Configura tu plantilla de factura

Antes de que Smoobu pueda crear facturas para tus huéspedes, fijas una sola vez tus datos de remitente, el impuesto, la moneda, la numeración y el logo en Configuración de factura. Estos ajustes se convierten en la plantilla que hay detrás de cada factura de huésped que haces, así que acertar aquí hace que cada factura salga correcta. Hasta que los rellenas, Smoobu bloquea la creación de facturas en tus reservas.

Antes de empezar

• Ten a mano los datos de tu negocio: tu nombre y dirección de facturación, tu número fiscal o de IVA y una imagen de logo cuadrada si quieres una en la factura.

Pasos

1. Ve a Ajustes > Configuración de factura.
2. Pon el Tipo de factura en Nuevo. Legado existe solo para los anfitriones que configuraron las facturas en el motor antiguo; las cuentas nuevas deben usar Nuevo.
3. Elige el Idioma de facturación y la Moneda. El idioma de facturación es independiente del idioma de tu cuenta y del idioma del huésped.
4. Fija Aplicar impuestos y su porcentaje si tus facturas llevan una línea de impuesto, y pon Factura vencida (vencimiento de la factura) en días (por ejemplo 14 para dos semanas).
5. Rellena la Información del remitente: tu nombre, tu dirección y tu identidad fiscal. El Tipo de impuesto tiene tres estados: None (ninguno, sin línea de impuesto), Número de identificación fiscal (la línea de impuesto usa tu número fiscal) o Umsatzsteuer-ID (la línea usa un número de IVA con prefijo de país, como DE123456789).
6. Fija tus Detalles del pago: el método de pago por defecto, un enlace opcional de PayPal.me y tus condiciones de pago (texto libre, hasta 1000 caracteres, para datos bancarios o instrucciones).
7. Añade una Nota si quieres una línea a pie de cada factura (hasta 1000 caracteres, por ejemplo un agradecimiento).
8. Sube tu logo o foto para la parte de arriba de la factura. La imagen debe pesar 2 MB o menos y ser cuadrada (150 x 150 px va bien). Si tu imagen es rectangular, recórtala a un cuadrado primero. Este mismo logo se usa también en tu sitio web de Smoobu, así que actualizarlo en un sitio lo actualiza en ambos.

Estos ajustes se aplican a toda tu cuenta. No hay una versión por propiedad, así que cada factura usa la misma identidad de remitente, el mismo tipo de impuesto, la misma moneda y el mismo idioma. Si operas en más de un país con necesidades fiscales distintas, crea la factura en Smoobu y ajusta los datos específicos de cada país en tu software de contabilidad.

Fija tu propia numeración de facturas

Smoobu numera las facturas automáticamente, empezando en 1 y sumando 1 por cada factura nueva. Para usar tu propia numeración, sobrescribe el campo Número de factura en la siguiente factura que crees, y Smoobu continúa la secuencia desde ahí. Por ejemplo, ponlo en 5847 y la siguiente factura pasa a ser 5848.

Smoobu lee el primer número del campo para calcular el siguiente, así que el formato importa:

• Un número simple como 5847 sigue subiendo.
• Un formato de número y año como 42.2026 sigue subiendo (el siguiente es 43.2026). Usa esta forma cuando necesites un año en el número.
• Un formato de año primero como 2026-42 no sube, porque el año del principio se lee como la secuencia.
• Las letras o los espacios dentro del número inicial (como INV-2026-001) desactivan la numeración automática, y entonces tecleas cada número de factura a mano.

Para empezar tu secuencia en un número concreto sin conservar la factura, crea una factura, pon el Número de factura en el valor justo por debajo de donde quieres empezar (por ejemplo 599 para que tu siguiente factura real sea 600), haz clic en Crear y luego borra esa factura. Smoobu no retrocede la secuencia al borrar, así que el contador se queda donde lo pusiste y tu siguiente factura es 600.

Cobra un tipo de impuesto distinto en una sola factura

El tipo de impuesto de Configuración de factura se aplica a todas las facturas. Para un tipo distinto puntual en una sola factura, abre esa factura en el editor y pon un porcentaje de impuesto diferente directamente en ella. No hay un tipo de impuesto automático por propiedad, así que este cambio manual es la forma de gestionar una excepción única.

Configura una factura conforme a la normativa alemana

Para las facturas que deben seguir las reglas de facturación alemanas (§14 UStG), pon el País en Información del remitente en Alemania. Eso activa la lógica de factura alemana de Smoobu, incluidos los campos obligatorios y la presentación correcta de la línea de impuesto.

Si eres una pequeña empresa según el §19 UStG (Kleinunternehmer) y emites facturas sin línea de impuesto, no hay un preajuste aparte: desactiva Aplicar impuestos y deja en blanco el número de IVA, y tus facturas se generan sin IVA. Para recoger los datos fiscales de un huésped de empresa en una factura alemana, configura los campos de código fiscal y empresa en tu formulario de Check-in online para que el huésped pueda introducirlos.

Esta sección cubre una factura alemana normal en papel o PDF. Enviar una factura electrónica transmitida legalmente (por ejemplo XRechnung en Alemania, o sus equivalentes en Italia y España) es una función de pago aparte. Mira Cómo funciona la e-factura de Smoobu para Alemania, España e Italia.

Comprueba que funcionó

Crea una factura en cualquier reserva (mira ¿Cómo creo una factura para mi huésped y se la envío?) y descarga el PDF. Tus datos de remitente, la línea de impuesto, la moneda, el logo y las condiciones de pago deberían aparecer tal como los fijaste, y el número de factura debería coincidir con tu numeración.

Problemas frecuentes

Mi logo no aparece o el campo se reinicia al guardar

Comprueba primero que la imagen cumple los límites: como mucho 2 MB y cuadrada. Recórtala a un cuadrado, mantenla bajo el límite de tamaño y súbela de nuevo.

La fecha de la factura está en el formato equivocado

El nuevo motor de facturación siempre muestra las fechas como mm/dd/aaaa y no tiene un ajuste para cambiarlo. Si necesitas el formato europeo dd/mm/aaaa, vuelve a poner el Tipo de factura en Legado, que toma su formato de fecha de los ajustes de tu cuenta de Smoobu. Legado se está retirando, así que trátalo como una solución temporal.

Mis números de factura dejaron de rellenarse solos

La numeración automática solo funciona cuando el número empieza con un número simple. Las letras o los espacios en la parte inicial del número (como INV-2026-001) la desactivan. Para recuperar la numeración automática, pon el siguiente número de factura como número simple (por ejemplo 600), y Smoobu reanuda el conteo desde ahí.

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¿Sigues bloqueado?

Si estos pasos no lo han solucionado, contacta con el equipo de Smoobu: abre el menú Ayuda para abrir un ticket o reservar una franja de llamada, o usa la burbuja de chat de la esquina inferior derecha. Para obtener la respuesta más rápida, incluye:

• Tu Smoobu User ID (en el menú del icono de perfil, arriba a la derecha).
• El nombre o ID del alojamiento, si es sobre un alojamiento concreto.
• El Booking ID, si es sobre una reserva concreta (Reservas, luego Ver más).
• El nombre del portal, si es sobre sincronización de portal (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un breve paso a paso: qué hiciste, qué esperabas y qué pasó.
• Capturas de pantalla o una breve grabación de pantalla del problema.
• Tu navegador y sistema operativo, si algo se ve mal en pantalla.