Come gestisco i contatti dei miei ospiti?

Contatti è la tua rubrica. Ogni ospite che prenota uno dei tuoi alloggi viene salvato qui in automatico, così ritrovi un ospite che torna, tieni in ordine i suoi dati o gli scrivi prima che prenoti di nuovo.

Prima di iniziare

Non devi configurare niente. Smoobu crea un contatto nel momento in cui una prenotazione viene salvata, e lo abbina a un ospite già esistente dove può. Apri Contatti nella barra laterale per vedere l'elenco. Ogni contatto mostra nome, e-mail, azienda e telefono.

Trova un ospite

Usa il campo di ricerca in alto a destra e digita un nome per filtrare l'elenco. Clicca sull'intestazione della colonna Nome per ordinare l'elenco in un senso o nell'altro. Non c'è una pagina a sé per il singolo contatto: ogni riga ha un menu (l'icona all'estremità destra della riga) con tutto quello che puoi fare con quell'ospite.

Aggiungi un ospite che non ha ancora prenotato

Clicca su Add new guest in alto a sinistra. Si apre un modulo ospite vuoto dove inserisci nome e cognome, azienda, uno o più indirizzi e-mail, uno o più numeri di telefono, un indirizzo e note libere. Usalo per un ospite che torna, a cui vuoi scrivere sulla disponibilità prima che prenoti.

Unisci due schede dello stesso ospite

Quando lo stesso ospite prenota tramite più di un portale, Smoobu può ritrovarsi con due righe per lui, per esempio una creata da sola come "John S" e una che hai aggiunto tu come "John Smith". Apri il menu della riga e scegli Merge guest data per unire il duplicato in un unico contatto.

Esporta i tuoi contatti

Clicca su Esporta in alto a destra e scegli CSV, Excel o PDF. L'esportazione rispetta la ricerca che hai attiva, quindi filtra prima se vuoi solo una parte dell'elenco. L'esportazione è anche il modo per leggere gli indirizzi di molti ospiti in una volta sola (vedi Problemi frequenti).

Modifica o elimina un contatto

Apri il menu di una riga e scegli Modifica per cambiare qualsiasi dato, oppure Elimina per rimuovere il contatto. Eliminare un contatto lo scollega dalle sue prenotazioni, ma le prenotazioni in sé restano. Lo stesso menu ti permette anche di avviare una prenotazione già precompilata con i dati di questo ospite (Inserisci la prenotazione) o di inviargli un messaggio (Send Message), anche quando non ha nessun soggiorno in corso.

Problemi frequenti

Non vedi gli indirizzi nell'elenco

La tabella dei contatti mostra solo nome, e-mail, azienda e telefono. L'indirizzo di un ospite sta dentro il suo modulo di Modifica, non nell'elenco. Per rivedere gli indirizzi di molti ospiti, usa Esporta e apri il file. Una colonna dell'indirizzo nella vista elenco non c'è.

Non puoi importare un elenco di contatti

I contatti si possono solo esportare. Non c'è modo di caricare in blocco una rubrica da un file. Gli ospiti si aggiungono da soli man mano che prenotano, oppure uno alla volta con Add new guest. Puoi esportare in CSV, Excel o PDF, ma non importare.

Non puoi passare da un contatto alle sue prenotazioni

Da un contatto non parte nessun link ai soggiorni di quell'ospite. Per vedere lo storico delle prenotazioni di un ospite, apri Prenotazioni e cerca per nome.

I dati del check-in non sono sul contatto

I dati che un ospite invia tramite i moduli di check-in restano sulla prenotazione, non sul contatto. Il modulo del contatto contiene solo nome, azienda, e-mail, telefono, indirizzo e note, quindi i campi di check-in più sensibili (come un numero di documento o la data di nascita) non vengono mai copiati nel tuo elenco contatti. I tuoi contatti contengono dati personali: esportali solo quando ti serve e tratta il file con cura.

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Ancora bloccato?

Se questi passaggi non hanno risolto, contatta il team Smoobu: apri il menu Aiuto per aprire un ticket o prenotare uno slot per una chiamata, oppure usa la bolla della chat in basso a destra. Per ottenere la risposta più rapida, indica:

• Il tuo Smoobu User ID (nel menu dell'icona del profilo, in alto a destra).
• Il nome o l'ID dell'alloggio, se riguarda un alloggio preciso.
• Il Booking ID, se riguarda una prenotazione precisa (Prenotazioni, poi Visualizza altro).
• Il nome del portale, se riguarda la sincronizzazione di un portale (Booking.com, Airbnb, Vrbo, e così via).
• Un breve passo per passo: cosa hai fatto, cosa ti aspettavi e cosa è successo.
• Screenshot o una breve registrazione dello schermo del problema.
• Il tuo browser e sistema operativo, se qualcosa si vede male a schermo.