¿Cómo creo cuentas de asistente para mi equipo de limpieza y mi personal?

Tu limpiador, tu coanfitrión, tu contable, tu socio o un propietario pueden tener su propio acceso a Smoobu, sin que compartas tu contraseña. En Smoobu estos accesos se llaman miembros del equipo, y los creas desde la página de Permisos invitando a una dirección de correo. Este artículo cubre cómo crear la cuenta y darle un nivel de acceso inicial. Para afinar exactamente qué puede ver y hacer cada persona, mira ¿Cómo decido qué puede ver y hacer cada miembro del equipo?.

Antes de empezar

Necesitas esto antes de invitar a nadie:

Una dirección de correo de la persona a la que invitas que nunca se haya usado para registrarse en Smoobu. Una dirección que ya tiene una cuenta de Smoobu (por ejemplo, de una prueba gratuita anterior) no puede aceptar una invitación. Mira el primer problema frecuente más abajo.
Una decisión sobre qué necesita hacer. Un limpiador que solo necesita ver los cambios de huésped necesita mucho menos acceso que un coanfitrión que responde a los huéspedes. Esto lo puedes cambiar más adelante.

Cuánto cuesta un miembro del equipo

Smoobu cobra el acceso del equipo según lo que la persona puede hacer, no según cuántas personas añades:

Las cuentas de solo lectura son gratis, y puedes añadir todas las que quieras. Una persona de solo lectura ve lo que le permites, pero no puede cambiar nada.
Las cuentas con acceso de escritura son un complemento mensual de pago, un cargo por cuenta, facturado junto con tu suscripción. Mira ¿Cuánto cuesta Smoobu? Planes y precios explicados para el precio actual y los descuentos anuales o a dos años.
El plan Teams Pro + incluye 2 cuentas con acceso de escritura en el paquete, además de tu propio acceso de propietario. Así, el propietario más 2 miembros del equipo pueden tener acceso de escritura. Mira ¿Cuánto cuesta Smoobu? Planes y precios explicados.
Añadir una cuenta con acceso de escritura te cobra al momento. Smoobu añade un importe prorrateado por lo que queda del periodo de facturación actual en cuanto pasas a alguien a acceso de escritura.

Así que un equipo de limpieza de cinco personas en el que todas solo necesitan ver el horario no cuesta nada: cinco cuentas de solo lectura. Pasa a una persona a acceso de escritura solo cuando una tarea real lo pida.

Pasos

Haz clic en tu icono de perfil, arriba a la derecha, y luego en Permisos.
En la casilla Email, escribe la dirección de correo de la persona a la que invitas.
Haz clic en Crear. La persona aparece ahora en tu lista de equipo con el estado Not yet accepted.
Dale un nivel de acceso inicial en su fila. Para un limpiador, lo más ligero y útil es: dejarle ver las reservas y las horas de entrada y de salida, y ocultarle todo lo demás. Para algo más detallado, abre ¿Cómo decido qué puede ver y hacer cada miembro del equipo?.
Dile a la persona que esté atenta a dos correos de Smoobu (primero una invitación para aceptar, luego un correo de contraseña) y que acepte en un ordenador, no en el móvil. Su parte de la configuración está en Me han invitado a Smoobu: ¿cómo configuro mi cuenta?.

La persona invitada recibe dos correos, uno detrás de otro

Después de hacer clic en Crear, Smoobu le envía a la persona primero un correo: una invitación con un enlace normal para aceptar (no un botón). Al hacer clic, Smoobu abre una ventana que pide a tu nuevo asistente que acepte el permiso solicitando un correo para restablecer su contraseña. La persona debe hacer clic en Enviar en esa ventana. Smoobu envía entonces el segundo correo, con el enlace para fijar su contraseña. Tiene que completar los dos, en un ordenador, antes de poder iniciar sesión. Hasta que termine, su estado sigue en Not yet accepted. Puedes cambiar su acceso o borrar la invitación cuando quieras, desde la misma página de Permisos.

El enlace para aceptar muchas veces no se abre bien en el móvil, y la persona invitada puede acabar en una pantalla de "Iniciar prueba gratuita" y crear por error una cuenta de prueba aparte en lugar de aceptar. Dile a la gente que abra la invitación en un ordenador.

Una opción más ligera para los limpiadores: sin ningún acceso

Si un limpiador solo necesita ver cuándo llegan y se van los huéspedes, no hace falta que crees ningún miembro del equipo. Abre Ajustes > Propiedades, edita la propiedad y copia su URL de exportación de iCal. El limpiador se suscribe a ese enlace en su propia aplicación de calendario y ve los cambios de huésped sin ningún acceso de Smoobu que gestionar.

Comprueba que funcionó

La persona aparece en tu lista de Permisos con el estado Not yet accepted.
En cuanto completa los dos correos en un ordenador, ese estado cambia y puede iniciar sesión y ver exactamente lo que le permitiste.

Problemas frecuentes

La invitación abre una página de "crear propiedades" en lugar de una pantalla de "fija tu contraseña"

Lo más probable es que la dirección de correo que invitaste ya tenga una cuenta de Smoobu, a menudo de una prueba gratuita antigua. Smoobu no le pedirá a esa dirección que fije una contraseña nueva porque ya tiene una, así que la persona acaba en un panel o en una página de "crear propiedades" y no puede entrar. Vaciar la caché o usar una ventana privada no ayuda. Invita en su lugar a una dirección de correo que nunca se haya usado con Smoobu. Si tiene que ser esa dirección, ponte en contacto con el equipo de Smoobu y pueden resolver antes la cuenta existente.

Mi nuevo miembro del equipo dice que su cuenta no funciona y no puede iniciar sesión

La causa más frecuente es que hizo clic en Iniciar prueba gratuita en la invitación en lugar de aceptar el permiso. Eso crea una cuenta de prueba aparte en su correo, en lugar de darle acceso a la tuya. Pídele que cancele esa prueba y luego vuelve a enviar la invitación desde tu página de Permisos. Esta vez que abra el enlace en un ordenador y haga clic en Enviar en la ventana accept permission. El recorrido completo de la persona invitada está en Me han invitado a Smoobu: ¿cómo configuro mi cuenta?.

No puedo cambiar el correo de mi propia cuenta porque Smoobu dice que ya existe

Ese correo suele seguir asociado a una cuenta de miembro del equipo antigua que creaste con él. Abre tu lista de Permisos, encuentra al miembro del equipo que usa esa dirección y elimínalo. Luego cambia el correo de tu cuenta principal. Si no puedes eliminarlo tú, ponte en contacto con el equipo de Smoobu y pueden eliminarlo por ti.

¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.

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