¿Cómo gestiono los contactos de mis huéspedes?

Contactos es tu libreta de direcciones. Cada huésped que reserva una de tus propiedades se guarda aquí automáticamente, así encuentras a un huésped que repite, mantienes sus datos en orden o le escribes antes de que vuelva a reservar.

Antes de empezar

No tienes que configurar nada. Smoobu crea un contacto en cuanto se guarda una reserva, y lo asocia a un huésped ya existente cuando puede. Abre Contactos en la barra lateral para ver la lista. Cada contacto muestra nombre, correo, empresa y teléfono.

Encuentra a un huésped

Usa el cuadro de búsqueda de arriba a la derecha y escribe un nombre para filtrar la lista. Haz clic en el encabezado de la columna Nombre para ordenarla de forma ascendente o descendente. No hay una página aparte por contacto: cada fila tiene un menú (el icono al final de la fila) con todo lo que puedes hacer con ese huésped.

Añade a un huésped que aún no ha reservado

Haz clic en Añadir huésped, arriba a la izquierda. Se abre un formulario de huésped en blanco donde rellenas nombre y apellidos, empresa, una o varias direcciones de correo, uno o varios teléfonos, una dirección y notas libres. Úsalo para un huésped que repite al que quieres escribir sobre disponibilidad antes de que reserve.

Fusiona dos fichas del mismo huésped

Cuando el mismo huésped reserva por más de un portal, Smoobu puede acabar con dos filas para él, por ejemplo una creada sola como «John S» y otra que añadiste tú como «John Smith». Abre el menú de la fila y elige Combinar datos de huéspedes para unir el duplicado en un solo contacto.

Exporta tus contactos

Haz clic en Exportar, arriba a la derecha, y elige CSV, Excel o PDF. La exportación respeta la búsqueda que tengas activa, así que filtra primero si solo quieres una parte de la lista. La exportación es también la forma de leer las direcciones de muchos huéspedes a la vez (mira Problemas frecuentes).

Edita o borra un contacto

Abre el menú de una fila y elige Editar para cambiar cualquier dato, o Eliminar para quitar el contacto. Al eliminar un contacto, se desvincula de sus reservas, pero las reservas en sí se conservan. El mismo menú te deja también empezar una reserva ya rellenada con los datos de este huésped (Crear reserva) o enviarle un mensaje (Enviar correo), aunque no tenga ninguna estancia en curso.

Problemas frecuentes

No ves las direcciones en la lista

La tabla de contactos muestra solo nombre, correo, empresa y teléfono. La dirección de un huésped está dentro de su formulario de Editar, no en la lista. Para revisar las direcciones de muchos huéspedes, usa Exportar y abre el archivo. No existe una columna de dirección en la vista de lista.

No puedes importar una lista de contactos

Los contactos solo se exportan. No hay forma de cargar de golpe una libreta de direcciones desde un archivo. Los huéspedes se añaden solos según reservan, o de uno en uno con Añadir huésped. Puedes exportar a CSV, Excel o PDF, pero no importar.

No puedes saltar de un contacto a sus reservas

Desde un contacto no hay ningún enlace a las estancias de ese huésped. Para ver el historial de reservas de un huésped, abre Reservas y busca por su nombre.

Los datos del check-in no están en el contacto

Los datos que un huésped envía por los formularios de check-in se quedan en la reserva, no en el contacto. El formulario de contacto guarda solo nombre, empresa, correo, teléfono, dirección y notas, así que los campos de check-in más sensibles (como un número de documento o la fecha de nacimiento) nunca se copian a tu lista de contactos. Tus contactos contienen datos personales, así que expórtalos solo cuando lo necesites y trata el archivo con cuidado.

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¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

• Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
• El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
• El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
• El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
• Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
• Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.