¿Cómo creo una factura para mi huésped y se la envío?

Para cualquier reserva, Smoobu puede crear una factura, enviársela por correo a tu huésped y dejar que la descargues en PDF. El punto de partida es siempre la propia reserva: desde ahí creas la factura y luego la envías o la descargas. Y para que después no tengas que buscarla, Smoobu guarda además cada factura que emites en una única lista.

Antes de empezar

Necesitas estas dos cosas antes de poder crear una factura:

• Tus datos de facturación, configurados una vez. Hasta que los rellenas, el botón Crear nuevo está bloqueado y, al pulsarlo, te lleva a la página de ajustes. Mira Configura tu plantilla de factura.
• Una reserva que facturar. La factura se crea siempre a partir de una reserva.

Pasos

1. Abre Reservas y haz clic en Ver más en la reserva que quieres facturar.
2. Baja hasta la tarjeta Facturas, cerca del final de la página de la reserva.
3. Haz clic en Crear nuevo. La factura se abre con las líneas ya rellenadas a partir de la reserva (el precio del alojamiento, la tarifa de limpieza y cualquier prepago), con tus datos de remitente y con el huésped como destinatario.
4. Revisa la factura y cambia lo que necesites: modifica una línea, añade una línea o edita el nombre y la dirección del destinatario.
5. Elige cómo terminar:
   • Guardar como borrador la mantiene editable y aún no definitiva.
   • Crear finaliza la factura.
   • Crear y enviar la finaliza y se la envía por correo al huésped (mira la siguiente sección).

Envía la factura a tu huésped

Puedes enviar la factura por correo en el mismo momento de crearla con Crear y enviar. Se abre una ventana con estos campos:

• Plantilla: elige una de tus plantillas de mensaje guardadas. Aquí solo aparecen las plantillas que tienen activada la casilla incluir factura, así que si el desplegable está vacío, ninguna de tus plantillas tiene esa casilla marcada.
• Destinatarios: el correo del huésped de la reserva ya viene puesto. Puedes añadir más direcciones, por ejemplo una copia para ti o un buzón de contabilidad.
• Asunto: obligatorio.
• Mensaje: obligatorio.

Haz clic en enviar. Smoobu adjunta el PDF de la factura automáticamente.

También puedes enviar más tarde una factura ya finalizada: abre el menú de su fila y haz clic en Enviar factura al huésped. Se abre una ventana de envío con el correo del huésped ya puesto; puedes añadir destinatarios y editar el mensaje.

Descarga una factura en PDF

Una vez finalizada la factura (has hecho clic en Crear, así que ya no es un borrador), abre el menú de su fila en la tarjeta Facturas y haz clic en Descargar como PDF. Un borrador no se puede descargar hasta que lo finalizas con Crear.

Marca una factura como pagada

Cada fila de factura finalizada tiene una opción Marcado como pagado. Haz clic en ella para pasar la factura de pagada a no pagada y viceversa. El estado cambia al instante, sin ninguna ventana de confirmación. Esta opción está disponible en todas las cuentas con el nuevo sistema de facturación.

Encuentra todas las facturas que has emitido

Todas las facturas que creas para tus huéspedes aparecen en Analytics > Facturas emitidas. Desde ahí puedes buscar en la lista, filtrarla por fecha y descargar, editar o borrar una factura. Este es el sitio al que ir cuando necesitas volver a descargar una factura o comprobar qué has enviado ya.

Comprueba que funcionó

• La factura aparece en la tarjeta Facturas de la reserva con un número de factura.
• También aparece en la lista de Analytics > Facturas emitidas.
• Al descargar el PDF, el destinatario, los importes, el impuesto y tus datos de remitente están rellenados correctamente.

Problemas frecuentes

Al hacer clic en Crear nuevo me lleva a los ajustes

Aún no has configurado tus datos de facturación. Smoobu bloquea la creación de facturas hasta que rellenas una vez tu Configuración de factura. Configúrala y vuelve luego a la reserva. Mira Configura tu plantilla de factura.

No puedo elegir una plantilla en la ventana de Crear y enviar

El desplegable de plantillas de la ventana Crear y enviar solo muestra las plantillas de mensaje que tienen marcada la casilla incluir factura. Abre tus plantillas de mensaje, activa esa casilla en la plantilla que quieras usar y vuelve a abrir la ventana.

Una tarifa importada de un portal muestra 0% de impuesto

Cuando facturas una reserva de Booking.com o Airbnb, Smoobu trae las tarifas adicionales del portal (como una tarifa de limpieza) pero pone su impuesto al 0% por defecto. Para que se vea el impuesto que quieres, edita esa línea de tarifa en la factura antes de finalizarla.

La factura no se crea, o el PDF sale mal

Si tus datos están rellenados y aun así no puedes crear una factura, o el PDF muestra un importe equivocado o indica "pendiente" en una reserva que ya te han pagado, mira Tu factura de huésped no se genera ni se descarga.

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¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

• Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
• El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
• El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
• El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
• Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
• Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.