Warum fehlt eine Buchung oder sind Termine grundlos gesperrt?

Im Kalender sind Termine als nicht verfügbar markiert, aber du findest keine Buchung dazu? Oder ein Gast kann Termine nicht buchen, die eigentlich frei sein sollten? Am wahrscheinlichsten steckt eine echte Buchung dahinter: eine, die du vergessen hast, oder eine, die gerade von einem Portal hereinkam. Der schnellste Check: Klicke im Kalender auf den gesperrten Termin. Die Detailansicht, die sich öffnet, sagt dir, ob es eine Buchung, ein manuell gesperrter Zeitraum oder eine automatische Sperre ist. Öffnet sich keine Detailansicht und der Termin zeigt nur ein schraffiertes oder schattiertes Muster? Dann ist es eine der automatischen Sperren weiter unten. Geh die Ursachen der Reihe nach durch. Und falls dein ganzes Smoobu-Konto gesperrt ist, nicht nur einzelne Termine im Kalender: siehe Warum ist mein Konto gesperrt (und wie hebe ich die Sperre auf)?.

An diesen Terminen liegt eine echte Buchung

Öffne deine Liste Buchungen, filtere nach Unterkunft und Zeitraum und achte auf Einträge mit dem Status Gebucht. Die meisten nicht verfügbaren Termine sind schlicht echte Buchungen.

Kommt dir die Buchung unbekannt vor, kann es eine Portalbuchung sein, die gerade hereinsynchronisiert wurde, eine Buchung über dein eigenes Buchungssystem (dein Website-Portal) oder eine manuelle Buchung, die du selbst eingetragen hast (dein Direktbuchungs-Portal). Klicke bei der Buchung auf Mehr anzeigen, um Gast, Erstelldatum und Herkunftsportal zu sehen.

Hast du eine Buchung von einem Portal erwartet und sie ist nirgends in Smoobu, ist das das umgekehrte Problem: siehe den nächsten Abschnitt.

Buchungen von einem Portal kommen nicht in Smoobu an

Manchmal liegt es gar nicht an dir. Eine Portalverbindung kann eine Zeit lang keine Buchungen mehr übermitteln. Die Buchung existiert auf dem Portal, Smoobu bekommt sie aber nie, also zeigt dein Kalender diese Termine weiterhin als frei an und du riskierst, sie ein zweites Mal zu vergeben. Das kann jedes Portal betreffen, nicht nur ein bestimmtes.

Schau zuerst auf status.smoobu.com. Dort siehst du, ob gerade eine Störung vorliegt, und die Seite wird während der Arbeiten aktuell gehalten, sodass du dich jederzeit selbst informieren kannst. Wenn der Buchungsimport betroffen ist, kümmert sich unser Team darum und behandelt es mit Priorität.

Sperr die Termine in der Zwischenzeit selbst, damit sie nicht doppelt vergeben werden. Welche Möglichkeit passt, hängt davon ab, was du weißt:

• Du kennst den Namen des Gastes und die Reisedaten. Trag die Buchung selbst ein und wähl dabei das Portal aus, über das sie kam, statt es auf Direktbuchung stehen zu lassen. Übernimm dabei den Namen des Gastes und das An- und Abreisedatum genau so, wie das Portal sie anzeigt. Bei einer Booking.com-Buchung trag zusätzlich die Booking.com-Kontaktadresse des Gastes (die @guest.booking.com-Adresse, die du im Booking.com-Extranet findest) ins E-Mail-Feld ein, damit deine automatischen Nachrichten den Gast weiterhin erreichen. Bei Airbnb gibt es keine Adresse, die du so verwenden kannst: Um einen Airbnb-Gast zu erreichen, frag ihn nach seiner E-Mail-Adresse oder schreib ihm von Hand über Nachrichten. Die Schritte stehen in Eine Direktbuchung eintragen oder Termine selbst sperren. Sobald die Verbindung wieder läuft, kommt die echte Buchung an und ergänzt die Angaben, die dir gefehlt haben. Du trägst also nichts doppelt ein.
• Du kennst nur die Reisedaten. Sperr die Termine stattdessen im Kalender, genau so, wie du sie für eine Reinigung oder einen Eigentümeraufenthalt sperren würdest: siehe Eine Direktbuchung eintragen oder Termine selbst sperren. Sobald die Verbindung wieder läuft, kommt die echte Buchung zusätzlich zu deiner Sperre an, und du entfernst die Sperre danach selbst.
• Du hast noch gar keine Angaben. Hol dir die Termine aus dem Extranet oder der App des Portals oder frag den Gast, und nutz dann die Möglichkeit, die passt.

So oder so gehen die Termine als nicht verfügbar an alle verbundenen Portale, und genau das schützt dich vor einer Überbuchung, während der Import aufholt.

Sobald das Portal wieder liefert, kommt die echte Buchung an. Wenn deine Eingabe exakt übereinstimmt, verschmelzen die beiden zu einer Buchung und für dich bleibt nichts zu tun. Wenn etwas nicht übereinstimmt oder du die Termine gesperrt hast, statt eine Buchung einzutragen, sieht Smoobu zwei Einträge an denselben Terminen und markiert die Kollision mit dem Status Überbuchung. Diese Markierung betrifft nur deinen Smoobu-Kalender: Auf dem Portal wird nichts storniert und der Gast behält seinen Aufenthalt. Du löst sie selbst auf, die Schritte stehen in Meine importierten Buchungen sehen falsch aus (Überbuchung / 1 Gast): Ist etwas schiefgelaufen?.

