Comment envoyer une offre à un invité ?

Lorsqu'un invité se renseigne sur un séjour par téléphone, par e-mail ou à la porte, vous pouvez enregistrer sa demande sous forme d'offre et lui envoyer un lien de devis personnel qu'il accepte en un clic. L'offre garde les dates, les coordonnées de l'invité et le prix prêts, sans bloquer votre calendrier.

Avant de commencer

À préparer avant de créer l'offre :

Un prix pour les dates de l'offre. La propriété a besoin d'un prix de base dans Prix pour toute la plage de dates. Sans lui, l'invité ne peut pas accepter l'offre.
L'adresse e-mail de l'invité et une communication avec les invités configurée, pour envoyer le devis depuis Smoobu : Comment configurer des messages automatiques pour vos invités ?.

Une offre ne bloque pas votre calendrier

Une offre ne réserve rien. Les dates restent ouvertes, et d'autres invités peuvent encore les réserver sur n'importe lequel de vos portails tant que le vôtre n'a pas accepté. Votre calendrier reste ainsi vendable pendant que vous négociez. En contrepartie, une offre ne bloque pas les dates : un autre invité pourrait les réserver avant que le vôtre se décide. Pour retirer des dates du marché, saisissez plutôt une réservation ou une période bloquée : Saisir une réservation directe ou bloquer des dates vous-même.

Une offre n'a pas non plus de date d'expiration propre. Elle reste ouverte jusqu'à ce que l'un de ces trois événements y mette fin : un autre invité réserve les dates, l'offre est transformée en réservation (parce que votre invité l'accepte ou que vous la transformez vous-même), ou les dates proposées sont passées.

Étapes

Cliquez sur Entrer une réservation en haut de Smoobu. Le formulaire de réservation s'ouvre.
Renseignez le nom de l'invité, la propriété, les dates d'arrivée et de départ, et le nombre d'adultes. Ajoutez l'adresse e-mail de l'invité pour pouvoir envoyer le devis.
Ne cliquez pas sur Sauvegarder. Cliquez plutôt sur la petite flèche à côté de Sauvegarder.
Cliquez sur Create a new offer/quotation (Does not block the calendar). L'offre est enregistrée.
Envoyez le lien de devis à l'invité : utilisez un modèle de message contenant la balise [offerurl], et Smoobu insère le lien personnel de cette offre au moment de l'envoi. Le catalogue de modèles comprend un modèle prêt à l'emploi Quotation for Stay. Comment créer et envoyer des modèles : Comment configurer des messages automatiques pour vos invités ?.

Vérifiez que ça a fonctionné

Ouvrez Réservations, cliquez sur Filtres, activez le statut Offre et choisissez une plage de dates qui couvre les dates de l'offre : l'offre apparaît dans la liste. Le Fil d'activités de votre page Accueil montre lui aussi la nouvelle offre, avec le nom de l'invité et la date d'arrivée.

Ce qui se passe quand l'invité accepte

Le lien de devis ouvre une page de réservation avec le séjour et le prix, ainsi qu'un bouton pour accepter l'offre. L'invité n'a pas besoin de compte ; toute personne disposant du lien peut l'accepter. Quand l'invité accepte, l'offre devient une réservation confirmée : le statut passe de Offre à Booked, la réservation garde le même numéro de réservation, et son portail s'affiche comme Website. À partir de là, vous la gérez comme n'importe quelle réservation : Modifier, déplacer, prolonger ou raccourcir une réservation.

Problèmes fréquents

La page de devis indique que la propriété n'est pas disponible

La cause la plus fréquente est un prix manquant. Si la propriété n'a pas de prix de base pour les dates demandées, la page de devis s'ouvre quand même, mais elle affiche le séjour comme indisponible au lieu du bouton d'acceptation, et vous n'êtes pas prévenu que votre invité est bloqué. Saisissez un prix pour les dates dans Prix, puis ouvrez vous-même le lien de devis et vérifiez que le bouton d'acceptation apparaît. Jetez aussi un œil à votre Calendrier : une offre ne bloque pas ses dates, elles ont donc pu être réservées entre-temps.

Vous ne trouvez pas une offre dans la liste des réservations

Deux réglages de filtre masquent les offres. La liste des réservations affiche par défaut les entrées Booked : activez donc d'abord Offre sous Filtres > Statut. Choisissez ensuite la plage de dates largement : la liste ne montre que les offres dont les dates y tombent, et le filtre de dates ne va actuellement pas plus loin dans le futur que votre dernière réservation confirmée ; une offre au-delà de ce point reste hors de portée. Le Fil d'activités de votre page Accueil, lui, liste chaque offre dès sa création, quelles que soient ses dates.

Il n'y a pas d'option d'offre dans l'application mobile

Le formulaire Entrer une réservation des applications mobiles Smoobu n'enregistre que des réservations normales ; il n'offre pas d'option pour enregistrer une offre. Créez donc vos offres dans Smoobu depuis un navigateur.

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Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.

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