hinweg immer wieder, wende dich an den Smoobu-Support. Dann steckt womöglich eine Lücke in der Feldzuordnung zwischen Online-Check-in und Feratel dahinter. Siehst du dasselbe bei AVS, melde dich beim Support.

Alle Gäste melden denselben Fehler beim Öffnen ihres Online-Check-in-Links

Beobachtet wurde das auf Konten, bei denen ein Partner für die Gästemeldung verbunden ist. Deshalb steht es auch hier. Passiert es bei jeder Buchung und nicht nur bei einer einzelnen, liegt es nicht am Link, und an der Buchung selbst gibt es nichts zu reparieren. Wende dich mit deinen Kontodaten an den Smoobu-Support.

Meine Region nutzt ein Formular, das nicht passt (Feratel)

Manche Regionen in Österreich und Deutschland haben ihren eigenen Meldeschein mit zusätzlichen Feldern. Feratel wählt meist die nächstliegende Entsprechung, und was es nicht füllen kann, trägst du jedes Mal im Formular nach. Wende dich an dein Tourismusbüro, wenn sich bestimmte Felder dauerhaft nicht füllen lassen.

Verwandte Artikel

• Wie verbinde ich AVS mit Smoobu?
• Wie verbinde ich Feratel MeldeClient mit Smoobu?
• Wie richte ich den Online-Check-in für meine Gäste ein?
• Wie melde ich meine Gäste in Smoobu an?

Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.