Configurer votre modèle de facture

Avant que Smoobu puisse créer des factures pour vos invités, vous réglez une fois vos coordonnées d'expéditeur, votre taxe, votre monnaie, votre numérotation et votre logo sous Paramètres de facturation. Ces réglages deviennent le modèle derrière chaque facture d'invité : bien les régler ici, c'est garantir que chaque facture sort correcte. Tant que vous ne les avez pas remplis, Smoobu bloque la création de factures sur vos réservations.

Avant de commencer

• Préparez vos données professionnelles : votre nom et adresse de facturation, votre numéro fiscal ou de TVA, et une image de logo carrée si vous en voulez une sur la facture.

Étapes

1. Allez dans Configuration > Paramètres de facturation.
2. Réglez le Type de facture sur Nouveau. Legacy n'existe que pour les hôtes qui ont configuré leurs factures dans l'ancien moteur ; les nouveaux comptes utilisent Nouveau.
3. Choisissez l'Invoicing language (langue de facturation) et la Monnaie. La langue de facturation est indépendante de la langue de votre compte et de celle de l'invité.
4. Réglez Apply tax (appliquer la taxe) et son pourcentage si vos factures comportent une ligne de taxe, et fixez Invoice due (échéance de la facture) en jours (par exemple 14 pour deux semaines).
5. Remplissez la Sender Information (informations d'expéditeur) : votre nom, votre adresse et votre identité fiscale. Le Type d'impôt a trois états : None (aucune ligne de taxe), Numéro de taxe (la ligne de taxe utilise votre numéro fiscal) ou Numéro de TVA (la ligne de taxe utilise un numéro de TVA préfixé du pays, comme DE123456789).
6. Réglez vos Détails du paiement : le mode de paiement par défaut, un lien PayPal.me facultatif et vos conditions de paiement (texte libre, jusqu'à 1000 caractères, pour des coordonnées bancaires ou des instructions).
7. Ajoutez une Note si vous voulez une ligne de pied de page sur chaque facture (jusqu'à 1000 caractères, par exemple un remerciement).
8. Téléversez votre logo ou photo pour le haut de la facture. L'image doit faire 2 Mo maximum et être carrée (150 x 150 px conviennent bien). Si votre image est rectangulaire, recadrez-la en carré au préalable. Ce même logo sert aussi sur votre site web Smoobu : le mettre à jour à un endroit le change aux deux.

Ces réglages s'appliquent à tout votre compte. Il n'existe pas de version par propriété : chaque facture utilise donc la même identité d'expéditeur, le même taux de taxe, la même monnaie et la même langue. Si vous exercez dans plusieurs pays aux exigences fiscales différentes, créez la facture dans Smoobu et ajustez les détails propres au pays dans votre logiciel de comptabilité.

Définir votre propre numérotation de factures

Smoobu numérote les factures automatiquement : il commence à 1 et ajoute 1 à chaque nouvelle facture. Pour votre propre numérotation, écrasez le champ Numéro de facture sur la prochaine facture que vous créez, et Smoobu continue à partir de là. Réglez-le par exemple sur 5847, et la facture suivante devient 5848.

Smoobu lit le premier nombre du champ pour déterminer le suivant : le format compte donc.

• Un nombre simple comme 5847 continue de s'incrémenter.
• Un format nombre-puis-année comme 42.2026 continue de s'incrémenter (le suivant est 43.2026). Utilisez cette forme quand vous devez inclure une année dans le numéro.
• Un format avec l'année en tête comme 2026-42 ne s'incrémente pas, car l'année placée devant est lue comme le numéro de séquence.
• Des lettres ou des espaces dans le nombre de tête (comme INV-2026-001) désactivent la numérotation automatique, et vous saisissez alors chaque numéro à la main.

Pour démarrer votre séquence à un nombre précis sans conserver la facture, créez une facture, réglez le Numéro de facture sur la valeur juste en dessous de votre point de départ (par exemple 599 pour que votre prochaine vraie facture soit 600), cliquez sur Créer, puis supprimez cette facture. Smoobu ne remet pas la séquence en arrière à la suppression : le compteur reste où vous l'avez placé, et votre prochaine facture est 600.

