Come creo e invio una fattura al mio ospite?

Smoobu può creare una fattura per qualsiasi prenotazione, inviarla via e-mail al tuo ospite e farti scaricare il PDF. La fattura la crei dalla prenotazione stessa, poi la invii o la scarichi. Ogni fattura che emetti finisce anche in un unico elenco, così la ritrovi quando ti serve.

Prima di iniziare

Prima di poter creare una fattura ti servono entrambe queste cose:

Le tue impostazioni della fattura configurate una volta. Finché non le compili, il pulsante Crea nuova è bloccato e cliccandolo finisci sulla pagina delle impostazioni. Vedi Configura il modello di fattura.
Una prenotazione da fatturare. La fattura nasce sempre da una prenotazione.

Passaggi

Apri Prenotazioni e clicca su Visualizza altro sulla prenotazione che vuoi fatturare.
Scorri fino alla scheda Fatture, in fondo alla pagina della prenotazione.
Clicca su Crea nuova. La fattura si apre con le voci già compilate a partire dalla prenotazione (il prezzo dell'alloggio, la pulizia e l'eventuale acconto), i tuoi dati come mittente e l'ospite impostato come destinatario.
Controlla la fattura e modifica quello che ti serve: cambia una voce, aggiungine una, oppure correggi nome e indirizzo del destinatario.
Scegli come concludere:
- Salva come bozza la mantiene modificabile e non ancora definitiva.
- Crea rende definitiva la fattura.
- Crea e invia la rende definitiva e la invia via e-mail all'ospite (vedi la sezione successiva).

Inviare la fattura al tuo ospite

Puoi inviare la fattura via e-mail nel momento in cui la crei, con Crea e invia. Si apre una finestra con questi campi:

Template: scegli uno dei tuoi template di messaggio salvati. Qui compaiono solo i template che hanno la casella Include invoice attivata, quindi se il menu a tendina è vuoto vuol dire che nessuno dei tuoi template ha quella casella spuntata.
Destinatario: l'e-mail dell'ospite presa dalla prenotazione è già inserita. Puoi aggiungere altri indirizzi, per esempio una copia per te o la casella della contabilità.
Subject: obbligatorio.
Messaggio: obbligatorio.

Clicca per inviare. Smoobu allega il PDF della fattura in automatico.

Puoi anche inviare più tardi una fattura già definitiva: apri il menu sulla sua riga e clicca su Invia fattura all'ospite. Si apre una finestra di invio con l'e-mail dell'ospite già inserita; puoi aggiungere destinatari e modificare il messaggio.

Scaricare una fattura in PDF

Quando una fattura è definitiva (hai cliccato su Crea, quindi non è più una bozza), apri il menu sulla sua riga nella scheda Fatture e clicca su Scarica come PDF. Una bozza non si scarica finché non la rendi definitiva con Crea.

Contrassegnare una fattura come pagata

Ogni riga di fattura definitiva ha un'opzione Contrassegnato come pagato. Cliccala per passare la fattura da pagata a non pagata e viceversa. Lo stato cambia subito, senza finestre di conferma. Questa opzione è disponibile su ogni account con il nuovo sistema di fatturazione.

Trovare tutte le fatture che hai emesso

Tutte le fatture che crei per gli ospiti sono elencate in Statistiche > Issued Invoices. Da lì puoi cercare nell'elenco, filtrarlo per data e scaricare, modificare o eliminare una fattura. È il posto giusto quando devi riscaricare una fattura o controllare cosa hai già inviato.

Verifica che abbia funzionato

La fattura compare nella scheda Fatture della prenotazione con un numero di fattura.
Compare anche nell'elenco in Statistiche > Issued Invoices.
Scaricando il PDF vedi il destinatario, gli importi, l'imposta e i tuoi dati di mittente compilati correttamente.

Problemi frequenti

Cliccando Crea nuova finisco nelle impostazioni

Non hai ancora configurato le impostazioni della fattura. Smoobu blocca la creazione delle fatture finché non compili una volta le tue Impostazioni fattura. Configurale, poi torna alla prenotazione. Vedi Configura il modello di fattura.

Non riesco a scegliere un template nella finestra Crea e invia

Il menu a tendina dei template nella finestra Crea e invia elenca solo i template di messaggio con la casella Include invoice spuntata. Apri i tuoi template di messaggio, attiva quella casella per il template che vuoi usare, poi riapri la finestra.

Una commissione importata da un portale mostra un'imposta dello 0%

Quando fatturi una prenotazione Booking.com o Airbnb, Smoobu importa le spese aggiuntive del portale (come la pulizia) ma imposta la loro imposta allo 0% per impostazione predefinita. Per mostrare l'imposta che vuoi, modifica quella riga di spesa nella fattura prima di renderla definitiva.

La fattura non si crea, o il PDF sembra sbagliato

Se le tue impostazioni sono compilate ma non riesci comunque a creare una fattura, o il PDF mostra l'importo sbagliato o segna "dovuto" su una prenotazione per cui sei già stato pagato, vedi La fattura per il tuo ospite non si crea o non si scarica.

Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.

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