Wie erstelle ich eine Rechnung für meinen Gast und sende sie?

Zu jeder Buchung kannst du in Smoobu eine Rechnung erstellen, sie deinem Gast per E-Mail schicken und als PDF herunterladen. Ausgangspunkt ist immer die Buchung selbst: Von dort legst du die Rechnung an und sendest sie oder lädst sie herunter. Damit du später nichts suchen musst, sammelt Smoobu jede ausgestellte Rechnung zusätzlich in einer Liste.

Bevor du loslegst

Beides brauchst du, bevor du eine Rechnung erstellen kannst:

• Deine Rechnungsangaben, einmal eingerichtet. Solange sie fehlen, ist die Schaltfläche Neu erstellen gesperrt: Ein Klick darauf bringt dich zur Einstellungsseite. Siehe Rechnungsvorlage einrichten.
• Eine Buchung, die du abrechnen willst. Die Rechnung entsteht immer aus einer Buchung.

Schritte

1. Öffne Buchungen und klicke bei der Buchung, die du abrechnen willst, auf Mehr anzeigen.
2. Scrolle zur Karte Rechnungen weiter unten auf der Buchungsseite.
3. Klicke auf Neu erstellen. Die Rechnung öffnet sich mit Posten, die schon aus der Buchung übernommen sind (Unterkunftspreis, Reinigungsgebühr und eine etwaige Vorauszahlung), mit deinen Absenderangaben und mit dem Gast als Empfänger.
4. Prüfe die Rechnung und passe an, was nötig ist: einen Posten ändern, einen Posten ergänzen oder Name und Adresse des Empfängers bearbeiten.
5. Entscheide, wie du abschließt:
   • Als Entwurf speichern hält sie bearbeitbar und noch nicht endgültig.
   • Erstellen schließt die Rechnung ab.
   • Erstellen und senden schließt sie ab und schickt sie dem Gast per E-Mail (siehe nächster Abschnitt).

Die Rechnung an deinen Gast senden

Die Rechnung kannst du direkt beim Erstellen verschicken: Klicke dafür auf Erstellen und senden, und ein Fenster mit diesen Feldern öffnet sich:

• Vorlage: Wähle eine deiner gespeicherten Nachrichtenvorlagen. Hier erscheinen nur Vorlagen, bei denen das Kästchen Include invoice angehakt ist. Ist die Liste leer, hat keine deiner Vorlagen dieses Kästchen aktiviert.
• Empfänger: Die E-Mail-Adresse des Gastes aus der Buchung steht schon drin. Du kannst weitere Adressen ergänzen, etwa eine Kopie für dich oder ein Postfach für die Buchhaltung.
• Betreff: erforderlich.
• Nachricht: erforderlich.

Klicke dann auf Senden; das Rechnungs-PDF hängt Smoobu automatisch an.

Eine bereits abgeschlossene Rechnung kannst du auch später senden: Öffne das Menü in ihrer Zeile und klicke auf Rechnung an Gast senden. Es öffnet sich ein Sendefenster mit der vorausgefüllten E-Mail-Adresse des Gastes; du kannst Empfänger ergänzen und die Nachricht anpassen.

Eine Rechnung als PDF herunterladen

Abgeschlossene Rechnungen (du hast auf Erstellen geklickt, es ist also kein Entwurf mehr) lädst du herunter, indem du in der Karte Rechnungen das Menü in der Rechnungszeile öffnest und auf Als PDF herunterladen klickst. Bei einem Entwurf geht das noch nicht: Schließe ihn erst mit Erstellen ab.

Eine Rechnung als bezahlt markieren

In jeder abgeschlossenen Rechnungszeile findest du den Schalter Als bezahlt markiert. Ein Klick darauf schaltet die Rechnung zwischen bezahlt und unbezahlt um, und zwar sofort, ohne weiteres Bestätigungsfenster. Den Schalter gibt es bei jedem Konto mit dem neuen Rechnungssystem.

Alle ausgestellten Rechnungen finden

Unter Statistiken > Ausgestellte Rechnungen führt Smoobu alle Rechnungen auf, die du für Gäste erstellt hast. Die Liste lässt sich durchsuchen und nach Datum filtern; einzelne Rechnungen kannst du dort herunterladen, bearbeiten oder löschen. Brauchst du eine Rechnung also erneut oder willst du nachsehen, was schon verschickt ist, bist du hier richtig.

So prüfst du, ob es geklappt hat

• Die Rechnung erscheint in der Karte Rechnungen der Buchung, mit einer Rechnungsnummer.
• Sie taucht außerdem in der Liste unter Statistiken > Ausgestellte Rechnungen auf.
• Im heruntergeladenen PDF stehen Empfänger, Beträge, Steuer und deine Absenderangaben korrekt drin.

Häufige Probleme

Ein Klick auf Neu erstellen bringt mich stattdessen zu den Einstellungen

Du hast deine Rechnungsangaben noch nicht eingerichtet. Smoobu sperrt die Rechnungserstellung, bis du deine Rechnungseinstellungen einmal ausgefüllt hast. Richte sie ein und geh dann zurück zur Buchung. Siehe Rechnungsvorlage einrichten.

Ich kann im Fenster Erstellen und senden keine Vorlage auswählen

In der Vorlagenliste des Fensters Erstellen und senden tauchen nur Nachrichtenvorlagen auf, bei denen das Kästchen Include invoice angehakt ist. Öffne also deine Nachrichtenvorlagen, hak das Kästchen bei der gewünschten Vorlage an und öffne das Fenster danach erneut.

Eine importierte Gebühr von einem Portal zeigt 0 % Steuer

Rechnest du eine Buchung von Booking.com oder Airbnb ab, übernimmt Smoobu zwar die zusätzlichen Gebühren des Portals (etwa eine Reinigungsgebühr), setzt deren Steuer aber standardmäßig auf 0 %. Bearbeite die Gebührenzeile deshalb noch vor dem Abschließen der Rechnung und trage die gewünschte Steuer ein.

Die Rechnung lässt sich nicht erstellen oder das PDF sieht falsch aus

Deine Angaben sind ausgefüllt und trotzdem entsteht keine Rechnung? Oder das PDF zeigt den falschen Betrag oder weist bei einer längst bezahlten Buchung „fällig" aus? Dann hilft dir Deine Gästerechnung lässt sich nicht erstellen oder herunterladen weiter.

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Kommst du nicht weiter?

Wenn diese Schritte das Problem nicht gelöst haben, kontaktiere das Smoobu-Team: Öffne das Menü Hilfe, um ein Ticket zu eröffnen oder einen Telefontermin zu buchen, oder nutze die Chat-Blase unten rechts. Für die schnellste Antwort gib bitte an:

• Deine Smoobu User ID (im Profil-Icon-Menü oben rechts).
• Den Namen oder die ID der Unterkunft, wenn es um eine bestimmte Unterkunft geht.
• Die Buchungs-ID, wenn es um eine bestimmte Buchung geht (Buchungen, dann Mehr anzeigen).
• Den Namen des Portals, wenn es um Portal-Sync geht (Booking.com, Airbnb, Vrbo und so weiter).
• Eine kurze Schritt-für-Schritt-Beschreibung: was du getan hast, was du erwartet hast und was passiert ist.
• Screenshots oder eine kurze Bildschirmaufnahme des Problems.