Appliquer un taux de taxe différent sur une seule facture

Le taux de taxe des paramètres de facturation s'applique à chaque facture. Pour un taux différent ponctuel sur une seule facture, ouvrez cette facture dans l'éditeur et réglez-y directement un autre pourcentage de taxe. Il n'existe pas de taux de taxe automatique par propriété : cette modification manuelle est donc la façon de gérer une exception ponctuelle.

Configurer une facture conforme aux règles allemandes

Pour des factures conformes aux règles de facturation allemandes (§14 UStG), réglez le Pays dans la Sender Information sur Allemagne. Cela active la logique de facturation allemande de Smoobu, avec ses champs obligatoires et la présentation correcte de la ligne de taxe.

Si vous êtes une petite entreprise au sens du §19 UStG (Kleinunternehmer) et émettez des factures sans ligne de taxe, il n'y a pas de préréglage dédié : désactivez Apply tax et laissez le numéro de TVA vide, et vos factures sont générées sans TVA. Pour recueillir les données fiscales d'un invité professionnel en vue d'une facture allemande, activez les champs de numéro fiscal et de société sur votre formulaire d'enregistrement en ligne afin que l'invité puisse les saisir.

Cette section couvre une facture allemande normale, papier ou PDF. L'envoi d'une facture électronique légalement transmise (par exemple XRechnung en Allemagne, ou les équivalents en Italie et en Espagne) est une fonction payante distincte. Voir Comment fonctionne la facturation électronique de Smoobu pour l'Allemagne, l'Espagne et l'Italie.

Vérifier que tout a fonctionné

Créez une facture sur n'importe quelle réservation (voir Comment créer une facture pour mon invité et l'envoyer ?) et téléchargez le PDF. Vos coordonnées d'expéditeur, la ligne de taxe, la monnaie, le logo et les conditions de paiement doivent tous apparaître tels que vous les avez réglés, et le numéro de facture doit correspondre à votre numérotation.

Problèmes fréquents

Mon logo n'apparaît pas ou le champ se réinitialise à l'enregistrement

Vérifiez d'abord que l'image respecte les limites : 2 Mo maximum et carrée. Recadrez-la en carré, gardez-la sous la limite de taille et téléversez-la de nouveau.

La date de la facture est au mauvais format

Le nouveau moteur de facturation affiche toujours la date au format mm/jj/aaaa et n'a aucun réglage pour la changer. Si vous avez besoin du format européen jj/mm/aaaa, réglez le Type de facture de nouveau sur Legacy : Legacy reprend le format de date de vos paramètres de compte Smoobu. Legacy est en cours de suppression, considérez donc cela comme une solution temporaire.

Mes numéros de facture ne se remplissent plus automatiquement

La numérotation automatique ne fonctionne que si le numéro commence par un nombre simple. Des lettres ou des espaces dans la partie de tête du numéro (comme INV-2026-001) la désactivent. Pour la réactiver, réglez le prochain numéro de facture sur un nombre simple (par exemple 600), et Smoobu repart de là.

Articles connexes

• Comment créer une facture pour mon invité et l'envoyer ?
• Comment créer une note de crédit pour une facture d'invité ?
• Comment fonctionne la facturation électronique de Smoobu pour l'Allemagne, l'Espagne et l'Italie

Toujours bloqué ?

Si ces étapes n'ont pas réglé le problème, contactez l'équipe Smoobu : ouvrez le menu Aide pour ouvrir un ticket ou réserver un créneau d'appel, ou utilisez la bulle de chat en bas à droite. Pour obtenir la réponse la plus rapide, indiquez :

• Votre Smoobu User ID (dans le menu de l'icône de profil, en haut à droite).
• Le nom ou l'ID du logement, s'il s'agit d'un logement précis.
• Le Booking ID, s'il s'agit d'une réservation précise (Réservations, puis Afficher plus).
• Le nom du portail, s'il s'agit de synchronisation de portail (Booking.com, Airbnb, Vrbo, etc.).
• Un bref pas à pas : ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s'est passé.
• Des captures d'écran ou une courte capture vidéo du problème.
• Votre navigateur et votre système d'exploitation, si quelque chose s'affiche mal à l'écran.