Du hast die Termine selbst gesperrt und vergessen

Gastgeber sperren Termine für Reinigung, Eigenbelegung oder Wartung und vergessen sie später. Gesperrte Zeiträume, die du angelegt hast, erscheinen als schraffierte Zellen im Kalender. Um sie zu finden, öffne die Liste Buchungen und aktiviere Filter > Status > Blockierte Zeiträume.

Ist es eine vergessene Sperre, klicke sie an, öffne das Detail und storniere sie, um die Termine wieder freizugeben.

Puffertage rund um eine nahe Buchung sperren die Termine

Liegen die gesperrten Termine direkt neben einer Buchung, ist die Ursache meist ein Puffer. Das ist eine Smoobu-Einstellung namens Geblockte Tage: Die Felder Tage vor der Anreise blockieren und Tage nach der Abreise blockieren in der Unterkunft sperren automatisch Tage rund um jede Buchung. Genau diese Einstellung meint Airbnb mit „preparation time". Puffertage sehen aus wie manuelle Sperren (schraffierte Zellen), werden aber automatisch erzeugt und haben Vorrang vor manuellen Änderungen: Solange die Puffer-Einstellung aktiv ist, kannst du diese Termine nicht von Hand öffnen.

So prüfst und änderst du sie:

1. Gehe zu Kernfunktionen > Unterkünfte und öffne bei der Unterkunft Bearbeiten.
2. Sieh dir Tage vor der Anreise blockieren und Tage nach der Abreise blockieren an.
3. Stehen dort Werte, werden Tage in diesem Abstand zu jeder Buchung automatisch gesperrt. Um das zu beenden, leere beide Felder und speichere.

Einen einzelnen Puffer kannst du nicht freigeben und die Einstellung trotzdem behalten: Puffer ergeben sich aus den Unterkunftseinstellungen und lassen sich nicht einzeln bearbeiten. Beachte außerdem: Bei Portalbuchungen erscheint der Puffer erst, wenn Smoobu die Buchung importiert, ein paar Minuten nachdem das Portal sie bestätigt hat. Fehlen die Puffertage, nachdem ein Gast auf deiner eigenen Website per Kreditkarte oder PayPal bezahlt hat, siehe Puffertage fehlen nach einer Kreditkarten- oder PayPal-Buchung.

Die Unterkunft ist gruppiert und ihr Gegenstück ist gebucht

Ist die Unterkunft Teil einer Gruppe, sperrt eine Buchung auf der Hauptunterkunft automatisch dieselben Termine auf jedem Unterobjekt, und eine Buchung auf einem Unterobjekt sperrt die Hauptunterkunft. Beide stehen für denselben physischen Raum: Buchst du das eine, ist das andere belegt.

Zum Prüfen öffne das Formular Bearbeiten der Unterkunft. Ist dort im Feld Übergeordnete Unterkunft wählen eine übergeordnete Unterkunft ausgewählt, ist dies ein Unterobjekt: Sieh im Kalender der Hauptunterkunft nach einer überschneidenden Buchung. Wird das Feld nicht angezeigt, ist die Unterkunft vielleicht selbst die Hauptunterkunft einer Gruppe: Sieh in den Kalender jedes Unterobjekts.

Meist ist es richtig, die automatische Sperre einfach bestehen zu lassen. Hebst du die Gruppierung auf, damit beide buchbar bleiben, handelst du dir Überbuchungen ein.

Ein iCal-Feed aus einem anderen System sperrt die Termine

Ist die Unterkunft per iCal mit einem Portal verbunden (die Vrbo- und FeWo-direkt-Familie oder ein Individual iCal-Slot), kann dieser Feed Sperren aus dem anderen System mitbringen. Zum Prüfen öffne Buchungsportale, sieh dir die iCal-Verbindungen an und öffne den Link des Quellkalenders im Browser, um genau zu sehen, welche Ereignisse er sendet. Hat die Quelle eine veraltete oder falsche Sperre, korrigiere sie im Quellsystem; Smoobu übernimmt die Änderung bei der nächsten Synchronisation. Siehe Wie synchronisiere ich meine Verfügbarkeit per iCal mit einem Portal ohne direkte Smoobu-Verbindung?.

Die Termine lassen sich nicht öffnen oder schließen sich immer wieder

Ist das Problem umgekehrt (du willst Termine öffnen, aber die Änderung greift nicht), setze die Verfügbarkeit über Preisgestaltung > Einstellungen > Verfügbarkeitseinstellungen: Wähle Portal und Unterkunft und klicke dann auf Verfügbarkeiten überschreiben. Das ist der zuverlässige Weg, um den Kalender einer Unterkunft zu öffnen, nicht die Verfügbarkeitsansicht, die du über die Buchungsportale erreichst. Lassen sich die Termine trotzdem nicht öffnen, prüfe noch einmal die Puffer-Einstellungen (vorheriger Abschnitt) und stelle sicher, dass der eingetragene Zeitraum die Termine, die du öffnen willst, wirklich abdeckt.

So prüfst du, ob es behoben ist

Öffne den Kalender: Die Termine sind jetzt als verfügbar markiert, ohne Buchungsbalken und ohne schraffierte Zellen. Hat ein Gast das Problem gemeldet, kann er diese Termine nun auswählen. Kam die Sperre von einem iCal-Feed, gib der nächsten Synchronisation etwas Zeit, bevor du prüfst.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.