Configura il modello di fattura

Prima che Smoobu possa creare le fatture per i tuoi ospiti, imposti una volta i tuoi dati di mittente, l'imposta, la valuta, la numerazione e il logo in Impostazioni fattura. Queste impostazioni diventano il modello dietro ogni fattura che crei, quindi impostarle bene qui significa che ogni fattura esce corretta. Finché non le compili, Smoobu blocca la creazione delle fatture sulle tue prenotazioni.

Prima di iniziare

• Tieni pronti i dati della tua attività: nome e indirizzo di fatturazione, il tuo codice fiscale o la tua Partita IVA e un'immagine quadrata del logo, se ne vuoi una sulla fattura.

Passaggi

1. Vai su Configurazione > Impostazioni fattura.
2. Imposta il Tipo di fattura su New. Legacy esiste solo per gli host che avevano configurato le fatture nel motore precedente; i nuovi account dovrebbero usare New.
3. Scegli la Lingua e la Valuta. La lingua di fatturazione è indipendente dalla lingua del tuo account e da quella dell'ospite.
4. Imposta Apply tax e la relativa percentuale se le tue fatture hanno una riga d'imposta, e imposta Scadenza fattura in giorni (per esempio 14 per due settimane).
5. Compila le Sender Information: nome, indirizzo e identità fiscale. Il Tipo di imposta ha tre stati: None (nessuna riga d'imposta), Codice fiscale (la riga d'imposta usa il tuo codice fiscale) o Partita IVA (la riga d'imposta usa una Partita IVA con prefisso del Paese, come DE123456789).
6. Imposta i tuoi Dettagli del pagamento: il metodo di pagamento predefinito, un link PayPal.me facoltativo e i tuoi termini di pagamento (testo libero, fino a 1000 caratteri, per le coordinate bancarie o le istruzioni).
7. Aggiungi una Nota se vuoi una riga a piè di pagina su ogni fattura (fino a 1000 caratteri, per esempio un ringraziamento).
8. Carica il tuo logo o la tua foto per l'intestazione della fattura. L'immagine deve essere di 2 MB o meno e quadrata (150 x 150 px va bene). Se la tua immagine è rettangolare, ritagliala prima in un quadrato. Questo stesso logo si usa anche sul tuo sito Smoobu, quindi aggiornarlo in un punto lo aggiorna in entrambi.

Queste impostazioni valgono per l'intero account. Non esiste una versione per singolo alloggio, quindi ogni fattura usa la stessa identità di mittente, la stessa aliquota, la stessa valuta e la stessa lingua. Se operi in più Paesi con esigenze fiscali diverse, crea la fattura in Smoobu e adatta i dettagli specifici del Paese nel tuo software di contabilità.

Impostare la tua numerazione delle fatture

Smoobu numera le fatture in automatico, partendo da 1 e aggiungendo 1 a ogni nuova fattura. Per usare una tua numerazione, sovrascrivi il campo Fattura N° sulla prossima fattura che crei, e Smoobu prosegue la sequenza da lì. Per esempio, impostalo su 5847 e la fattura successiva diventa 5848.

Smoobu legge il primo numero nel campo per calcolare quello successivo, quindi il formato conta:

• Un numero semplice come 5847 continua a salire.
• Un formato numero-poi-anno come 42.2026 continua a salire (il successivo è 43.2026). Usa questa forma quando ti serve l'anno nel numero.
• Un formato con l'anno davanti come 2026-42 non sale, perché l'anno all'inizio viene letto come sequenza.
• Lettere o spazi nel numero iniziale (come INV-2026-001) disattivano la numerazione automatica, e da quel momento digiti ogni numero di fattura a mano.

Per far partire la tua sequenza da un numero preciso senza tenere la fattura, crea una fattura, imposta il Fattura N° sul valore appena sotto quello da cui vuoi iniziare (per esempio 599 per rendere 600 la tua prossima fattura reale), clicca su Crea, poi elimina quella fattura. Smoobu non riporta indietro la sequenza quando elimini, quindi il contatore resta dove l'hai impostato e la tua fattura successiva è 600.

Applicare un'aliquota diversa su una singola fattura

L'aliquota nelle Impostazioni fattura vale per ogni fattura. Per un'aliquota diversa una tantum su una singola fattura, apri quella fattura nell'editor e imposta una percentuale d'imposta diversa direttamente su di essa. Non esiste un'aliquota automatica per singolo alloggio, quindi questa modifica manuale è il modo per gestire un'eccezione singola.

Configurare una fattura conforme alle norme tedesche

Per le fatture che devono seguire le regole di fatturazione tedesche (§14 UStG), imposta il Paese nelle Sender Information su Germania. Questo attiva la logica delle fatture tedesche di Smoobu, inclusi i campi obbligatori e la presentazione corretta della riga d'imposta.

Se sei una piccola impresa ai sensi del §19 UStG (Kleinunternehmer) ed emetti fatture senza riga d'imposta, non c'è un preset a parte: disattiva Apply tax e lascia vuota la Partita IVA, e le tue fatture escono senza IVA. Per raccogliere i dati fiscali di un ospite aziendale per una fattura tedesca, imposta i campi del codice fiscale e dell'azienda sul tuo modulo di Check-in online, così l'ospite può inserirli.

Questa sezione riguarda una normale fattura tedesca cartacea o PDF. Inviare una fattura elettronica trasmessa in modo legale (per esempio XRechnung in Germania, o gli equivalenti in Italia e Spagna) è una funzione a pagamento separata. Vedi Come funziona la fatturazione elettronica di Smoobu per Germania, Spagna e Italia.

Verifica che abbia funzionato

Crea una fattura su una prenotazione qualsiasi (vedi Come creo e invio una fattura al mio ospite?) e scarica il PDF. I tuoi dati di mittente, la riga d'imposta, la valuta, il logo e i termini di pagamento dovrebbero comparire tutti come li hai impostati, e il numero di fattura dovrebbe corrispondere alla tua numerazione.

Problemi frequenti

Il mio logo non compare o il campo si azzera quando salvo

Controlla prima che l'immagine rispetti i limiti: al massimo 2 MB e quadrata. Ritagliala in un quadrato, tienila sotto il limite di dimensione e caricala di nuovo.

La data della fattura è nel formato sbagliato

Il nuovo motore di fatturazione mostra sempre le date come mm/gg/aaaa e non ha un'impostazione per cambiarlo. Se ti serve il formato europeo gg/mm/aaaa, riporta il Tipo di fattura su Legacy, che prende il formato della data dalle impostazioni del tuo account Smoobu. Legacy sta per essere dismesso, quindi trattalo come una soluzione temporanea.

I numeri delle mie fatture hanno smesso di comparire in automatico

La numerazione automatica funziona solo quando il numero inizia con un numero semplice. Lettere o spazi nella parte iniziale del numero (come INV-2026-001) la disattivano. Per riavere la numerazione automatica, imposta il numero della prossima fattura su un numero semplice (per esempio 600) e Smoobu riprende a contare da lì.

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Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.