Una nota di credito è un documento che registra la correzione o l'annullamento di una fattura già emessa a un ospite. In Smoobu la crei dalla fattura stessa, poi la emetti, la scarichi o la usi per la tua contabilità. La nota di credito è solo un documento contabile: non restituisce denaro al tuo ospite, quindi rimborsare l'ospite è sempre un passaggio a parte.
Prima di iniziare
- Ti serve una fattura da stornare. Una nota di credito nasce sempre da una fattura esistente, quindi crea prima la fattura se non l'hai ancora fatto. Vedi Come creo e invio una fattura al mio ospite?.
Passaggi
- Apri Prenotazioni, clicca su Visualizza altro sulla prenotazione e scorri fino alla scheda Fatture.
- Apri il menu (l'icona con i tre puntini) sulla fattura che vuoi stornare e clicca su Creare una nota di credito.
- Togli le voci che non stai stornando, con l'icona del cestino su ogni riga. Quel che resta è l'importo coperto dalla nota di credito.
- Inserisci l'importo come numero positivo. La nota di credito storna già il valore per te, quindi non mettere il segno meno.
- Clicca su Crea per emettere la nota di credito, oppure su Crea e invia per emetterla e inviarla via e-mail all'ospite.
Non rinominare il numero della nota di credito. Smoobu offre un campo facoltativo per rinominarlo (per esempio in
CN-1). Se lo cambi, Smoobu sospende la numerazione automatica progressiva per tutte le tue fatture future, non solo per questa nota di credito, e da quel momento dovrai digitare ogni numero di fattura a mano. Lascia il numero come lo imposta Smoobu. Se ne hai già rinominato uno e la numerazione si è fermata, vedi il problema frequente qui sotto per riavviarla.
Una nota di credito non rimborsa il tuo ospite
Creare una nota di credito non muove alcun denaro. È un documento contabile che registra la correzione. Per restituire davvero il denaro all'ospite, usa lo stesso canale con cui è arrivato il pagamento:
- Pagamenti Stripe: rimborsa dalla tua Dashboard Stripe.
- Prenotazioni Booking.com, Airbnb o Vrbo (dove è stato il portale a incassare il denaro): rimborsa dal portale host di quel portale.
- Bonifici bancari diretti: rimborsa l'ospite tramite la tua banca.
La nota di credito è il documento per i tuoi archivi; il rimborso è il passaggio del denaro, a parte.
Verifica che abbia funzionato
La nota di credito viene creata con un proprio numero e si può scaricare in PDF per la tua contabilità.
Problemi frequenti
I numeri delle fatture hanno smesso di comparire in automatico dopo che ho fatto una nota di credito
Succede quando il numero della nota di credito è stato rinominato, cosa che sospende la numerazione automatica per ogni fattura. Per riavviare la sequenza, imposta il numero della prossima fattura su un numero semplice (per esempio 600) e Smoobu riprende a contare da lì. Vedi Configura il modello di fattura.
Voglio restituire denaro, non solo documentarlo
Una nota di credito registra soltanto la correzione. Restituisci il denaro tramite il canale con cui l'ospite ha pagato (Stripe, il portale host del portale o la tua banca), come descritto sopra.
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Ancora bloccato?
Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:
- Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
- Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
- Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
- Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
- Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
- Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
- Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.
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